Để xác lập và phổ biến mục tiêu trong làm việc nhóm, sử dụng mô hình/phương pháp

Theo Cantwright & Zander, sự hấp dẫn và hiệu quả của một nhóm được quyết định bởi nhiều yếu tố. Trong số các lựa chọn được đưa ra, đáp án chính xác nhất phản ánh những yếu tố quan trọng này là:

* Sự hấp dẫn của các thành viên: Đây là yếu tố cơ bản. Một nhóm sẽ trở nên hấp dẫn hơn khi các thành viên trong đó được đánh giá cao, có những phẩm chất tích cực, hoặc có khả năng mang lại lợi ích cho người khác. Sự yêu thích, tôn trọng giữa các thành viên góp phần lớn vào sự gắn kết và hấp dẫn của nhóm.
* Sự tương đồng của các thành viên: Các nghiên cứu về động lực nhóm chỉ ra rằng sự tương đồng về quan điểm, giá trị, sở thích, hoặc mục tiêu giữa các thành viên thường dẫn đến sự gắn kết và hấp dẫn cao hơn. Khi các thành viên có điểm chung, họ dễ dàng thấu hiểu, đồng cảm và hợp tác hơn, từ đó tăng cường hiệu quả và sức hút của nhóm.
* Phương tiện cần thiết: Để một nhóm hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu, việc có đủ các nguồn lực, công cụ, thông tin và sự hỗ trợ cần thiết là vô cùng quan trọng. Khi nhóm được trang bị đầy đủ phương tiện, khả năng thành công sẽ cao hơn, từ đó làm tăng sự hấp dẫn của nhóm đối với cả thành viên hiện tại và tiềm năng.

Phân tích các phương án khác:
* Phương án 1: "Các thành viên hiểu nhau" và "Các thành viên cùng đơn vị với nhau" là những yếu tố có thể ảnh hưởng nhưng không phải là ba yếu tố cốt lõi và bao quát nhất theo lý thuyết về sự hấp dẫn của nhóm. "Cùng đơn vị" không phải lúc nào cũng đảm bảo sự hấp dẫn, đôi khi đa dạng lại là điểm mạnh.
* Phương án 2: "Mâu thuẫn nội bộ" và "Băn khoăn lo lắng khi làm việc nhóm" là những yếu tố tiêu cực, làm giảm sự hấp dẫn và hiệu quả của nhóm, hoàn toàn trái ngược với yêu cầu của câu hỏi.
* Phương án 4: "Thống nhất, đoàn kết khi cạnh tranh" là một khía cạnh cụ thể của sự gắn kết trong tình huống cạnh tranh, không phải là yếu tố chung đảm bảo sự hấp dẫn một cách tổng thể như "sự tương đồng của các thành viên".

Do đó, sự kết hợp giữa sự hấp dẫn cá nhân của các thành viên, sự tương đồng giữa họ và các phương tiện cần thiết là những yếu tố cốt lõi nhất, theo Cantwright & Zander, đảm bảo sự hấp dẫn và hiệu quả của một nhóm.

Hoạt động truyền thông trong nhóm là một quá trình tương tác phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều yếu tố để diễn ra hiệu quả. Khi xem xét các yếu tố cấu thành cốt lõi của hoạt động này, chúng ta cần tập trung vào những thành phần không thể thiếu để quá trình trao đổi thông tin và tương tác có thể hình thành.

