Bạn có thể dùng giọng điệu chuyên nghiệp nhưng vẫn gần gũi trong các thông điệp kinh doanh bằng cách:

Câu hỏi kiểm tra khả năng nhận biết loại thông tin phù hợp để truyền đạt qua email trong môi trường công sở. Các phương án đưa ra bao gồm: thông báo chấm dứt hợp đồng, thông báo về cuộc họp nhân viên, và đánh giá nhân viên.

* Phương án 1 (Thông báo chấm dứt hợp đồng): Đây là một vấn đề nhạy cảm và thường yêu cầu sự trao đổi trực tiếp hoặc qua các kênh bảo mật hơn để đảm bảo tính riêng tư và chuyên nghiệp. Gửi qua email có thể không phù hợp.
* Phương án 2 (Thông báo về địa điểm và thời gian cuộc họp): Đây là thông tin mang tính thông báo chung, không nhạy cảm, và cần được phổ biến rộng rãi đến nhiều người. Email là kênh truyền thông hiệu quả cho loại thông tin này.
* Phương án 3 (Đánh giá hàng năm của nhân viên): Tương tự như thông báo chấm dứt hợp đồng, đây là thông tin cá nhân và nhạy cảm, cần được trao đổi trực tiếp hoặc qua các phương thức bảo mật khác.
* Phương án 4 (Tất cả những tin nhắn này): Vì phương án 1 và 3 không phù hợp để gửi qua email, phương án này không đúng.

Do đó, chỉ có thông báo về cuộc họp nhân viên (phương án 2) là hoàn toàn thích hợp để gửi qua email. Tuy nhiên, câu hỏi này có thể được hiểu theo nghĩa rộng hơn là "loại thông tin nào có thể được gửi qua email". Trong bối cảnh công sở, các thông báo, cập nhật, lịch trình, tài liệu làm việc thường xuyên được gửi qua email. Thông báo về cuộc họp hàng tuần là một ví dụ điển hình.

Nếu xem xét khả năng áp dụng rộng rãi và ít rủi ro nhất, thông báo về cuộc họp là phù hợp nhất. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, email cũng có thể được sử dụng cho các thông báo chấm dứt hợp đồng hoặc đánh giá nhân viên, tùy thuộc vào quy trình nội bộ và mức độ nhạy cảm của tổ chức. Nhưng so với thông báo cuộc họp, đây là những trường hợp ít phổ biến hơn và tiềm ẩn rủi ro hơn.

Xem xét các lựa chọn, phương án 2 là phù hợp nhất cho việc gửi qua email trong hầu hết các tình huống công sở. Tuy nhiên, nếu câu hỏi ngụ ý rằng có thể gửi *bất kỳ* thông báo nào trong số các tùy chọn (với các biện pháp bảo mật phù hợp), thì có thể tranh luận. Nhưng theo cách diễn đạt thông thường, chỉ phương án 2 là phù hợp nhất.

Câu hỏi kiểm tra kiến thức về việc lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp, cụ thể là ưu điểm và trường hợp sử dụng hiệu quả của kênh e-mail. Phân tích các phương án:

* Phương án 1: "Khi người viết cần một sự tương tác phong phú." E-mail không phải là kênh tối ưu cho sự tương tác phong phú, tức thời và nhiều chiều như gặp mặt trực tiếp, gọi điện thoại hoặc video conference. E-mail thường mang tính một chiều hoặc phản hồi có độ trễ.
* Phương án 2: "Khi người viết cần một sự phản hồi nhưng không phải ngay lập tức." Đây là đặc điểm nổi bật của e-mail. Người nhận có thể đọc và phản hồi khi tiện, không yêu cầu sự có mặt đồng thời của cả người gửi và người nhận. Điều này rất phù hợp với những thông tin cần trao đổi nhưng không quá khẩn cấp.
* Phương án 3: "Khi thông tin số cần phải được cung cấp sẵn sàng cho người khác truy cập." E-mail có thể đính kèm tệp tin hoặc chứa thông tin, nhưng nó không phải là công cụ lý tưởng để "cung cấp sẵn sàng cho người khác truy cập" một cách tập trung, dễ tìm kiếm và quản lý lâu dài như hệ thống quản lý tài liệu (ví dụ: Google Drive, SharePoint, hệ thống quản lý nội dung).
* Phương án 4: "Khi quyết định nhóm và sự đồng thuận là quan trọng." Đối với quyết định nhóm và sự đồng thuận, các kênh giao tiếp trực tiếp hoặc có tính tương tác cao hơn (họp nhóm, thảo luận trực tuyến có sự tham gia đồng thời) sẽ hiệu quả hơn. E-mail có thể được sử dụng để thông báo hoặc thu thập ý kiến ban đầu, nhưng khó đạt được sự đồng thuận nhanh chóng và hiệu quả.

