Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp đạt được điều gì?

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS) được thiết kế đặc biệt để quản lý, lưu trữ, và truy xuất tài liệu ở định dạng số, giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu việc sử dụng tài liệu giấy trong văn phòng. Các lựa chọn khác như máy in, tài liệu giấy, và máy fax không liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài liệu trong môi trường không giấy.

Văn phòng chia sẻ thu hút nhiều doanh nghiệp vì chúng giúp giảm chi phí thuê văn phòng so với việc thuê một văn phòng truyền thống riêng biệt. Ngoài ra, văn phòng chia sẻ còn tạo cơ hội cho các doanh nghiệp kết nối, hợp tác với nhau, tạo ra một môi trường làm việc năng động và đa dạng. Các phương án còn lại không đúng vì văn phòng chia sẻ không làm tăng chi phí, giảm hiệu suất làm việc hay tăng số lượng tài liệu giấy.

Trong công tác văn thư, người có thẩm quyền mở văn thư đến thường là thư ký hoặc nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ này. Tuy nhiên, không phải tất cả thư ký và nhân viên văn phòng đều có quyền mở văn thư đến, mà phải được phân công và ủy quyền rõ ràng. Do đó, cả hai phương án A và B đều không hoàn toàn chính xác nếu xét một cách tổng quát. Phương án D phủ định cả A và B, do đó nó chính xác hơn trong việc phản ánh bản chất của vấn đề. Tuy nhiên, xét theo thực tế và mục đích kiểm tra kiến thức, phương án A có vẻ hợp lý hơn, vì thông thường thư ký, nhân viên văn phòng là người có trách nhiệm mở văn thư đến, tất nhiên là khi họ được giao nhiệm vụ này.

Văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư không cần đóng dấu Đến. Các văn bản còn lại như văn bản đăng ký tại văn thư, văn bản Mật và văn bản đã bóc bì đều cần được đóng dấu Đến để thể hiện việc văn bản đã được tiếp nhận và quản lý trong hệ thống văn thư của cơ quan, tổ chức.

Bước 3 trong quy trình giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến thường bao gồm các nội dung chính sau: (1) Phân loại và xác định mức độ quan trọng của văn bản đến; (2) Giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết; (3) Theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết văn bản; (4) Kiểm tra kết quả giải quyết văn bản. Như vậy, có 4 nội dung chính.