Giả sử, bạn vừa được gia nhập vào một nhóm. Tuy nhiên, vì mỗi thành viên có những tính cách khác nhau nên thường xuyên đưa ra rất nhiều ý kiến hoàn toàn trái ngược nhau. Bạn đang ở trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm?

Người điều phối (facilitator) trong một nhóm có vai trò chính là hỗ trợ quá trình làm việc của nhóm, giúp các thành viên tương tác hiệu quả, đưa ra quyết định, và đạt được mục tiêu chung. Họ tập trung vào quy trình và động lực nhóm, chứ không phải nội dung cụ thể của công việc.

Phân tích từng phương án:
* Phương án 1: Suy nghĩ phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian. Đây là một hoạt động thuộc về lập kế hoạch và quản lý dự án, thường do trưởng nhóm hoặc quản lý dự án thực hiện. Người điều phối có thể hỗ trợ nhóm thảo luận và thống nhất biểu thời gian, nhưng việc "suy nghĩ phương pháp" chủ động không phải là nhiệm vụ chính của họ.
* Phương án 2: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm. Hoạt động này liên quan đến quan hệ công chúng, phát triển đối tác, hoặc giao tiếp với các bên liên quan bên ngoài tổ chức. Đây là nhiệm vụ của trưởng nhóm, quản lý hoặc đại diện được ủy quyền, không phải của người điều phối.
* Phương án 3: Lôi kéo người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết. Đây chính là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của người điều phối. Người điều phối có trách nhiệm khuyến khích sự tham gia của tất cả thành viên, tạo môi trường thuận lợi để họ kết nối, hợp tác, chia sẻ ý tưởng và giải quyết vấn đề cùng nhau. "Phương án liên kết" ở đây có thể hiểu là cách thức các công việc và thành viên được gắn kết để tạo ra một kết quả chung, và người điều phối sẽ giúp thúc đẩy sự liên kết đó.
* Phương án 4: Giám sát và phân tích hiệu quả hoạt động lâu dài của nhóm. Hoạt động này thuộc về đánh giá hiệu suất, quản lý dự án và phát triển chiến lược dài hạn, thường do quản lý hoặc trưởng nhóm đảm nhiệm. Người điều phối tập trung vào quá trình làm việc hiện tại của nhóm hơn là việc phân tích hiệu quả dài hạn.

Như vậy, phương án 3 mô tả chính xác nhất vai trò của người điều phối trong việc thúc đẩy sự hợp tác và gắn kết giữa các thành viên để làm việc hiệu quả.

Câu hỏi đề cập đến "giai đoạn hợp nhất" (Norming stage) trong mô hình phát triển nhóm của Tuckman. Đây là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm bắt đầu giải quyết xung đột, chấp nhận sự khác biệt, thiết lập các quy tắc, vai trò và chuẩn mực làm việc chung để đạt được sự gắn kết và hiệu quả. Mục tiêu chính của giai đoạn này là tạo ra một môi trường làm việc hài hòa, có cấu trúc và định hướng rõ ràng.

Phân tích các phương án:
* Phương án 1: Thống nhất những nguyên tắc làm việc. Đây là hành động cốt lõi và quan trọng nhất trong giai đoạn hợp nhất. Việc thống nhất các nguyên tắc, quy trình, và chuẩn mực làm việc giúp định hình cách thức tương tác, ra quyết định và giải quyết vấn đề của nhóm. Điều này tạo ra sự rõ ràng, giảm thiểu xung đột và tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.
* Phương án 2: Thể hiện cá tính bản thân. Việc thể hiện cá tính là một phần tự nhiên trong quá trình làm việc nhóm, đặc biệt là trong giai đoạn hình thành (Forming) và xung đột (Storming). Tuy nhiên, trong giai đoạn hợp nhất, trọng tâm không phải là khuyến khích thể hiện cá tính một cách độc lập mà là tìm cách dung hòa các cá tính để xây dựng một bản sắc chung của nhóm và tuân thủ các quy tắc đã được thống nhất. Khuyến khích quá mức việc thể hiện cá tính riêng lẻ có thể cản trở quá trình hợp nhất.
* Phương án 3: Bảo vệ quan điểm của cá nhân. Tương tự như phương án 2, việc bảo vệ quan điểm cá nhân một cách kiên quyết thường xảy ra trong giai đoạn xung đột (Storming). Trong giai đoạn hợp nhất, mục tiêu là chuyển từ việc bảo vệ quan điểm cá nhân sang việc tìm kiếm sự đồng thuận, thỏa hiệp và xây dựng quan điểm chung của nhóm. Mặc dù đóng góp ý kiến cá nhân là quan trọng, nhưng việc khuyến khích "bảo vệ" chúng một cách cố chấp lại không phù hợp với tinh thần hợp nhất.
* Phương án 4: Tất cả các câu trên đều đúng. Do phương án 2 và 3 không phải là những hành động chính cần khuyến khích trong giai đoạn hợp nhất, phương án này không chính xác.

