Có bao nhiêu yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chính văn phòng?

Căn cứ vào cấp quản lý thường bao gồm thông tin từ trên xuống dưới (chỉ thị, mệnh lệnh từ cấp cao hơn), thông tin từ dưới lên trên (báo cáo, phản hồi từ cấp dưới), và thông tin ngang (trao đổi giữa các đơn vị cùng cấp). Thông tin môi trường vĩ mô (ví dụ: tình hình kinh tế, chính trị, xã hội) không trực tiếp liên quan đến cấp quản lý bên trong tổ chức mà là yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động của tổ chức nói chung.

Căn cứ theo thời gian, thông tin được chia thành hai loại chính: thông tin định kỳ (ví dụ: báo cáo hàng tháng, hàng năm) và thông tin đột xuất (ví dụ: tin tức về một sự kiện bất ngờ).

Câu hỏi yêu cầu xác định đâu *không phải* là căn cứ để phân loại thông tin. Các căn cứ thông thường để phân loại thông tin bao gồm: tính chất pháp lý (ví dụ: thông tin mật, thông tin công khai), hình thức truyền đạt (ví dụ: văn bản, hình ảnh, âm thanh), và thời gian (ví dụ: thông tin định kỳ, thông tin đột xuất). "Theo không gian" không phải là một căn cứ phổ biến hoặc được sử dụng rộng rãi để phân loại thông tin.

Câu hỏi yêu cầu tìm ra vai trò *không* phải của công nghệ thông tin (CNTT) trong hành chính văn phòng.

- Phương án 1: CNTT rõ ràng tạo ra cuộc cách mạng trong hoạt động văn phòng, từ việc sử dụng máy tính, internet, phần mềm văn phòng,... đến các hệ thống quản lý. Do đó, đây là vai trò của CNTT.
- Phương án 2: Kiểm soát việc mua sắm trang thiết bị thông tin không phải là vai trò trực tiếp của CNTT. Quản lý mua sắm là một hoạt động quản lý hành chính, có thể *sử dụng* CNTT để hỗ trợ (ví dụ: sử dụng phần mềm quản lý tài sản), nhưng bản thân việc kiểm soát mua sắm không phải là vai trò cốt lõi của CNTT trong hành chính văn phòng.
- Phương án 3: CNTT giúp tăng hiệu năng soạn thảo văn bản, giảm thời gian sửa chữa nhờ các phần mềm soạn thảo văn bản, kiểm tra chính tả, ngữ pháp. Đây là một vai trò quan trọng của CNTT.
- Phương án 4: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là một phần quan trọng của CNTT, cho phép lưu trữ, quản lý và truy xuất dữ liệu hiệu quả, hỗ trợ tin học hóa và tự động hóa các công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Đây là một vai trò của CNTT.

Vậy, phương án 2 là đáp án đúng vì nó không phải là vai trò trực tiếp của CNTT trong hành chính văn phòng.