Dự án được thực hiện tốt theo kinh phí; tuy nhiên để đáp ứng các phần chuyển giao của khách hàng thì ngày tháng chuyển giao tới khách hàng sẽ bị muộn hơn 2 tuần. Không có nguồn lực phụ phân công cho dự án. Giám đốc dự án nên làm gì?
Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa.
Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu.
Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án.
Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả.
Đáp án đúng: B
Câu hỏi tập trung vào tình huống dự án bị trễ tiến độ so với kế hoạch ban đầu, mặc dù vẫn nằm trong ngân sách. Giám đốc dự án cần phải xử lý tình huống này một cách chuyên nghiệp để giảm thiểu tác động tiêu cực đến khách hàng và dự án.
- Phương án 1: Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa. - Phương án này có thể chấp nhận được trong một số trường hợp, nhưng cần phải được thảo luận và thống nhất với khách hàng. Việc thay đổi phạm vi có thể ảnh hưởng đến chất lượng hoặc chức năng của sản phẩm, do đó cần cân nhắc kỹ lưỡng.
- Phương án 2: Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu. - Đây là một phản ứng hợp lý và chuyên nghiệp. Việc thông báo sớm cho khách hàng về sự chậm trễ và cung cấp tài liệu hỗ trợ giúp xây dựng lòng tin và cho phép khách hàng chuẩn bị cho sự chậm trễ. Đồng thời, nó mở ra cơ hội để thảo luận và tìm kiếm giải pháp cùng nhau.
- Phương án 3: Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án. - Đây là một bước quan trọng cần thực hiện. Quy trình thay đổi sẽ giúp đánh giá tác động của sự chậm trễ và xác định các hành động cần thiết để giảm thiểu tác động.
- Phương án 4: Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả. - Phương án này là sai. Việc dự án nằm trong giới hạn kinh phí không có nghĩa là có thể bỏ qua việc trễ tiến độ. Việc trễ tiến độ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty và sự hài lòng của khách hàng.
Do đó, phương án 2 là thích hợp nhất vì nó đề xuất việc giao tiếp minh bạch với khách hàng và tìm kiếm sự hỗ trợ của họ, đồng thời phương án 3 cũng quan trọng để tuân thủ quy trình quản lý thay đổi chính thức.
Tuy nhiên, trong các lựa chọn này, việc chủ động thông báo cho khách hàng (phương án 2) là ưu tiên hàng đầu. Sau đó, cần tuân theo quy trình thay đổi (phương án 3).
Tổng hợp 900 câu trắc nghiệm Quản trị dự án có đáp án hay nhất dành cho các bạn sinh viên ôn thi đạt kết quả cao nhất. Mời các các bạn tham khảo!
