Trong các phương án dưới đây, phương án nào người điều hành cuộc họp nhóm nên làm khi các thành viên thiếu tận tâm, không tuân theo nhiệm vụ hoặc công việc đã thoả thuận

Để đảm bảo tính công bằng trong quá trình đánh giá nhóm, các cá nhân thường có xu hướng so sánh bản thân với những người khác. Khái niệm này được giải thích rõ nhất bởi Lý thuyết Công bằng (Equity Theory) của J. Stacey Adams. Theo lý thuyết này, mỗi cá nhân không chỉ đánh giá sự đóng góp (input) và quyền lợi (output) của riêng mình mà còn so sánh tỷ suất giữa đóng góp và quyền lợi của mình với tỷ suất tương tự của những người khác trong nhóm hoặc các đối tượng tham chiếu phù hợp. Nếu họ nhận thấy tỷ suất của mình cân bằng với tỷ suất của người khác, họ sẽ cảm thấy công bằng. Ngược lại, nếu tỷ suất này không cân bằng (chẳng hạn, họ đóng góp nhiều nhưng nhận ít hơn so với người khác, hoặc đóng góp ít nhưng nhận được nhiều hơn người khác), họ sẽ cảm thấy bất công và có xu hướng điều chỉnh hành vi của mình.

Phân tích các phương án:

* Phương án 1: Tỷ suất giữa sự đóng góp của họ với quyền lợi mà họ được hưởng. Đây là việc cá nhân đánh giá tỷ lệ đóng góp và quyền lợi của riêng họ. Tuy nhiên, việc đánh giá này chỉ mang tính nội bộ cá nhân và chưa đủ để xác định cảm nhận về sự 'công bằng' trong một môi trường nhóm. Công bằng yêu cầu một sự so sánh với người khác.
* Phương án 2: Tỷ suất giữa sự đóng góp của họ với quyền lợi mà họ được hưởng so sánh với tỷ suất của người khác. Đây là phương án chính xác nhất, mô tả đúng bản chất của Lý thuyết Công bằng. Cá nhân so sánh tỷ lệ (đóng góp/quyền lợi) của mình với tỷ lệ (đóng góp/quyền lợi) của người khác để đánh giá xem có sự công bằng hay không. Nếu hai tỷ suất này tương đương, họ cảm thấy công bằng.
* Phương án 3: Sự đóng góp của bản thân và sự đóng góp của người khác. Việc chỉ so sánh sự đóng góp mà không xét đến quyền lợi là không đầy đủ. Một người có thể đóng góp ít hơn nhưng cũng nhận được quyền lợi ít hơn, điều này vẫn có thể được coi là công bằng.
* Phương án 4: Quyền lợi mà họ được hưởng so với quyền lợi mà người khác được hưởng. Tương tự như phương án 3, việc chỉ so sánh quyền lợi mà không xét đến sự đóng góp cũng không đủ để đánh giá công bằng. Một người có thể nhận được nhiều quyền lợi hơn nhưng cũng đã đóng góp nhiều hơn đáng kể, điều này vẫn được coi là công bằng.

Do đó, để đảm bảo tính công bằng, cá nhân phải thực hiện một phép so sánh toàn diện bao gồm cả đóng góp và quyền lợi của mình với người khác dưới dạng một tỷ suất.

Câu hỏi này yêu cầu xác định yếu tố nào KHÔNG giúp tăng cường sự liên kết nhóm (group cohesion). Sự liên kết nhóm là mức độ mà các thành viên trong nhóm bị thu hút lẫn nhau và muốn duy trì là một phần của nhóm.

Chúng ta hãy phân tích từng phương án:

* Phương án 1: khi các cá nhân trong nhóm có nhiều điểm khác biệt.
* Trong nhiều trường hợp, sự tương đồng (về mục tiêu, giá trị, tính cách, kinh nghiệm) giữa các thành viên có xu hướng thúc đẩy sự liên kết nhóm. Khi các cá nhân trong nhóm có quá nhiều điểm khác biệt lớn, đặc biệt là về mục tiêu hoặc giá trị cốt lõi, có thể dẫn đến mâu thuẫn, khó khăn trong giao tiếp và làm suy yếu sự gắn kết. Do đó, việc có nhiều điểm khác biệt thường không tăng cường sự liên kết nhóm, mà thậm chí có thể làm giảm nó. Đây là điều kiện mà câu hỏi đang tìm kiếm (loại trừ).

