Giám đốc dự án công nghệ thông tin thông báo biến động lịch trình vào một trong số các kết quả chuyển giao của dự án. BCWP (Chi phí dự toán của việc đã thực hiện) là 7.000$, ACWP (Chi phí thực của việc đã thực hiện) là 9.000$ và BCWS (Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch) là 11.000$ cho một tuần. Dựa vào toàn bộ số lượng này thì dự án:

Nhà tài trợ dự án thường phê duyệt những yếu tố quan trọng liên quan đến dự án như kinh phí và các phần có thể chuyển giao. Kinh phí (A) là yếu tố cần thiết để dự án hoạt động, và các phần có thể chuyển giao (B) đại diện cho các kết quả hoặc sản phẩm cụ thể mà dự án sẽ tạo ra. Vì vậy, cả A và B đều cần sự phê chuẩn của nhà tài trợ dự án.

Trong tình huống dự án vượt quá kinh phí do chi phí mua sắm vật tư cao hơn dự kiến và có nguy cơ vượt quá tổng ngân sách, Giám đốc dự án cần hành động để kiểm soát tình hình. Dưới đây là phân tích chi tiết:

Phương án 1: Không thay đổi kinh phí.

• Sai. Việc không thay đổi kinh phí khi đã có dấu hiệu vượt quá ngân sách là không phù hợp. Nó dẫn đến việc dự án có thể thiếu hụt nguồn lực và không hoàn thành được.

Phương án 2: Tiếp cận các đối tượng liên quan dự án để tăng kinh phí.

• Đây có thể là một giải pháp, nhưng cần cân nhắc kỹ lưỡng. Việc xin tăng kinh phí có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của các bên liên quan và có thể không khả thi.

Phương án 3: Giảm các chi phí phạm vi để không vượt quá kinh phí.

• Đúng. Đây là một giải pháp hợp lý và phổ biến. Giám đốc dự án cần xem xét lại phạm vi dự án và loại bỏ hoặc giảm bớt các yếu tố không quan trọng hoặc có chi phí cao để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách.

Phương án 4: Điều chỉnh các mục kinh phí để thu hút các chi phí vượt quá.

• Sai. Việc "thu hút" các chi phí vượt quá bằng cách điều chỉnh các mục kinh phí khác không phải là một giải pháp bền vững và có thể gây ra các vấn đề về phân bổ ngân sách trong tương lai.

Tóm lại, phương án tốt nhất trong tình huống này là giảm phạm vi dự án để đảm bảo không vượt quá kinh phí đã được phê duyệt.