Trong một buổi họp chủ toạ (người điều hành) nên

Để một buổi họp diễn ra hiệu quả, người chủ tọa (người điều hành) đóng vai trò rất quan trọng trong việc định hướng, quản lý và tạo môi trường thuận lợi cho các thành viên tham gia. Dưới đây là phân tích chi tiết các phương án: * **Phương án 1: khuyến khích mọi người tham dự cuộc họp hạn chế phát biểu ý kiến.** * Đây là một quan điểm sai lầm. Mục đích của cuộc họp là để mọi người cùng đóng góp ý kiến, thảo luận, đưa ra giải pháp. Chủ tọa cần khuyến khích, không phải hạn chế, sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên để tận dụng trí tuệ tập thể. Hạn chế phát biểu sẽ làm giảm tính hiệu quả và sự đa dạng của ý kiến. * **Phương án 2: ngăn chặn những ý kiến có tính chất công kích, phê phán lẫn nhau.** * Đây là vai trò **chính xác và cần thiết** của chủ tọa. Trong một buổi họp, tranh luận là cần thiết để tìm ra phương án tối ưu, nhưng tranh luận phải dựa trên tinh thần xây dựng, tập trung vào vấn đề, không công kích cá nhân hay phê phán mang tính chất phá hoại. Chủ tọa có trách nhiệm duy trì không khí họp chuyên nghiệp, hòa nhã, đảm bảo mọi ý kiến được trình bày một cách tôn trọng và khách quan, tránh những xung đột cá nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp. * **Phương án 3: hạn chế hỏi lại để làm sáng tỏ các phát biểu, đóng góp ý kiến khi các đại biểu chưa hiểu ý người đó muốn nói gì.** * Đây cũng là một quan điểm sai lầm. Sự rõ ràng trong giao tiếp là yếu tố then chốt của một cuộc họp thành công. Nếu các đại biểu chưa hiểu rõ một phát biểu hay ý kiến, chủ tọa cần khuyến khích việc đặt câu hỏi để làm sáng tỏ. Điều này giúp đảm bảo mọi người có cùng một sự hiểu biết, tránh hiểu lầm và đưa ra quyết định sai lầm sau này. Việc hạn chế hỏi lại sẽ gây ra sự mơ hồ và thiếu đồng thuận. * **Phương án 4: tập trung ghi lại những gì diễn ra, không nên quan sát thái độ, cử chỉ của mọi người.** * Đây không phải là vai trò chính của chủ tọa. Ghi lại nội dung cuộc họp thường là nhiệm vụ của thư ký. Chủ tọa cần tập trung vào việc điều hành, dẫn dắt cuộc thảo luận. Quan sát thái độ, cử chỉ của các thành viên là rất quan trọng đối với chủ tọa để nắm bắt tâm lý, mức độ tham gia, sự đồng tình hay phản đối, từ đó điều chỉnh cách điều hành để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đạt mục tiêu. Việc bỏ qua các tín hiệu phi ngôn ngữ sẽ khiến chủ tọa mất đi khả năng điều tiết cuộc họp một cách hiệu quả. **Kết luận:** Vai trò quan trọng nhất của chủ tọa trong số các lựa chọn đưa ra là duy trì một môi trường thảo luận tích cực và chuyên nghiệp, tránh các xung đột cá nhân gây xao nhãng hoặc phá vỡ không khí cuộc họp.