* Phương án 2: khi có sự cạnh tranh từ bên ngoài.
* Sự cạnh tranh hoặc mối đe dọa từ bên ngoài thường là một yếu tố mạnh mẽ giúp tăng cường sự liên kết trong nhóm. Khi đối mặt với một đối thủ chung, các thành viên trong nhóm có xu hướng đoàn kết hơn, hợp tác chặt chẽ hơn để bảo vệ lợi ích của nhóm. Hiện tượng này còn được gọi là hiệu ứng 'chúng ta chống lại họ'. Do đó, điều kiện này TĂNG CƯỜNG sự liên kết nhóm.

* Phương án 3: khi quy mô nhóm nhỏ.
* Các nhóm nhỏ hơn thường có mức độ liên kết cao hơn. Trong một nhóm nhỏ, các thành viên có nhiều cơ hội để tương tác trực tiếp, hiểu rõ nhau hơn, xây dựng mối quan hệ cá nhân sâu sắc hơn và cảm thấy có trách nhiệm hơn đối với nhóm. Giao tiếp hiệu quả hơn và việc đạt được sự đồng thuận cũng dễ dàng hơn. Do đó, điều kiện này TĂNG CƯỜNG sự liên kết nhóm.

* Phương án 4: Khi các thành viên trong nhóm có thời gian chia sẻ với nhau.
* Thời gian chia sẻ, tương tác và cùng nhau trải nghiệm là yếu tố cốt lõi để xây dựng và củng cố sự liên kết nhóm. Thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm, ý tưởng, và hỗ trợ lẫn nhau, các thành viên sẽ phát triển sự tin tưởng, sự hiểu biết lẫn nhau và tạo ra một cảm giác 'thuộc về'. Do đó, điều kiện này TĂNG CƯỜNG sự liên kết nhóm.

Từ phân tích trên, điều kiện 'khi các cá nhân trong nhóm có nhiều điểm khác biệt' là yếu tố không làm tăng cường (thậm chí làm suy yếu) sự liên kết nhóm, khớp với yêu cầu 'loại trừ' của câu hỏi.

Bản chất của nhóm làm việc (hay nhóm công tác, nhóm dự án) không chỉ là sự tập hợp đơn thuần các cá nhân, mà là một cơ chế tổ chức đặc biệt nhằm đạt được các mục tiêu chung thông qua sự phối hợp và tương tác. Để phân tích kỹ hơn các phương án:

* Phương án 1: "Phát triển một cách tự nhiên nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội và người lao động"
* Đây là một nhận định chung về sự hình thành các nhóm trong xã hội hoặc các nhóm không chính thức. Tuy nhiên, nhóm làm việc trong môi trường tổ chức thường được hình thành một cách có chủ đích, dựa trên yêu cầu công việc cụ thể và mục tiêu đã định, chứ không hoàn toàn tự nhiên. Do đó, nó không phản ánh đúng bản chất của nhóm làm việc theo nghĩa quản lý.

* Phương án 2: "Chia sẻ thông tin và thực hiện phần việc của mình"
* Đây là những hoạt động thường thấy trong một nhóm, nhưng nó chỉ mô tả một phần nhỏ của quá trình làm việc nhóm. Một cá nhân vẫn có thể chia sẻ thông tin và làm phần việc của mình mà không cần là thành viên của một nhóm làm việc gắn kết. Bản chất của nhóm phải bao hàm sự phụ thuộc lẫn nhau và mục tiêu chung, không chỉ là các hành động riêng lẻ.

* Phương án 3: "Một tập hợp người lao động có các năng lực bổ trợ cho nhau"
* Đây là một đặc điểm rất quan trọng, thậm chí là lý tưởng, của một nhóm làm việc *hiệu quả*. Việc có các năng lực bổ trợ giúp nhóm tối ưu hóa hiệu suất và giải quyết vấn đề đa chiều. Tuy nhiên, đây là một *đặc điểm để nhóm hoạt động tốt* chứ không phải là *bản chất định nghĩa* của nhóm. Một nhóm vẫn là nhóm làm việc ngay cả khi năng lực các thành viên chưa hoàn toàn bổ trợ nhau, miễn là họ cùng hướng tới một mục tiêu chung.

