Trong ma trận EISENHOWER: làm nhanh gọn, uỷ quyền, giao việc công việc mang đặc tính

Câu 1: Một trong những điểm mạnh của quyết định nhóm là:

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Để phân tích điểm mạnh của quyết định nhóm, chúng ta cần xem xét từng phương án:

* Phương án 1: áp lực tuân thủ trong nhóm. Đây thực chất là một trong những điểm yếu lớn của quyết định nhóm. Áp lực tuân thủ (hay còn gọi là "tư duy nhóm" - groupthink) có thể khiến các thành viên không dám bày tỏ ý kiến trái chiều, dẫn đến việc bỏ qua các thông tin quan trọng hoặc chấp nhận một quyết định mà không được phân tích kỹ lưỡng.

* Phương án 2: sự đa dạng các quan điểm. Đây là một điểm mạnh nổi bật của quyết định nhóm. Khi nhiều cá nhân với nền tảng, kinh nghiệm, kiến thức và góc nhìn khác nhau cùng tham gia, họ sẽ đưa ra một loạt các ý tưởng, thông tin và cách tiếp cận đa dạng. Sự đa dạng này giúp phân tích vấn đề một cách toàn diện hơn, phát hiện ra các khía cạnh mà một cá nhân có thể bỏ sót, từ đó tạo ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn.

* Phương án 3: trách nhiệm không rõ ràng. Đây là một điểm yếu khác của quyết định nhóm. Khi một quyết định được đưa ra bởi cả nhóm, trách nhiệm cá nhân đối với kết quả có thể bị phân tán (diffusion of responsibility), khiến không ai cảm thấy hoàn toàn chịu trách nhiệm. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu cam kết hoặc khó khăn trong việc đánh giá và khắc phục sai lầm.

* Phương án 4: khả thi. Khả thi là một yếu tố quan trọng mà một quyết định cần có, nhưng bản thân "khả thi" không phải là điểm mạnh trực tiếp của *quá trình* quyết định nhóm so với quyết định cá nhân. Mặc dù sự đa dạng quan điểm có thể giúp nhóm xem xét các yếu tố thực tế và đưa ra quyết định khả thi hơn, nhưng "khả thi" là một đặc tính của kết quả, không phải là một lợi thế cố hữu của phương pháp nhóm như "đa dạng quan điểm" hay "nhiều thông tin". Một quyết định nhóm cũng có thể không khả thi nếu nhóm không được quản lý tốt hoặc có những mục tiêu mâu thuẫn.

Như vậy, "sự đa dạng các quan điểm" là điểm mạnh rõ ràng và trực tiếp nhất của quyết định nhóm được nêu trong các phương án.

Câu 2: Khi nhóm tham gia vào xung đột và việc giải quyết xung đột quyết định đến việc sống còn của tổ chức thì tổ chức có xu hướng sử dụng phong cách nào để giải quyết xung đột

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Trong quản lý xung đột, có nhiều phong cách khác nhau được sử dụng tùy thuộc vào tình huống và mức độ quan trọng của vấn đề. Các phong cách chính bao gồm: né tránh, dung nạp, thỏa hiệp, cộng tác và cạnh tranh.

1. Né tránh (Avoiding): Phong cách này liên quan đến việc lảng tránh hoặc trì hoãn việc giải quyết xung đột. Nó thích hợp khi vấn đề không quan trọng, hoặc khi cần thời gian để thu thập thêm thông tin. Tuy nhiên, trong trường hợp "sống còn của tổ chức" bị đe dọa, việc né tránh xung đột có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng và khó lường, thậm chí là sự sụp đổ của tổ chức.

2. Dung nạp (Accommodating): Phong cách này ưu tiên nhu cầu của người khác hơn nhu cầu của bản thân hoặc của tổ chức. Nó có thể hữu ích để duy trì mối quan hệ hoặc khi bạn nhận ra mình sai. Nhưng khi sự tồn vong của tổ chức là vấn đề then chốt, việc dung nạp các yêu sách hoặc vấn đề gây xung đột mà không bảo vệ lợi ích cốt lõi của tổ chức là vô cùng nguy hiểm.

