Xây dựng và xác định phạm vi DA trong giai đoạn nào của tiến trình DA:

Câu hỏi tập trung vào tình huống dự án bị trễ tiến độ so với kế hoạch ban đầu, mặc dù vẫn nằm trong ngân sách. Giám đốc dự án cần phải xử lý tình huống này một cách chuyên nghiệp để giảm thiểu tác động tiêu cực đến khách hàng và dự án.

1. Phương án 1: Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa. - Phương án này có thể chấp nhận được trong một số trường hợp, nhưng cần phải được thảo luận và thống nhất với khách hàng. Việc thay đổi phạm vi có thể ảnh hưởng đến chất lượng hoặc chức năng của sản phẩm, do đó cần cân nhắc kỹ lưỡng.
2. Phương án 2: Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu. - Đây là một phản ứng hợp lý và chuyên nghiệp. Việc thông báo sớm cho khách hàng về sự chậm trễ và cung cấp tài liệu hỗ trợ giúp xây dựng lòng tin và cho phép khách hàng chuẩn bị cho sự chậm trễ. Đồng thời, nó mở ra cơ hội để thảo luận và tìm kiếm giải pháp cùng nhau.
3. Phương án 3: Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án. - Đây là một bước quan trọng cần thực hiện. Quy trình thay đổi sẽ giúp đánh giá tác động của sự chậm trễ và xác định các hành động cần thiết để giảm thiểu tác động.
4. Phương án 4: Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả. - Phương án này là sai. Việc dự án nằm trong giới hạn kinh phí không có nghĩa là có thể bỏ qua việc trễ tiến độ. Việc trễ tiến độ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty và sự hài lòng của khách hàng.

Do đó, phương án 2 là thích hợp nhất vì nó đề xuất việc giao tiếp minh bạch với khách hàng và tìm kiếm sự hỗ trợ của họ, đồng thời phương án 3 cũng quan trọng để tuân thủ quy trình quản lý thay đổi chính thức.

Tuy nhiên, trong các lựa chọn này, việc chủ động thông báo cho khách hàng (phương án 2) là ưu tiên hàng đầu. Sau đó, cần tuân theo quy trình thay đổi (phương án 3).

Nhà tài trợ dự án thường phê duyệt những yếu tố quan trọng liên quan đến dự án như kinh phí và các phần có thể chuyển giao. Kinh phí (A) là yếu tố cần thiết để dự án hoạt động, và các phần có thể chuyển giao (B) đại diện cho các kết quả hoặc sản phẩm cụ thể mà dự án sẽ tạo ra. Vì vậy, cả A và B đều cần sự phê chuẩn của nhà tài trợ dự án.