Do đó, hành động quan trọng nhất và cần được khuyến khích nhất trong giai đoạn hợp nhất là "Thống nhất những nguyên tắc làm việc" để xây dựng nền tảng vững chắc cho sự hợp tác hiệu quả của nhóm.

Trong tình huống này, việc một thành viên đưa ra ý kiến không thực tế là điều có thể xảy ra trong bất kỳ buổi thảo luận nhóm nào. Cách bạn phản ứng sẽ ảnh hưởng đến không khí làm việc, sự tự tin của thành viên đó và hiệu quả chung của nhóm.

* Phân tích phương án 1: "Bạn sẽ nói với anh/ cô ấy rằng đó là một ý kiến tuyệt vời và dành thời gian để phân tích nói kỹ hơn. Bạn không muốn làm anh/ cô ấy thật lòng dù nó có thể làm lãng phí thời gian của những người khác". Phương án này thể hiện sự thiếu trung thực và không hiệu quả. Mặc dù có ý tốt là không muốn làm thành viên buồn lòng, nhưng việc khen một ý kiến không thực tế và dành thời gian phân tích nó sẽ lãng phí thời gian của cả nhóm, cản trở tiến độ công việc và không giúp thành viên đó nhận ra điểm yếu của ý tưởng. Điều này không tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và trung thực.

* Phân tích phương án 2: "Phớt lờ ý kiến đó và dành thời gian để lắng nghe những ý kiến khác tốt hơn." Việc phớt lờ ý kiến của một thành viên là hành động thiếu tôn trọng, có thể khiến họ cảm thấy bị loại trừ, không được coi trọng và mất động lực đóng góp trong tương lai. Mặc dù ý kiến đó có thể không tốt, nhưng việc bỏ qua hoàn toàn sẽ làm tổn hại đến tinh thần đồng đội và khả năng giao tiếp trong nhóm.

* Phân tích phương án 3: "Bạn tán thưởng vì anh/ cô ấy đã chia sẻ ý kiến nhưng động viên anh/ cô ấy nghĩ thêm về những biện pháp khác dựa trên quan điểm của khách hàng". Đây là phương án tối ưu nhất. Đầu tiên, bạn ghi nhận và tán thưởng sự đóng góp của thành viên, điều này khuyến khích họ tiếp tục tham gia và cảm thấy được tôn trọng. Sau đó, thay vì bác bỏ trực tiếp, bạn nhẹ nhàng gợi ý và động viên họ xem xét lại ý tưởng dưới góc độ thực tế hơn, đặc biệt là từ quan điểm của khách hàng. Cách tiếp cận này vừa giữ được không khí tích cực, vừa định hướng thành viên suy nghĩ sâu sắc hơn, phát triển kỹ năng tư duy phản biện và đưa ra những ý tưởng hiệu quả hơn trong tương lai. Nó thúc đẩy sự phát triển cá nhân và lợi ích chung của dự án.

* Phân tích phương án 4: "Bạn phản đối kịch liệt ý kiến đó và nói rằng sẽ chẳng có khách hàng nào quan tâm tới một chiến dịch quảng cáo như vậy". Cách phản ứng này quá gay gắt và trực diện. Mặc dù ý kiến đó không thực tế, việc bác bỏ kịch liệt có thể khiến thành viên cảm thấy bị chỉ trích, xấu hổ và nản lòng. Điều này dễ gây ra xung đột, làm mất đi sự tự tin của thành viên và khiến họ ngần ngại đóng góp ý kiến trong các cuộc họp sau này.

Kết luận: Phương án 3 thể hiện kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo nhóm hiệu quả, kết hợp giữa sự tôn trọng, khuyến khích và định hướng mang tính xây dựng.

Câu hỏi này đề cập đến các phong cách xử lý mâu thuẫn trong nhóm. Để xác định loại phản ứng của thành viên, chúng ta cần phân tích hành vi được mô tả và so sánh với các phong cách xử lý mâu thuẫn phổ biến.

Hành vi của thành viên được mô tả là "không quan tâm đến những gì diễn ra xung quanh mà chỉ cố gắng làm công việc của mình". Điều này thể hiện sự thiếu hợp tác và thiếu quyết đoán trong việc đối mặt với mâu thuẫn. Thành viên này chọn cách rút lui, phớt lờ vấn đề và tập trung vào bản thân thay vì tham gia giải quyết xung đột.