Do đó, phương án 2 là đáp án chính xác nhất, mô tả đúng trường hợp sử dụng hiệu quả của kênh e-mail.

Khi sử dụng cách viết gián tiếp cho thông điệp tiêu cực, nội dung chính của thư thường được chia thành 4 phần. Thứ nhất là phần mở đầu, nhằm tạo bầu không khí ôn hòa và chuẩn bị tâm lý cho người nhận. Thứ hai là phần trình bày lý do, giải thích cặn kẽ nguyên nhân dẫn đến thông điệp tiêu cực. Thứ ba là phần thông điệp tiêu cực, trình bày rõ ràng nhưng vẫn giữ thái độ tôn trọng và cảm thông. Cuối cùng là phần kết luận, đưa ra đề xuất hoặc hướng giải quyết tiếp theo, đồng thời thể hiện sự mong muốn duy trì mối quan hệ tích cực. Do đó, đáp án 4 phần là chính xác.

Câu hỏi này kiểm tra sự hiểu biết về tầm quan trọng và lợi ích của việc xử lý thư khách hàng một cách ưu tiên. Các lựa chọn A, B, và C đều nêu lên những lợi ích quan trọng mà thư khách hàng mang lại: khuyến khích phản hồi sản phẩm giúp cải thiện chất lượng, xây dựng hình ảnh tích cực của công ty thông qua việc lắng nghe và phản hồi khách hàng, và thúc đẩy kinh doanh trong tương lai bằng cách duy trì mối quan hệ tốt và hiểu nhu cầu khách hàng. Do cả ba lựa chọn đều đúng và đóng góp vào việc ưu tiên xử lý thư khách hàng, lựa chọn D "Tất cả các lựa chọn trả lời là chính xác." là đáp án đúng nhất, bao hàm đầy đủ các khía cạnh quan trọng này.

Câu hỏi này kiểm tra hiểu biết về lợi ích của việc sử dụng cách viết trực tiếp cho các thông điệp tích cực và trung lập. Cách viết trực tiếp, đi thẳng vào vấn đề, thường được sử dụng khi nội dung mang tính xây dựng, không gây hiểu lầm hoặc phản đối. Khi áp dụng phương pháp này, người nhận có xu hướng dễ tiếp nhận thông tin hơn. Cụ thể:

* Làm tăng khả năng người nhận sẽ đọc toàn bộ thông điệp: Khi thông điệp đi thẳng vào vấn đề và mang tính tích cực hoặc trung lập, người đọc sẽ ít có xu hướng bỏ qua hoặc đọc lướt. Họ cảm thấy thông điệp rõ ràng và có mục đích cụ thể.
* Tạo được ở người nhận một tư tưởng đồng ý, giúp việc đưa ra những thông tin liên quan sau đó dễ dàng hơn: Bắt đầu bằng thông tin tích cực hoặc trung lập giúp thiết lập một tâm thế tích cực cho người nhận. Điều này làm giảm sự phản kháng và tạo điều kiện thuận lợi để truyền đạt các thông tin tiếp theo, ngay cả khi chúng có thể ít tích cực hơn.
* Cơ hội cho lời giải thích được chấp nhận sẽ cao hơn: Cách tiếp cận trực tiếp và rõ ràng thường được hiểu đúng ngay từ đầu, giảm thiểu nhu cầu giải thích thêm hoặc làm rõ. Khi thông điệp ban đầu đã rõ ràng và mang tính xây dựng, khả năng người nhận chấp nhận lời giải thích (nếu cần) cũng sẽ cao hơn.

Do cả ba lựa chọn trên đều là những ưu điểm chính của việc sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập, nên đáp án đúng nhất là lựa chọn bao gồm tất cả các phương án này.