1. Hoạch định: Xác định mục tiêu và phương pháp để đạt được mục tiêu của văn phòng. 2. Tổ chức: Sắp xếp, bố trí nguồn lực (con người, tài chính, vật chất) để thực hiện các hoạt động văn phòng một cách hiệu quả. 3. Điều hành: Hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động của văn phòng. 4. Kiểm soát: Đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng so với mục tiêu đã đề ra và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
1. Hoạch định: Xác định mục tiêu và phương pháp để đạt được mục tiêu của văn phòng. 2. Tổ chức: Sắp xếp, bố trí nguồn lực (con người, tài chính, vật chất) để thực hiện các hoạt động văn phòng một cách hiệu quả. 3. Điều hành: Hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động của văn phòng. 4. Kiểm soát: Đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng so với mục tiêu đã đề ra và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Quản trị văn phòng có nhiều chức năng quan trọng, bao gồm: Tham mưu, tổng hợp (cung cấp thông tin và tư vấn cho lãnh đạo), tổ chức thực hiện công việc văn phòng (sắp xếp, điều phối các hoạt động hành chính), đại diện (thay mặt tổ chức trong một số trường hợp), và hậu cần (đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của tổ chức).
Bố trí văn phòng theo không gian mở có ưu điểm chính là tiết kiệm chi phí (do giảm diện tích tường ngăn, v.v.) và tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận khác nhau. Các phương án còn lại không phải là ưu điểm của bố trí văn phòng không gian mở: bảo mật công việc và tính riêng tư bị giảm sút, và không phù hợp với công việc đòi hỏi sự tập trung cao.
Trong thời tiết nóng, nên tránh sử dụng các màu nóng như màu đỏ để trang trí văn phòng vì chúng có thể làm tăng cảm giác nóng bức và khó chịu. Màu đỏ có xu hướng hấp thụ nhiệt và tạo cảm giác nhiệt độ cao hơn so với thực tế. Các màu lạnh như xanh lam, xanh lá cây hoặc các màu trung tính thường được ưu tiên hơn trong điều kiện thời tiết nóng.
Để lãnh đạo tốt nhân viên, nhà quản trị văn phòng cần một loạt các phẩm chất. Các lựa chọn khác chỉ đề cập đến một vài phẩm chất quan trọng, trong khi lựa chọn thứ 4 bao gồm một phạm vi rộng hơn các phẩm chất cần thiết cho một nhà lãnh đạo hiệu quả. Các phẩm chất như thông minh, năng động, nhạy cảm, chính trực, nghị lực, kiến thức chuyên môn và động lực lãnh đạo đều rất quan trọng để quản lý và truyền cảm hứng cho nhân viên.