Văn phòng thông minh thường sử dụng gì để tối ưu hóa không gian và quy trình làm việc?

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ từ xa và truy cập thông qua internet. Điều này mang lại khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Các phương án khác đều không đúng vì điện toán đám mây giúp giảm chi phí bảo trì hệ thống, tăng tính bảo mật (nếu được cấu hình đúng cách) và giảm lượng tài liệu giấy nhờ số hóa dữ liệu.

Văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là sự linh hoạt trong việc làm việc từ xa (nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu) và tiết kiệm chi phí (giảm chi phí thuê văn phòng, điện nước, bảo trì,...). Các phương án khác không đúng vì văn phòng ảo không làm tăng tài liệu giấy, không giảm hiệu suất làm việc và không làm tăng chi phí quản lý (thực tế còn giúp giảm).

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS) được thiết kế đặc biệt để quản lý, lưu trữ, và truy xuất tài liệu ở định dạng số, giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu việc sử dụng tài liệu giấy trong văn phòng. Các lựa chọn khác như máy in, tài liệu giấy, và máy fax không liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài liệu trong môi trường không giấy.

Văn phòng chia sẻ thu hút nhiều doanh nghiệp vì chúng giúp giảm chi phí thuê văn phòng so với việc thuê một văn phòng truyền thống riêng biệt. Ngoài ra, văn phòng chia sẻ còn tạo cơ hội cho các doanh nghiệp kết nối, hợp tác với nhau, tạo ra một môi trường làm việc năng động và đa dạng. Các phương án còn lại không đúng vì văn phòng chia sẻ không làm tăng chi phí, giảm hiệu suất làm việc hay tăng số lượng tài liệu giấy.

Trong công tác văn thư, người có thẩm quyền mở văn thư đến thường là thư ký hoặc nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ này. Tuy nhiên, không phải tất cả thư ký và nhân viên văn phòng đều có quyền mở văn thư đến, mà phải được phân công và ủy quyền rõ ràng. Do đó, cả hai phương án A và B đều không hoàn toàn chính xác nếu xét một cách tổng quát. Phương án D phủ định cả A và B, do đó nó chính xác hơn trong việc phản ánh bản chất của vấn đề. Tuy nhiên, xét theo thực tế và mục đích kiểm tra kiến thức, phương án A có vẻ hợp lý hơn, vì thông thường thư ký, nhân viên văn phòng là người có trách nhiệm mở văn thư đến, tất nhiên là khi họ được giao nhiệm vụ này.