Phân tích các phương án:
1. không quan tâm: Mặc dù mô tả có từ "không quan tâm", đây là một trạng thái thái độ hơn là một phong cách xử lý mâu thuẫn cụ thể. Phong cách xử lý mâu thuẫn bao hàm cả hành động và chiến lược, không chỉ cảm xúc. "Né tránh" là phong cách bao gồm thái độ không quan tâm và hành động rút lui.
2. đương đầu (Competing/Confronting): Phong cách này thể hiện sự quyết đoán và không hợp tác. Người đương đầu cố gắng đạt được mục tiêu của mình bằng mọi giá, thường là chống lại ý muốn của người khác. Hành vi của thành viên trong câu hỏi hoàn toàn trái ngược với phong cách này, vì họ không đối đầu mà rút lui.
3. nhượng bộ (Accommodating): Phong cách này thể hiện sự hợp tác nhưng thiếu quyết đoán. Người nhượng bộ sẵn sàng bỏ qua lợi ích của mình để duy trì hòa khí hoặc làm hài lòng người khác. Thành viên trong câu hỏi không thể hiện sự nhượng bộ; họ chỉ đơn thuần bỏ qua mâu thuẫn.
4. né tránh (Avoiding): Phong cách này đặc trưng bởi sự thiếu quyết đoán và thiếu hợp tác. Người né tránh thường rút lui khỏi mâu thuẫn, trì hoãn việc giải quyết, phớt lờ vấn đề, hoặc chuyển hướng sự chú ý sang các vấn đề khác. Hành vi "không quan tâm đến những gì diễn ra xung quanh mà chỉ cố gắng làm công việc của mình" hoàn toàn phù hợp với định nghĩa của phong cách né tránh. Thành viên này đang chọn cách không tham gia vào mâu thuẫn, hy vọng nó sẽ tự biến mất hoặc không ảnh hưởng đến họ.

Do đó, phản ứng của thành viên này thuộc loại né tránh.

Câu hỏi đề cập đến một quan điểm cho rằng "Tôi học thêm nhiều điều mới khi lắng nghe ý kiến của người khác”. Đây là dấu hiệu của một phong cách ứng phó với mâu thuẫn tích cực, tìm cách thấu hiểu và tích hợp các quan điểm khác nhau để đạt được kết quả tốt nhất.

Chúng ta hãy phân tích các phương án:

* 1. cộng tác (Collaborating): Đây là phong cách mà cả hai bên cùng nỗ lực tìm kiếm giải pháp "cùng thắng" (win-win). Phong cách này đòi hỏi sự giao tiếp cởi mở, lắng nghe tích cực, tôn trọng sự khác biệt và sẵn sàng học hỏi từ quan điểm của người khác để tìm ra giải pháp sáng tạo, tốt hơn cho tất cả. Việc "học thêm nhiều điều mới khi lắng nghe ý kiến của người khác" là đặc trưng cốt lõi của phong cách cộng tác.

* 2. nhượng bộ (Accommodating/Yielding): Phong cách này ưu tiên nhu cầu và mong muốn của người khác hơn của bản thân để duy trì mối quan hệ hoặc hòa bình. Người nhượng bộ thường chấp nhận yêu cầu của đối phương mà không tranh luận hoặc tìm kiếm lợi ích cho mình. Điều này không liên quan đến việc chủ động lắng nghe để học hỏi điều mới, mà là chấp nhận để tránh xung đột.

* 3. né tránh (Avoiding): Phong cách này liên quan đến việc từ chối đối mặt với mâu thuẫn, trì hoãn hoặc lảng tránh vấn đề. Người né tránh không tham gia vào việc lắng nghe hay học hỏi từ quan điểm của người khác, mà thay vào đó, họ tránh hoàn toàn cuộc đối thoại.

* 4. tuân theo (Complying/Submitting): Phong cách này rất giống với nhượng bộ, nơi một người chấp nhận các quy tắc, quyết định hoặc yêu cầu của người khác mà không có sự phản kháng hay đưa ra ý kiến riêng. Điều này cũng không thể hiện việc học hỏi hay tích hợp các quan điểm khác.

Từ phân tích trên, rõ ràng quan điểm "học thêm nhiều điều mới khi lắng nghe ý kiến của người khác" phù hợp nhất với phong cách cộng tác, vì nó thể hiện sự cởi mở, sẵn sàng thấu hiểu và tìm kiếm giải pháp tối ưu dựa trên sự đóng góp của tất cả các bên.