3. Thỏa hiệp (Compromising): Đây là phong cách mà mỗi bên nhượng bộ một phần để đạt được một giải pháp chung. Nó thường dẫn đến kết quả "cả hai cùng được một phần, nhưng cũng mất một phần". Mặc dù hiệu quả trong nhiều tình huống, nhưng khi tổ chức đối mặt với rủi ro sống còn, việc thỏa hiệp có thể không đủ để đạt được kết quả tối ưu và cần thiết. Việc "mất đi một phần" có thể chính là phần quyết định sự sống còn.

4. Cạnh tranh (Competing/Dominating): Phong cách này tập trung vào việc theo đuổi lợi ích của bản thân (hoặc của tổ chức) một cách mạnh mẽ, thường là bất chấp lợi ích của người khác. Nó được coi là phong cách "thắng-thua". Trong những tình huống khẩn cấp, khi cần ra quyết định nhanh chóng và dứt khoát, hoặc khi người quản lý tin rằng mình có giải pháp tốt nhất và cần phải bảo vệ lợi ích sống còn của tổ chức, phong cách cạnh tranh là cần thiết. Nó thể hiện sự quyết đoán và tập trung cao độ vào việc đạt được mục tiêu quan trọng nhất, đó là sự sống còn của tổ chức.

Phân tích câu hỏi: Câu hỏi đặt ra tình huống khi "việc giải quyết xung đột quyết định đến việc sống còn của tổ chức". Điều này ngụ ý một mức độ khẩn cấp, tầm quan trọng cực kỳ cao và đòi hỏi một phong cách giải quyết mạnh mẽ, dứt khoát để đảm bảo kết quả tốt nhất cho tổ chức. Trong bối cảnh này, phong cách cạnh tranh là phù hợp nhất vì nó tập trung vào việc đạt được mục tiêu bằng mọi giá (trong khuôn khổ hợp lý) để bảo vệ sự tồn vong.

Kết luận: Khi sự sống còn của tổ chức bị đe dọa, tổ chức có xu hướng sử dụng phong cách Cạnh tranh để giải quyết xung đột nhằm đảm bảo lợi ích tối cao và sự tồn tại của mình.

Câu 3: Các bước khi thực hiện lập kế hoạch nhóm theo STARS bao gồm: (1) Tiêu chí đánh giá công việc, (2) Thời gian thực hiện công việc (3) Liệt kê các công việc cần thực hiện, (4) Xác định người chịu trách nhiệm, (5) Phân công công việc cho các thành viên. Sắp xếp các bước trên theo thứ tự thực hiện:

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Để lập kế hoạch nhóm một cách hiệu quả, việc sắp xếp các bước theo một trình tự hợp lý là rất quan trọng. Mặc dù thuật ngữ 'STARS' thường liên quan đến đặt mục tiêu (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), trong ngữ cảnh này, nó ám chỉ một quy trình lập kế hoạch có hệ thống. Các bước cần được sắp xếp theo một luồng logic để đảm bảo công việc được thực hiện một cách có tổ chức:

1. (3) Liệt kê các công việc cần thực hiện: Đây là bước đầu tiên và cơ bản nhất. Bạn không thể lập kế hoạch nếu chưa xác định rõ 'những gì' cần phải làm. Việc liệt kê giúp có cái nhìn tổng quan về phạm vi và khối lượng công việc.

2. (4) Xác định người chịu trách nhiệm: Sau khi đã có danh sách công việc, bước tiếp theo là xác định ai (cá nhân hoặc bộ phận) sẽ là người chịu trách nhiệm chính hoặc chủ trì cho từng phần việc hoặc công việc lớn. Việc này thiết lập trách nhiệm giải trình và quyền hạn ban đầu.