Phân tích các phương án:

* Phương án 1: Phần truyền; Phản hồi
* Phần truyền (Người gửi/Nguồn): Đây là yếu tố khởi xướng mọi hoạt động truyền thông. Không có người gửi, thông điệp sẽ không được tạo ra và truyền đi. Trong nhóm, bất kỳ thành viên nào phát biểu, đưa ra ý kiến đều đóng vai trò phần truyền.
* Phản hồi (Feedback): Phản hồi là phản ứng của người nhận đối với thông điệp. Yếu tố này cực kỳ quan trọng trong hoạt động truyền thông nhóm vì nó biến quá trình truyền thông từ một chiều (chỉ phát đi) thành hai chiều, tương tác. Phản hồi giúp người gửi biết thông điệp của mình đã được tiếp nhận và hiểu như thế nào, từ đó điều chỉnh thông điệp hoặc hành vi tiếp theo. Sự có mặt của phản hồi ngụ ý rằng đã có một "Phần nhận" tiếp thu thông điệp và tạo ra phản ứng. Do đó, "Phản hồi" thể hiện tính năng động và tương tác, là yếu tố cấu thành hoạt động chứ không chỉ là sự tồn tại của các chủ thể.
* Kết luận: Sự kết hợp giữa "Phần truyền" và "Phản hồi" mô tả chính xác một chu trình truyền thông tương tác và liên tục, rất phù hợp với bản chất của "hoạt động truyền thông trong nhóm". Đây là phương án đúng nhất.

* Phương án 2: Phần truyền; Phần nhận
* Phần truyền (Sender) và Phần nhận (Receiver) là hai chủ thể cơ bản nhất của bất kỳ quá trình truyền thông nào. Tuy nhiên, chúng chủ yếu xác định "ai" tham gia vào quá trình. Để nói về "hoạt động" và đặc biệt là "trong nhóm", nơi sự tương tác là trọng tâm, thì chỉ có người gửi và người nhận vẫn chưa đủ để miêu tả tính năng động và tuần hoàn của quá trình. "Phản hồi" (feedback) mới là yếu tố tạo nên sự tương tác qua lại, điều cần thiết cho một hoạt động truyền thông hiệu quả.

* Phương án 3: Thông tin; Ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
* Thông tin là nội dung của thông điệp được truyền đi. Ngôn ngữ và phi ngôn ngữ là các kênh hoặc hình thức mà thông tin được mã hóa và truyền tải. Chúng là các thành phần quan trọng của thông điệp và kênh truyền, nhưng không phải là các yếu tố "cấu thành hoạt động" theo nghĩa chủ thể (người gửi/người nhận) hay động thái chính (phản hồi) của quá trình truyền thông.

* Phương án 4: Thông tin; Phản hồi
* Sự kết hợp này không đồng nhất. "Thông tin" là nội dung, trong khi "Phản hồi" là một quá trình tương tác. Việc thiếu đi "Phần truyền" (người khởi xướng thông điệp) làm cho cặp yếu tố này không thể cấu thành một hoạt động truyền thông hoàn chỉnh.

Kết luận: "Phần truyền" và "Phản hồi" là hai yếu tố cấu thành hoạt động truyền thông trong nhóm một cách toàn diện nhất, vì chúng không chỉ bao gồm chủ thể khởi xướng mà còn thể hiện tính tương tác, động thái và chu trình hoàn chỉnh của quá trình giao tiếp.

Chuẩn mực nhóm là những quy tắc, tiêu chuẩn hành vi được chia sẻ và chấp nhận bởi các thành viên trong một nhóm. Những quy tắc này có thể được nêu rõ ràng (minh thị) hoặc ngầm hiểu (ẩn tàng), và chúng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng, điều chỉnh hành vi, thái độ và sự tương tác giữa các thành viên.

