Công cụ nào hỗ trợ giao tiếp nội bộ trong văn phòng hiện đại?

Máy fax

Phần mềm quản lý giao tiếp trực tuyến

Lịch giấy

Sổ ghi chép

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Trong văn phòng hiện đại, phần mềm quản lý giao tiếp trực tuyến là công cụ hỗ trợ giao tiếp nội bộ hiệu quả nhất. Các phần mềm này cung cấp nhiều tính năng như chat, gọi video, chia sẻ tài liệu, và quản lý dự án, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin và phối hợp công việc. Máy fax, lịch giấy và sổ ghi chép có thể vẫn được sử dụng, nhưng chúng không phải là công cụ chính để giao tiếp nội bộ trong một văn phòng hiện đại.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 12

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 8:

Một trong những công cụ chính trong văn phòng không giấy là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng tới việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy bằng cách số hóa tài liệu và quy trình làm việc. Hệ thống quản lý thông tin (Information Management System - IMS) là công cụ cốt lõi để lưu trữ, quản lý, truy xuất và chia sẻ thông tin số, thay thế cho các tài liệu giấy truyền thống. Các lựa chọn khác như máy in, máy fax và sổ ghi chép đều liên quan đến việc sử dụng giấy, do đó không phù hợp với mục tiêu của văn phòng không giấy.

Câu 9:

Văn phòng chia sẻ là lựa chọn phù hợp cho ai?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng chia sẻ thường phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ hoặc startup vì tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng mở rộng dễ dàng mà nó mang lại. Các công ty lớn thường có nhu cầu về không gian và sự riêng tư cao hơn, trong khi các doanh nghiệp nhỏ và startup có thể tận dụng lợi thế của văn phòng chia sẻ để giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu và tập trung vào phát triển kinh doanh.

Câu 10:

Văn phòng không giấy giúp doanh nghiệp đạt được gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc mà việc sử dụng giấy được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn bằng cách chuyển đổi tài liệu sang định dạng kỹ thuật số. Điều này giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, và quản lý tài liệu giấy, đồng thời tăng khả năng tìm kiếm, truy xuất, và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Phương án A sai vì văn phòng không giấy giúp giảm chi phí, không phải tăng chi phí. Phương án C sai vì văn phòng không giấy giúp tăng sự tiện lợi trong việc truy cập và quản lý thông tin. Phương án D sai vì việc số hóa và bảo mật thông tin có thể tăng tính bảo mật nếu được thực hiện đúng cách. Phương án B đúng vì văn phòng không giấy trực tiếp làm giảm lượng tài liệu giấy và tăng khả năng truy xuất thông tin thông qua các hệ thống quản lý tài liệu số.

Câu 11:

Lợi ích của văn phòng ảo là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích, trong đó quan trọng nhất là tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng vật lý truyền thống và cho phép nhân viên làm việc từ xa một cách linh hoạt. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành và mở rộng phạm vi tuyển dụng, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Các phương án còn lại đều không đúng vì văn phòng ảo không làm tăng chi phí, giảm hiệu quả công việc hay tăng số lượng tài liệu giấy.

Câu 12:

Điều gì giúp văn phòng ảo trở nên phổ biến?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo trở nên phổ biến nhờ vào khả năng cho phép nhân viên làm việc từ xa, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng, chi phí đi lại và các chi phí vận hành khác. Các lựa chọn khác như tăng chi phí vận hành, giảm hiệu suất làm việc và tăng số lượng tài liệu giấy đều không phải là lý do khiến văn phòng ảo trở nên phổ biến.

Câu 13:

Điều gì là yếu tố quan trọng trong quản lý văn phòng hiện đại?

Lời giải: