800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có đáp án chi tiết

Câu 1:

Quy trình lưu trữ tài liệu hiệu quả trong văn phòng cần có yếu tố nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Quy trình lưu trữ tài liệu hiệu quả cần một hệ thống phân loại và truy xuất nhanh chóng để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết. Các yếu tố khác như không gian lưu trữ lớn, lưu trữ trên giấy tờ hoặc nhân sự đông đảo không đảm bảo hiệu quả nếu không có hệ thống.

Câu 2:

Phương pháp nào giúp văn phòng giảm thiểu sự lãng phí tài nguyên?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Phương pháp giúp văn phòng giảm thiểu sự lãng phí tài nguyên là sử dụng tài liệu điện tử thay vì in ấn giấy tờ. Việc này giúp tiết kiệm giấy, mực in và năng lượng sử dụng cho máy in, đồng thời giảm thiểu không gian lưu trữ tài liệu giấy. Các phương án còn lại không trực tiếp hoặc thậm chí còn làm tăng sự lãng phí tài nguyên.

Câu 3:

Văn phòng chia sẻ (coworking space) có ưu điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Văn phòng chia sẻ (coworking space) có ưu điểm chính là giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê văn phòng riêng, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi mọi người từ các công ty và lĩnh vực khác nhau có thể hợp tác, giao lưu và chia sẻ ý tưởng. Các lựa chọn B, C và D đều mô tả nhược điểm hoặc hạn chế của văn phòng, không phải ưu điểm.

Câu 4:

Một trong những kỹ năng quan trọng của người quản trị văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người quản trị văn phòng. Nó giúp họ sắp xếp công việc một cách hiệu quả, quản lý thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Các kỹ năng khác như lập trình, bán hàng và sản xuất có thể hữu ích trong một số trường hợp cụ thể, nhưng không phải là kỹ năng cốt lõi và quan trọng hàng đầu đối với người quản trị văn phòng.

Câu 5:

Một văn phòng không giấy có đặc điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc sử dụng công nghệ thông tin để giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy. Thay vào đó, tài liệu được tạo, lưu trữ, chia sẻ và quản lý điện tử. Vì vậy, đặc điểm chính của nó là sử dụng công nghệ để thay thế tài liệu giấy.

Phương án A sai vì văn phòng không giấy làm giảm việc sử dụng giấy, không phải tăng.
Phương án C sai vì việc áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin số còn giúp tăng tính bảo mật.
Phương án D sai vì văn phòng không giấy giúp tăng hiệu quả làm việc thông qua việc tự động hóa quy trình, giảm thời gian tìm kiếm và xử lý tài liệu.