Phân tích các phương án:
* Phương án 1: Một quy tắc rõ ràng hay ngấm ngầm khi các thành viên làm việc với nhau. Đây là định nghĩa chính xác và toàn diện nhất về chuẩn mực nhóm. Chuẩn mực có thể là những quy tắc được công bố công khai hoặc là những kỳ vọng được mọi người trong nhóm tự động tuân thủ mà không cần phải nói ra.
* Phương án 2: Là yêu cầu đối với các thành viên; khi không tuân theo sẽ bị phạt. Phương án này mô tả một khía cạnh của chuẩn mực nhóm, đó là tính bắt buộc và hệ quả khi vi phạm. Tuy nhiên, việc 'bị phạt' là hậu quả của việc không tuân thủ, không phải là bản chất định nghĩa của chuẩn mực. Hơn nữa, hình phạt có thể đa dạng, từ sự tẩy chay xã hội đến các hình thức kỷ luật chính thức, tùy thuộc vào tính chất của nhóm và mức độ vi phạm.
* Phương án 3: Là phương tiện điều chỉnh thái độ, hành vi của nhóm. Đây là một trong những chức năng quan trọng của chuẩn mực nhóm. Chuẩn mực giúp tạo ra sự ổn định, dự đoán được hành vi và duy trì trật tự trong nhóm. Tuy nhiên, đây là chức năng chứ không phải là định nghĩa của chuẩn mực nhóm.
* Phương án 4: Hệ thống những quy định, mong mỏi của nhóm. Yêu cầu các thành viên phải thực hiện và quyết tâm thực hiện. Phương án này khá gần với định nghĩa, nhưng cụm từ "yêu cầu các thành viên phải thực hiện và quyết tâm thực hiện" mang tính chất quá cứng nhắc và chủ động. Nhiều chuẩn mực được hình thành và tuân thủ một cách tự nhiên, ngầm hiểu, không phải lúc nào cũng đòi hỏi sự "quyết tâm thực hiện" một cách ý thức. Phương án 1 bao quát hơn với tính chất "rõ ràng hay ngấm ngầm".

Vì vậy, phương án 1 cung cấp định nghĩa đầy đủ và chính xác nhất về chuẩn mực nhóm.

Câu hỏi đề cập đến một phong cách lãnh đạo mà ở đó nhân viên được khuyến khích và cho phép tham gia vào quá trình ra quyết định, nhưng người lãnh đạo vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về các quyết định đó và kết quả công việc. Chúng ta hãy phân tích các phương án:

1. Độc đoán: Phong cách lãnh đạo độc đoán là khi người lãnh đạo tự mình đưa ra tất cả các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của nhân viên. Điều này trái ngược hoàn toàn với mô tả trong câu hỏi.
2. Phong cách dân chủ: Trong phong cách lãnh đạo dân chủ, người lãnh đạo khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào việc thảo luận, đóng góp ý kiến và thậm chí là đưa ra quyết định. Tuy nhiên, người lãnh đạo vẫn giữ vai trò chỉ đạo, định hướng và đặc biệt là vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về các quyết định đã được đưa ra và hiệu quả công việc. Đây là phong cách phù hợp nhất với mô tả của câu hỏi.
3. Lãnh đạo quyền uy: Tương tự như phong cách độc đoán, lãnh đạo quyền uy nhấn mạnh quyền lực và sự kiểm soát của người lãnh đạo, thường ít hoặc không cho phép nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định. Điều này không khớp với mô tả.
4. Lãnh đạo trao quyền tự do (Laissez-faire): Phong cách lãnh đạo này trao cho nhân viên mức độ tự chủ và quyền ra quyết định rất cao, người lãnh đạo thường ít can thiệp và chỉ đóng vai trò hỗ trợ khi cần thiết. Mặc dù nhân viên được trao quyền ra quyết định, nhưng mức độ 'người chịu trách nhiệm cuối cùng' của lãnh đạo có thể mờ nhạt hơn so với phong cách dân chủ trong việc giám sát trực tiếp các quyết định đó. Trong phong cách dân chủ, lãnh đạo vẫn tích cực tham gia vào quá trình ra quyết định cùng nhân viên và chịu trách nhiệm cao hơn đối với các quyết định đó.

Như vậy, "Phong cách dân chủ" là lựa chọn chính xác nhất vì nó cân bằng giữa việc trao quyền cho nhân viên và việc duy trì trách nhiệm cuối cùng của người lãnh đạo.

