Bạn là giám đốc một dự án đang trong giai đoạn lập kế hoạch. Bạn nhận được một báo cáo viết không rõ ràng về mục đích và các mục tiêu của dự án. Hai kỹ thuật nào bạn có thể sử dụng để hiểu được mục đích và các mục tiêu của dự án?

Câu hỏi tập trung vào tình huống dự án bị trễ tiến độ so với kế hoạch ban đầu, mặc dù vẫn nằm trong ngân sách. Giám đốc dự án cần phải xử lý tình huống này một cách chuyên nghiệp để giảm thiểu tác động tiêu cực đến khách hàng và dự án.

1. Phương án 1: Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa. - Phương án này có thể chấp nhận được trong một số trường hợp, nhưng cần phải được thảo luận và thống nhất với khách hàng. Việc thay đổi phạm vi có thể ảnh hưởng đến chất lượng hoặc chức năng của sản phẩm, do đó cần cân nhắc kỹ lưỡng.
2. Phương án 2: Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu. - Đây là một phản ứng hợp lý và chuyên nghiệp. Việc thông báo sớm cho khách hàng về sự chậm trễ và cung cấp tài liệu hỗ trợ giúp xây dựng lòng tin và cho phép khách hàng chuẩn bị cho sự chậm trễ. Đồng thời, nó mở ra cơ hội để thảo luận và tìm kiếm giải pháp cùng nhau.
3. Phương án 3: Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án. - Đây là một bước quan trọng cần thực hiện. Quy trình thay đổi sẽ giúp đánh giá tác động của sự chậm trễ và xác định các hành động cần thiết để giảm thiểu tác động.
4. Phương án 4: Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả. - Phương án này là sai. Việc dự án nằm trong giới hạn kinh phí không có nghĩa là có thể bỏ qua việc trễ tiến độ. Việc trễ tiến độ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty và sự hài lòng của khách hàng.

Do đó, phương án 2 là thích hợp nhất vì nó đề xuất việc giao tiếp minh bạch với khách hàng và tìm kiếm sự hỗ trợ của họ, đồng thời phương án 3 cũng quan trọng để tuân thủ quy trình quản lý thay đổi chính thức.

Tuy nhiên, trong các lựa chọn này, việc chủ động thông báo cho khách hàng (phương án 2) là ưu tiên hàng đầu. Sau đó, cần tuân theo quy trình thay đổi (phương án 3).

Nhà tài trợ dự án thường phê duyệt những yếu tố quan trọng liên quan đến dự án như kinh phí và các phần có thể chuyển giao. Kinh phí (A) là yếu tố cần thiết để dự án hoạt động, và các phần có thể chuyển giao (B) đại diện cho các kết quả hoặc sản phẩm cụ thể mà dự án sẽ tạo ra. Vì vậy, cả A và B đều cần sự phê chuẩn của nhà tài trợ dự án.

Trong tình huống dự án vượt quá kinh phí do chi phí mua sắm vật tư cao hơn dự kiến và có nguy cơ vượt quá tổng ngân sách, Giám đốc dự án cần hành động để kiểm soát tình hình. Dưới đây là phân tích chi tiết:

Phương án 1: Không thay đổi kinh phí.

• Sai. Việc không thay đổi kinh phí khi đã có dấu hiệu vượt quá ngân sách là không phù hợp. Nó dẫn đến việc dự án có thể thiếu hụt nguồn lực và không hoàn thành được.

Phương án 2: Tiếp cận các đối tượng liên quan dự án để tăng kinh phí.

• Đây có thể là một giải pháp, nhưng cần cân nhắc kỹ lưỡng. Việc xin tăng kinh phí có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của các bên liên quan và có thể không khả thi.

Phương án 3: Giảm các chi phí phạm vi để không vượt quá kinh phí.

• Đúng. Đây là một giải pháp hợp lý và phổ biến. Giám đốc dự án cần xem xét lại phạm vi dự án và loại bỏ hoặc giảm bớt các yếu tố không quan trọng hoặc có chi phí cao để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách.

Phương án 4: Điều chỉnh các mục kinh phí để thu hút các chi phí vượt quá.

• Sai. Việc "thu hút" các chi phí vượt quá bằng cách điều chỉnh các mục kinh phí khác không phải là một giải pháp bền vững và có thể gây ra các vấn đề về phân bổ ngân sách trong tương lai.

Tóm lại, phương án tốt nhất trong tình huống này là giảm phạm vi dự án để đảm bảo không vượt quá kinh phí đã được phê duyệt.