Trong giai đoạn đầu tiên của quá trình viết, bạn nên lập hồ sơ cho khán giả. Điều này liên quan đến:

Câu hỏi kiểm tra phương pháp thu thập thông tin không chính thức cho các công việc soạn thảo thông thường như thư tín điện tử hoặc ghi nhớ. Trong các phương án được đưa ra:
1. Tiến hành tìm kiếm trên Internet: Đây là một phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin, nhưng không phải lúc nào cũng là cách thu thập thông tin 'không chính thức' phù hợp nhất cho các công việc soạn thảo cá nhân. Internet có thể cung cấp thông tin chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào nguồn.
2. Tiến hành một thí nghiệm khoa học: Thí nghiệm khoa học là phương pháp thu thập thông tin dựa trên thực nghiệm, thường mang tính chính thức và đòi hỏi quy trình chặt chẽ, không phù hợp với việc thu thập thông tin không chính thức cho soạn thảo.
3. Tìm kiếm trong hồ sơ: Việc tìm kiếm trong hồ sơ (ví dụ: các tài liệu, email, ghi chú đã lưu trước đó) là cách trực tiếp và hiệu quả nhất để lấy lại thông tin không chính thức, các chi tiết đã biết hoặc đã được ghi lại trước đó mà không cần tra cứu từ nguồn mới.
4. Tìm kiếm sách, báo, hoặc tạp chí: Đây là phương pháp thu thập thông tin chính thức hoặc thông tin đã được xuất bản, thường mang tính chuyên sâu và không phù hợp với việc thu thập thông tin nhanh chóng, không chính thức cho các công việc soạn thảo cá nhân.

Do đó, tìm kiếm trong hồ sơ là phương án hợp lý nhất để thu thập thông tin không chính thức cho các công việc soạn thảo thông thường.

Câu hỏi kiểm tra kiến thức về cách sử dụng hiệu quả kênh thư thoại. Kênh thư thoại là một phương tiện ghi âm tin nhắn, cho phép người gửi để lại thông tin và người nhận nghe lại khi có thời gian thuận tiện. Do đó, nó phù hợp nhất cho việc để lại thông tin quan trọng hoặc thường nhật mà không yêu cầu phản hồi tức thời.
- Phương án 1 sai vì thư thoại không có tính tương tác trực tiếp.
- Phương án 2 sai vì thư thoại không đảm bảo sự phản hồi nhanh chóng.
- Phương án 3 đúng vì nó mô tả chính xác mục đích và ưu điểm của việc sử dụng thư thoại: để lại thông tin để người nhận xử lý khi thuận tiện.
- Phương án 4 sai vì phương án 3 là lựa chọn đúng.

Câu hỏi yêu cầu xác định lý do nên tránh sử dụng những lời sáo rỗng trong tài liệu kinh doanh. Phương án 1 cho rằng lời sáo rỗng là nhàm chán và mơ hồ, điều này đúng vì chúng thường thiếu tính độc đáo và không truyền đạt thông điệp rõ ràng. Phương án 2 chỉ ra rằng lời sáo rỗng đã trở nên nhàm chán do bị lạm dụng, đây cũng là một lý do chính đáng. Phương án 3 đề cập đến khả năng gây rắc rối cho người mới làm quen với văn hóa kinh doanh, vì họ có thể không hiểu hết ý nghĩa hoặc ngữ cảnh của những từ ngữ này. Do đó, cả ba lý do trên đều hợp lý để tránh sử dụng từ sáo rỗng. Phương án 4 tổng hợp tất cả các lý do trên, là phương án đầy đủ và chính xác nhất.

Câu hỏi kiểm tra cách sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp nhưng vẫn gần gũi trong giao tiếp kinh doanh. Phương án 3 là đúng nhất vì việc sử dụng từ ngữ quen thuộc (thay vì biệt ngữ hay tiếng lóng), kết hợp các cách ngắt câu tự nhiên (cơn co thắt thỉnh thoảng) và đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất, ngôi thứ hai (tôi, bạn) giúp tạo cảm giác cá nhân, thân thiện, gần gũi hơn với người đọc/nghe mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp. Phương án 1 không phù hợp vì "kỹ thuật đậm phong cách" và "kỹ thuật" thường mang tính hàn lâm, xa cách. Phương án 2 sai vì "tiếng lóng" và các từ ngữ không chính thống như "Hàn x攃ऀng" (có vẻ là một lỗi gõ hoặc từ ngữ không chuẩn) sẽ làm giảm tính chuyên nghiệp. Phương án 4 sai vì "biệt ngữ quen thuộc" chỉ có ý nghĩa với một nhóm người nhất định và không giúp tạo sự gần gũi chung, thậm chí có thể gây khó hiểu cho người ngoài nhóm.

Câu hỏi kiểm tra khả năng nhận biết loại thông tin phù hợp để truyền đạt qua email trong môi trường công sở. Các phương án đưa ra bao gồm: thông báo chấm dứt hợp đồng, thông báo về cuộc họp nhân viên, và đánh giá nhân viên.

* Phương án 1 (Thông báo chấm dứt hợp đồng): Đây là một vấn đề nhạy cảm và thường yêu cầu sự trao đổi trực tiếp hoặc qua các kênh bảo mật hơn để đảm bảo tính riêng tư và chuyên nghiệp. Gửi qua email có thể không phù hợp.
* Phương án 2 (Thông báo về địa điểm và thời gian cuộc họp): Đây là thông tin mang tính thông báo chung, không nhạy cảm, và cần được phổ biến rộng rãi đến nhiều người. Email là kênh truyền thông hiệu quả cho loại thông tin này.
* Phương án 3 (Đánh giá hàng năm của nhân viên): Tương tự như thông báo chấm dứt hợp đồng, đây là thông tin cá nhân và nhạy cảm, cần được trao đổi trực tiếp hoặc qua các phương thức bảo mật khác.
* Phương án 4 (Tất cả những tin nhắn này): Vì phương án 1 và 3 không phù hợp để gửi qua email, phương án này không đúng.

Do đó, chỉ có thông báo về cuộc họp nhân viên (phương án 2) là hoàn toàn thích hợp để gửi qua email. Tuy nhiên, câu hỏi này có thể được hiểu theo nghĩa rộng hơn là "loại thông tin nào có thể được gửi qua email". Trong bối cảnh công sở, các thông báo, cập nhật, lịch trình, tài liệu làm việc thường xuyên được gửi qua email. Thông báo về cuộc họp hàng tuần là một ví dụ điển hình.

Nếu xem xét khả năng áp dụng rộng rãi và ít rủi ro nhất, thông báo về cuộc họp là phù hợp nhất. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, email cũng có thể được sử dụng cho các thông báo chấm dứt hợp đồng hoặc đánh giá nhân viên, tùy thuộc vào quy trình nội bộ và mức độ nhạy cảm của tổ chức. Nhưng so với thông báo cuộc họp, đây là những trường hợp ít phổ biến hơn và tiềm ẩn rủi ro hơn.

Xem xét các lựa chọn, phương án 2 là phù hợp nhất cho việc gửi qua email trong hầu hết các tình huống công sở. Tuy nhiên, nếu câu hỏi ngụ ý rằng có thể gửi *bất kỳ* thông báo nào trong số các tùy chọn (với các biện pháp bảo mật phù hợp), thì có thể tranh luận. Nhưng theo cách diễn đạt thông thường, chỉ phương án 2 là phù hợp nhất.