* Phương án 4: "Sự chia sẻ, đóng góp của mỗi thành viên vào thực hiện công việc chung của nhóm để đạt được mục tiêu đề ra"
* Đây là phương án chính xác nhất và bao quát nhất về bản chất của nhóm làm việc. Nó nhấn mạnh ba yếu tố cốt lõi: (1) Sự chia sẻ, đóng góp: thể hiện tính tương tác và phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên; (2) Thực hiện công việc chung: chỉ ra tính tập thể và trách nhiệm chung; (3) Để đạt được mục tiêu đề ra: xác định rõ mục đích, định hướng của nhóm. Bản chất của nhóm làm việc là sự phối hợp có mục đích, nơi mỗi thành viên đóng góp vào một nỗ lực chung để đạt được kết quả mà một cá nhân khó có thể đạt được. Các yếu tố này phân biệt nhóm làm việc với một tập hợp người đơn thuần hoặc những người chỉ làm việc độc lập song song.

Kết luận: Phương án 4 mô tả đúng nhất bản chất cốt lõi của một nhóm làm việc, đó là sự hợp tác có mục đích để đạt được các kết quả chung.

Nhóm là một giải pháp làm việc hiệu quả trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi đối mặt với các công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng và sự phối hợp cao.

* Phương án 1 (Không cá nhân nào hội tụ đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và kinh nghiệm để thực hiện công việc đơn độc): Đây là một lý do rất chính đáng để thành lập nhóm. Khi một nhiệm vụ yêu cầu sự đa dạng về kiến thức, chuyên môn hoặc kinh nghiệm mà không một cá nhân nào có thể đáp ứng đầy đủ, việc tập hợp nhiều người với các thế mạnh khác nhau sẽ tạo ra một nguồn lực tổng hợp mạnh mẽ hơn. Các thành viên trong nhóm có thể bổ sung cho nhau, chia sẻ gánh nặng và đưa ra các giải pháp toàn diện hơn.

* Phương án 2 (Công việc đòi hỏi các cá nhân phải phối hợp với nhau, làm việc cùng nhau, phụ thuộc lẫn nhau ở mức độ cao, Mục tiêu mang tính thách thức đặc biệt): Đây cũng là một yếu tố quan trọng khác thúc đẩy việc thành lập nhóm. Đối với những mục tiêu lớn, phức tạp hoặc mang tính đột phá, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin liên tục và sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên. Mức độ phụ thuộc cao giữa các cá nhân trong quá trình làm việc là đặc điểm nổi bật của các nhiệm vụ mà nhóm có thể xử lý hiệu quả hơn so với làm việc độc lập.

* Phương án 3 (Cả A và B): Phương án này kết hợp cả hai lý do trên, mô tả một cách toàn diện nhất các tình huống mà nhóm sẽ là giải pháp tối ưu. Việc thiếu hụt năng lực cá nhân và yêu cầu cao về sự phối hợp, cùng với mục tiêu thách thức, là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy cần có một nhóm làm việc.

Để xác lập và phổ biến mục tiêu trong làm việc nhóm một cách hiệu quả, phương pháp SMART được coi là phù hợp và được ứng dụng rộng rãi nhất. SMART là viết tắt của:

* S (Specific - Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, dễ hiểu, không mơ hồ.
* M (Measurable - Đo lường được): Có các tiêu chí cụ thể để đánh giá tiến độ và kết quả đạt được.
* A (Achievable - Khả thi): Mục tiêu phải có thể đạt được với các nguồn lực và khả năng hiện có.
* R (Relevant - Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với định hướng chung của nhóm và tổ chức.
* T (Time-bound - Có thời hạn): Mục tiêu cần có một khung thời gian cụ thể để hoàn thành.

Việc sử dụng mô hình SMART giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu cần đạt, cách thức đo lường thành công, và cùng nhau cam kết thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

Các phương án khác không phù hợp:
* Phương pháp bắt bóng: Đây không phải là một phương pháp chính thức để thiết lập hoặc phổ biến mục tiêu trong môi trường làm việc nhóm chuyên nghiệp.
* VROOM – YELTON – JAGO: Đây là mô hình ra quyết định của Vroom-Yetton-Jago, tập trung vào phong cách lãnh đạo và mức độ tham gia của cấp dưới vào quá trình ra quyết định, không phải là công cụ chính để xác lập và truyền đạt mục tiêu.
* Phương pháp 5W: Gồm Who, What, When, Where, Why (và đôi khi là How - 5W1H) là một công cụ phân tích để thu thập thông tin và hiểu rõ vấn đề, tình huống. Mặc dù có thể hỗ trợ việc làm rõ một số khía cạnh của mục tiêu, nó không phải là một khung khổ toàn diện để thiết lập và đảm bảo tính hiệu quả của mục tiêu như SMART.