3. (2) Thời gian thực hiện công việc: Với các công việc đã được xác định và người chịu trách nhiệm được chỉ định, việc thiết lập thời gian thực hiện, bao gồm các mốc thời gian quan trọng và thời hạn hoàn thành tổng thể, trở nên khả thi và có cơ sở hơn. Thời gian này có thể là khung tổng thể trước khi đi vào chi tiết.

4. (5) Phân công công việc cho các thành viên: Dựa trên các công việc, người chịu trách nhiệm và khung thời gian đã được thiết lập, các công việc cụ thể sẽ được phân chia và giao cho từng thành viên trong nhóm. Bước này đi vào chi tiết hơn, đảm bảo mỗi thành viên biết rõ nhiệm vụ của mình.

5. (1) Tiêu chí đánh giá công việc: Cuối cùng, sau khi đã có một kế hoạch rõ ràng về 'cái gì', 'ai', và 'khi nào', cần thiết lập các tiêu chí cụ thể để đánh giá kết quả công việc. Điều này giúp đảm bảo chất lượng, đo lường tiến độ và xác định mức độ thành công của nhóm.

Xem xét các phương án:
* Phương án 1: (3)-(1)-(4)-(2)-(5) - Sai. Bước (1) 'Tiêu chí đánh giá' không nên đặt ngay sau khi liệt kê công việc. Việc đánh giá cần dựa trên công việc đã được phân công và thực hiện.
* Phương án 2: (3)-(4)-(2)-(5)-(1) - Đúng. Trình tự này tuân theo một luồng logic chặt chẽ: Liệt kê công việc -> Xác định trách nhiệm chung -> Đặt thời gian tổng thể -> Phân công công việc chi tiết -> Thiết lập tiêu chí đánh giá.
* Phương án 3: (3)-(2)-(5)-(4)-(1) - Sai. Bước (2) 'Thời gian thực hiện' đặt quá sớm, trước khi xác định người chịu trách nhiệm và phân công công việc chi tiết. Bước (4) 'Xác định người chịu trách nhiệm' lại đặt sau (5) 'Phân công công việc', điều này có thể gây thiếu rõ ràng về trách nhiệm.
* Phương án 4: (3)-(5)-(1)-(2)-(4) - Sai. Bước (4) 'Xác định người chịu trách nhiệm' đặt cuối cùng là hoàn toàn không hợp lý, vì trách nhiệm cần được xác định sớm để phân công và theo dõi công việc.

Câu 4: Bạn đóng vai trò là một "người góp ý" trong nhóm. Những hành động nào sau đây bạn nên thực hiện

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Trong một nhóm, vai trò của một "người góp ý" (hay thành viên tích cực) không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao mà còn bao gồm việc chủ động thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác và gắn kết. Người góp ý là người đóng góp vào quá trình, ý tưởng và nỗ lực chung của nhóm.

Phân tích các phương án:
1. Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy: Đây thường là trách nhiệm của người điều phối (facilitator) hoặc trưởng nhóm, người chịu trách nhiệm quản lý quy trình, giải quyết xung đột và duy trì động lực chung. Mặc dù người góp ý gián tiếp hỗ trợ điều này bằng cách hoàn thành tốt công việc của mình, nhưng hành động "đảm bảo" mang tính quản lý và giám sát hơn.
2. Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm: Nhiệm vụ này thường thuộc về trưởng nhóm, người đại diện hoặc người phụ trách truyền thông, người kết nối nhóm với các bên liên quan, khách hàng hoặc các phòng ban khác. Đây không phải là trách nhiệm chính của một thành viên góp ý thông thường.
3. Lôi kéo người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết: Đây là hành động tích cực và trực tiếp của một người góp ý. Một thành viên góp ý tốt không chỉ làm phần việc của mình mà còn chủ động tương tác, khuyến khích sự hợp tác, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để mọi người cùng làm việc hiệu quả hơn. Hành động này giúp xây dựng tinh thần đồng đội, tối ưu hóa sự phối hợp và tận dụng tối đa năng lực của từng thành viên, trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả chung của nhóm.
4. Giám sát và phân tích hiệu quả hoạt động lâu dài của nhóm: Đây là vai trò của quản lý dự án, trưởng nhóm hoặc cấp lãnh đạo, đòi hỏi cái nhìn tổng quan và khả năng đánh giá chiến lược. Nó vượt ra ngoài phạm vi trách nhiệm của một người góp ý trong các hoạt động thường ngày.