Để phân tích câu hỏi này, chúng ta cần hiểu rõ về Ma trận Eisenhower, một công cụ quản lý thời gian và mức độ ưu tiên công việc do cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower đề xuất. Ma trận này phân loại các nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí: 'Khẩn cấp' và 'Quan trọng', tạo ra bốn nhóm công việc khác nhau:

1. Quan trọng & Khẩn cấp (Quadrant I - Do): Những công việc cần làm ngay lập tức, thường là các cuộc khủng hoảng, vấn đề cấp bách hoặc deadline sát nút. (Ví dụ: Dự án có hạn chót hôm nay).
2. Quan trọng & Không khẩn cấp (Quadrant II - Decide/Schedule): Đây là những công việc không yêu cầu giải quyết ngay lập tức nhưng có ý nghĩa lớn đối với mục tiêu dài hạn, sự phát triển cá nhân và phòng ngừa vấn đề. (Ví dụ: Lập kế hoạch chiến lược, rèn luyện kỹ năng, xây dựng mối quan hệ). Để đảm bảo những công việc này được thực hiện, cần phải chủ động lên lịch và ấn định thời gian cụ thể.
3. Không quan trọng & Khẩn cấp (Quadrant III - Delegate): Những công việc gây gián đoạn và có vẻ khẩn cấp nhưng thực chất lại không đóng góp nhiều vào mục tiêu chính của bạn. Chúng thường có thể được ủy quyền hoặc xử lý nhanh gọn để không làm gián đoạn các công việc quan trọng hơn. (Ví dụ: Một số email không quan trọng, cuộc gọi không cần thiết).
4. Không quan trọng & Không khẩn cấp (Quadrant IV - Delete): Những công việc lãng phí thời gian và không mang lại giá trị. Cần loại bỏ hoặc hạn chế tối đa. (Ví dụ: Xem TV quá nhiều, lướt mạng xã hội không mục đích).

Bây giờ chúng ta sẽ phân tích các phương án:
* Phương án 1: Làm ngay. Đây là cách xử lý cho các công việc thuộc nhóm 'Quan trọng & Khẩn cấp' (Quadrant I). Công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' không yêu cầu làm ngay, nếu làm ngay mà không có kế hoạch rõ ràng có thể làm gián đoạn các công việc khác hoặc không được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
* Phương án 2: Ấn định rõ ngày giờ sẽ làm. Đây chính xác là chiến lược được khuyến nghị cho các công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' (Quadrant II). Bằng cách lên lịch và cam kết thời gian cụ thể, chúng ta đảm bảo rằng những công việc quan trọng này sẽ được thực hiện, không bị lãng quên hoặc trở thành khủng hoảng trong tương lai. Điều này giúp phát triển dài hạn và giảm thiểu áp lực.
* Phương án 3: Làm nhanh gọn, uỷ quyền, giao việc. 'Uỷ quyền, giao việc' là chiến lược cho các công việc 'Không quan trọng nhưng khẩn cấp' (Quadrant III). Mặc dù có thể 'làm nhanh gọn' một số việc, nhưng đối với các công việc quan trọng, việc ủy quyền vội vàng hoặc làm qua loa có thể ảnh hưởng đến chất lượng và mục tiêu dài hạn.
* Phương án 4: Rảnh mới làm, hoặc bỏ. 'Rảnh mới làm' thường khiến các công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' bị trì hoãn vô thời hạn và cuối cùng trở thành 'Quan trọng & Khẩn cấp' hoặc không bao giờ được thực hiện. 'Bỏ' là chiến lược cho các công việc 'Không quan trọng & Không khẩn cấp' (Quadrant IV). Việc bỏ qua các công việc quan trọng sẽ gây hậu quả tiêu cực cho các mục tiêu dài hạn.

Kết luận: Công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' thuộc nhóm Quadrant II. Cách tiếp cận tốt nhất cho nhóm này là lên kế hoạch và ấn định thời gian cụ thể để thực hiện chúng, đảm bảo chúng được hoàn thành một cách chủ động và hiệu quả, góp phần vào thành công lâu dài.