Các hành vi phi ngôn ngữ có thể được diễn giải khác nhau trong các nền văn hóa khác nhau. Một người làm kinh doanh với khách hàng đến từ một nền văn hóa khác có thể sử dụng thông điệp phi ngôn ngữ nào sau đây một cách an toàn?

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các yếu tố có thể gây ra tình trạng nghe kém.

- Phương án 1: "Bộ não của người nghe có thể xử lý thông tin nhanh hơn ít nhất ba lần so với người nói." là một yếu tố có thể dẫn đến nghe kém vì người nghe có thể bị quá tải thông tin hoặc trở nên mất tập trung khi tốc độ xử lý của não bộ vượt xa tốc độ nói của người nói, dẫn đến việc bỏ lỡ hoặc hiểu sai thông tin.
- Phương án 2: "Người nghe điều chỉnh các ý tưởng ngược lại với họ." thể hiện sự thiên vị hoặc định kiến của người nghe, khiến họ có xu hướng diễn giải thông tin theo hướng củng cố quan điểm sẵn có, bỏ qua hoặc bác bỏ những thông tin trái ngược. Điều này cản trở khả năng lắng nghe khách quan và toàn diện.
- Phương án 3: "Hầu hết mọi người thích nói chuyện hơn là lắng nghe." phản ánh xu hướng giao tiếp phổ biến, trong đó nhiều người tập trung vào việc thể hiện quan điểm của bản thân mà ít chú trọng đến việc lắng nghe và thấu hiểu người khác. Sự thiếu chủ động lắng nghe là một nguyên nhân trực tiếp gây ra nghe kém.
- Phương án 4: "Tất cả các câu trả lời trên là chính xác." là phương án đúng bởi vì cả ba phương án trên (1, 2, và 3) đều là những yếu tố cá nhân và tâm lý góp phần gây ra tình trạng nghe kém.

Câu hỏi kiểm tra hiểu biết về tầm quan trọng của việc xác định đối tượng mục tiêu khi soạn thảo tài liệu kinh doanh. Việc hướng đến đối tượng cụ thể giúp người viết hiểu rõ nhu cầu, kiến thức, và cách tiếp nhận thông tin của người đọc. Điều này cho phép họ điều chỉnh nội dung, ngôn ngữ, và phong cách trình bày sao cho phù hợp nhất, từ đó đảm bảo thông điệp được truyền đạt hiệu quả. Phương án 4 đề cập đến việc 'tập trung nhìn vào vấn đề từ quan điểm của người nhận thông điệp', đây là hệ quả trực tiếp và quan trọng nhất của việc xác định đối tượng cụ thể. Khi bạn biết rõ mình đang nói chuyện với ai, bạn sẽ dễ dàng đặt mình vào vị trí của họ để hiểu những gì họ quan tâm và cách họ sẽ phản ứng với thông tin bạn cung cấp. Các phương án còn lại tuy có liên quan nhưng không phải là lợi ích trực tiếp và bao trùm nhất: Phương án 1 ('viết nhằm giải quyết vấn đề hoặc truyền đạt thông tin') là mục đích chung của tài liệu, không riêng gì việc xác định đối tượng. Phương án 2 ('có một mục đích xác định để truyền tải thông điệp') cũng là mục đích cơ bản, không phải là lợi ích của việc xác định đối tượng. Phương án 3 ('trình bày ý tưởng rõ ràng nhưng ngắn gọn') là một kỹ năng viết tốt, có thể đạt được nhờ xác định đối tượng, nhưng không phải là lợi ích cốt lõi và duy nhất.

Câu hỏi kiểm tra kiến thức về giai đoạn đầu tiên của quá trình viết, cụ thể là việc lập hồ sơ khán giả. Lập hồ sơ khán giả là quá trình xác định và hiểu rõ những người mà bạn đang viết cho họ. Việc này giúp người viết điều chỉnh nội dung, giọng điệu và phong cách cho phù hợp. Phương án A, "xác định đặc điểm của một đối tượng tiềm năng", mô tả chính xác nhất mục đích của việc lập hồ sơ khán giả. Người viết cần hiểu đối tượng của mình là ai, họ có kiến thức gì về chủ đề, họ quan tâm đến điều gì, họ có những nhu cầu hay mong đợi gì. Từ đó, người viết mới có thể tạo ra nội dung hấp dẫn và hiệu quả. Phương án B sai vì sử dụng công cụ viết cho đối tượng đã chọn là bước sau khi đã hiểu rõ đối tượng, không phải là bản chất của việc lập hồ sơ. Phương án C sai vì sử dụng tiếng lóng và biệt ngữ chỉ là một khía cạnh nhỏ, có thể có hoặc không phù hợp tùy thuộc vào đối tượng cụ thể, không phải là mục đích chính của việc lập hồ sơ. Phương án D sai vì hồ sơ tội phạm không liên quan đến việc xác định đặc điểm khán giả trong bối cảnh viết bài thông thường.

Câu hỏi kiểm tra phương pháp thu thập thông tin không chính thức cho các công việc soạn thảo thông thường như thư tín điện tử hoặc ghi nhớ. Trong các phương án được đưa ra:
1. Tiến hành tìm kiếm trên Internet: Đây là một phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin, nhưng không phải lúc nào cũng là cách thu thập thông tin 'không chính thức' phù hợp nhất cho các công việc soạn thảo cá nhân. Internet có thể cung cấp thông tin chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào nguồn.
2. Tiến hành một thí nghiệm khoa học: Thí nghiệm khoa học là phương pháp thu thập thông tin dựa trên thực nghiệm, thường mang tính chính thức và đòi hỏi quy trình chặt chẽ, không phù hợp với việc thu thập thông tin không chính thức cho soạn thảo.
3. Tìm kiếm trong hồ sơ: Việc tìm kiếm trong hồ sơ (ví dụ: các tài liệu, email, ghi chú đã lưu trước đó) là cách trực tiếp và hiệu quả nhất để lấy lại thông tin không chính thức, các chi tiết đã biết hoặc đã được ghi lại trước đó mà không cần tra cứu từ nguồn mới.
4. Tìm kiếm sách, báo, hoặc tạp chí: Đây là phương pháp thu thập thông tin chính thức hoặc thông tin đã được xuất bản, thường mang tính chuyên sâu và không phù hợp với việc thu thập thông tin nhanh chóng, không chính thức cho các công việc soạn thảo cá nhân.

Do đó, tìm kiếm trong hồ sơ là phương án hợp lý nhất để thu thập thông tin không chính thức cho các công việc soạn thảo thông thường.

Câu hỏi kiểm tra kiến thức về cách sử dụng hiệu quả kênh thư thoại. Kênh thư thoại là một phương tiện ghi âm tin nhắn, cho phép người gửi để lại thông tin và người nhận nghe lại khi có thời gian thuận tiện. Do đó, nó phù hợp nhất cho việc để lại thông tin quan trọng hoặc thường nhật mà không yêu cầu phản hồi tức thời.
- Phương án 1 sai vì thư thoại không có tính tương tác trực tiếp.
- Phương án 2 sai vì thư thoại không đảm bảo sự phản hồi nhanh chóng.
- Phương án 3 đúng vì nó mô tả chính xác mục đích và ưu điểm của việc sử dụng thư thoại: để lại thông tin để người nhận xử lý khi thuận tiện.
- Phương án 4 sai vì phương án 3 là lựa chọn đúng.