Kết luận: Phương án 3 phản ánh chính xác nhất vai trò và hành động mà một "người góp ý" nên thực hiện để đóng góp tích cực vào sự thành công của nhóm, bằng cách thúc đẩy sự hợp tác và gắn kết nội bộ.

Câu 5: Nguyên nhân nào sau đây có thể gây ra xung đột trong nhóm?

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Xung đột trong nhóm là một hiện tượng phổ biến và có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Để giải quyết câu hỏi này, chúng ta cần xem xét tính toàn diện của các phương án.

* Phương án 1: Do sự truyền tải thông tin trong quá trình giao tiếp. Đây là một nguyên nhân rất phổ biến gây ra xung đột. Việc truyền đạt thông tin không rõ ràng, hiểu lầm, thiếu thông tin hoặc sai lệch thông tin có thể dẫn đến sự bất đồng quan điểm, mục tiêu và hành động giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ, một chỉ thị không rõ ràng có thể khiến mỗi người làm theo một cách khác nhau, gây ra mâu thuẫn.

* Phương án 2: Do sự khác biệt cá nhân. Con người là những cá thể độc đáo với tính cách, giá trị, niềm tin, kinh nghiệm, phong cách làm việc và mục tiêu khác nhau. Những sự khác biệt này có thể dẫn đến những va chạm, bất đồng trong cách tiếp cận vấn đề, cách ra quyết định hoặc cách tương tác xã hội trong nhóm. Ví dụ, người hướng nội có thể khó chịu với người hướng ngoại quá năng động, hoặc người coi trọng sự tỉ mỉ có thể xung đột với người thích sự nhanh gọn.

* Phương án 3: Do mâu thuẫn lợi ích. Mâu thuẫn lợi ích xảy ra khi các thành viên hoặc các tiểu nhóm trong một nhóm có những mục tiêu, nhu cầu hoặc mong muốn cạnh tranh nhau mà họ tin rằng không thể cùng được đáp ứng. Điều này thường dẫn đến sự cạnh tranh tài nguyên (thời gian, ngân sách, quyền lực) hoặc sự đối lập về kết quả mong muốn. Ví dụ, hai thành viên cùng muốn được thăng chức nhưng chỉ có một vị trí.

* Phương án 4: Do sự truyền tải thông tin, sự khác biệt cá nhân và đặc điểm nhóm. Phương án này tổng hợp các nguyên nhân đã nêu ở trên và bổ sung thêm yếu tố "đặc điểm nhóm". Đây là một câu trả lời toàn diện nhất vì nó bao gồm nhiều khía cạnh gây ra xung đột:
* Sự truyền tải thông tin: Đề cập đến các vấn đề trong giao tiếp như đã phân tích.
* Sự khác biệt cá nhân: Bao gồm sự đa dạng về tính cách, giá trị, kinh nghiệm giữa các thành viên.
* Đặc điểm nhóm: Yếu tố này rất rộng và có thể bao gồm nhiều khía cạnh khác ngoài hai điểm trên, chẳng hạn như cấu trúc nhóm, vai trò không rõ ràng, mục tiêu không rõ ràng, sự cạnh tranh tài nguyên (liên quan đến mâu thuẫn lợi ích), sự thiếu tin tưởng, quyền lực không cân bằng, hoặc các yếu tố văn hóa trong nhóm. Những đặc điểm này đều có thể tạo ra môi trường thuận lợi cho xung đột phát sinh.

Vì phương án 4 bao gồm và mở rộng các nguyên nhân cơ bản nhất của xung đột trong nhóm, nó là câu trả lời chính xác và đầy đủ nhất.

Câu 6: Bạn nên giải quyết xung đột theo hướng thỏa hiệp khi nào?

Lời giải: