Hai yếu tố cấu thành hoạt động truyền thông trong nhóm.

Chuẩn mực nhóm là những quy tắc, tiêu chuẩn hành vi được chia sẻ và chấp nhận bởi các thành viên trong một nhóm. Những quy tắc này có thể được nêu rõ ràng (minh thị) hoặc ngầm hiểu (ẩn tàng), và chúng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng, điều chỉnh hành vi, thái độ và sự tương tác giữa các thành viên.

Phân tích các phương án:
* Phương án 1: Một quy tắc rõ ràng hay ngấm ngầm khi các thành viên làm việc với nhau. Đây là định nghĩa chính xác và toàn diện nhất về chuẩn mực nhóm. Chuẩn mực có thể là những quy tắc được công bố công khai hoặc là những kỳ vọng được mọi người trong nhóm tự động tuân thủ mà không cần phải nói ra.
* Phương án 2: Là yêu cầu đối với các thành viên; khi không tuân theo sẽ bị phạt. Phương án này mô tả một khía cạnh của chuẩn mực nhóm, đó là tính bắt buộc và hệ quả khi vi phạm. Tuy nhiên, việc 'bị phạt' là hậu quả của việc không tuân thủ, không phải là bản chất định nghĩa của chuẩn mực. Hơn nữa, hình phạt có thể đa dạng, từ sự tẩy chay xã hội đến các hình thức kỷ luật chính thức, tùy thuộc vào tính chất của nhóm và mức độ vi phạm.
* Phương án 3: Là phương tiện điều chỉnh thái độ, hành vi của nhóm. Đây là một trong những chức năng quan trọng của chuẩn mực nhóm. Chuẩn mực giúp tạo ra sự ổn định, dự đoán được hành vi và duy trì trật tự trong nhóm. Tuy nhiên, đây là chức năng chứ không phải là định nghĩa của chuẩn mực nhóm.
* Phương án 4: Hệ thống những quy định, mong mỏi của nhóm. Yêu cầu các thành viên phải thực hiện và quyết tâm thực hiện. Phương án này khá gần với định nghĩa, nhưng cụm từ "yêu cầu các thành viên phải thực hiện và quyết tâm thực hiện" mang tính chất quá cứng nhắc và chủ động. Nhiều chuẩn mực được hình thành và tuân thủ một cách tự nhiên, ngầm hiểu, không phải lúc nào cũng đòi hỏi sự "quyết tâm thực hiện" một cách ý thức. Phương án 1 bao quát hơn với tính chất "rõ ràng hay ngấm ngầm".

Vì vậy, phương án 1 cung cấp định nghĩa đầy đủ và chính xác nhất về chuẩn mực nhóm.

Câu hỏi đề cập đến một phong cách lãnh đạo mà ở đó nhân viên được khuyến khích và cho phép tham gia vào quá trình ra quyết định, nhưng người lãnh đạo vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về các quyết định đó và kết quả công việc. Chúng ta hãy phân tích các phương án:

1. Độc đoán: Phong cách lãnh đạo độc đoán là khi người lãnh đạo tự mình đưa ra tất cả các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của nhân viên. Điều này trái ngược hoàn toàn với mô tả trong câu hỏi.
2. Phong cách dân chủ: Trong phong cách lãnh đạo dân chủ, người lãnh đạo khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào việc thảo luận, đóng góp ý kiến và thậm chí là đưa ra quyết định. Tuy nhiên, người lãnh đạo vẫn giữ vai trò chỉ đạo, định hướng và đặc biệt là vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về các quyết định đã được đưa ra và hiệu quả công việc. Đây là phong cách phù hợp nhất với mô tả của câu hỏi.
3. Lãnh đạo quyền uy: Tương tự như phong cách độc đoán, lãnh đạo quyền uy nhấn mạnh quyền lực và sự kiểm soát của người lãnh đạo, thường ít hoặc không cho phép nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định. Điều này không khớp với mô tả.
4. Lãnh đạo trao quyền tự do (Laissez-faire): Phong cách lãnh đạo này trao cho nhân viên mức độ tự chủ và quyền ra quyết định rất cao, người lãnh đạo thường ít can thiệp và chỉ đóng vai trò hỗ trợ khi cần thiết. Mặc dù nhân viên được trao quyền ra quyết định, nhưng mức độ 'người chịu trách nhiệm cuối cùng' của lãnh đạo có thể mờ nhạt hơn so với phong cách dân chủ trong việc giám sát trực tiếp các quyết định đó. Trong phong cách dân chủ, lãnh đạo vẫn tích cực tham gia vào quá trình ra quyết định cùng nhân viên và chịu trách nhiệm cao hơn đối với các quyết định đó.

Như vậy, "Phong cách dân chủ" là lựa chọn chính xác nhất vì nó cân bằng giữa việc trao quyền cho nhân viên và việc duy trì trách nhiệm cuối cùng của người lãnh đạo.

Để phân tích câu hỏi này, chúng ta cần hiểu rõ về Ma trận Eisenhower, một công cụ quản lý thời gian và mức độ ưu tiên công việc do cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower đề xuất. Ma trận này phân loại các nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí: 'Khẩn cấp' và 'Quan trọng', tạo ra bốn nhóm công việc khác nhau:

1. Quan trọng & Khẩn cấp (Quadrant I - Do): Những công việc cần làm ngay lập tức, thường là các cuộc khủng hoảng, vấn đề cấp bách hoặc deadline sát nút. (Ví dụ: Dự án có hạn chót hôm nay).
2. Quan trọng & Không khẩn cấp (Quadrant II - Decide/Schedule): Đây là những công việc không yêu cầu giải quyết ngay lập tức nhưng có ý nghĩa lớn đối với mục tiêu dài hạn, sự phát triển cá nhân và phòng ngừa vấn đề. (Ví dụ: Lập kế hoạch chiến lược, rèn luyện kỹ năng, xây dựng mối quan hệ). Để đảm bảo những công việc này được thực hiện, cần phải chủ động lên lịch và ấn định thời gian cụ thể.
3. Không quan trọng & Khẩn cấp (Quadrant III - Delegate): Những công việc gây gián đoạn và có vẻ khẩn cấp nhưng thực chất lại không đóng góp nhiều vào mục tiêu chính của bạn. Chúng thường có thể được ủy quyền hoặc xử lý nhanh gọn để không làm gián đoạn các công việc quan trọng hơn. (Ví dụ: Một số email không quan trọng, cuộc gọi không cần thiết).
4. Không quan trọng & Không khẩn cấp (Quadrant IV - Delete): Những công việc lãng phí thời gian và không mang lại giá trị. Cần loại bỏ hoặc hạn chế tối đa. (Ví dụ: Xem TV quá nhiều, lướt mạng xã hội không mục đích).

Bây giờ chúng ta sẽ phân tích các phương án:
* Phương án 1: Làm ngay. Đây là cách xử lý cho các công việc thuộc nhóm 'Quan trọng & Khẩn cấp' (Quadrant I). Công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' không yêu cầu làm ngay, nếu làm ngay mà không có kế hoạch rõ ràng có thể làm gián đoạn các công việc khác hoặc không được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
* Phương án 2: Ấn định rõ ngày giờ sẽ làm. Đây chính xác là chiến lược được khuyến nghị cho các công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' (Quadrant II). Bằng cách lên lịch và cam kết thời gian cụ thể, chúng ta đảm bảo rằng những công việc quan trọng này sẽ được thực hiện, không bị lãng quên hoặc trở thành khủng hoảng trong tương lai. Điều này giúp phát triển dài hạn và giảm thiểu áp lực.
* Phương án 3: Làm nhanh gọn, uỷ quyền, giao việc. 'Uỷ quyền, giao việc' là chiến lược cho các công việc 'Không quan trọng nhưng khẩn cấp' (Quadrant III). Mặc dù có thể 'làm nhanh gọn' một số việc, nhưng đối với các công việc quan trọng, việc ủy quyền vội vàng hoặc làm qua loa có thể ảnh hưởng đến chất lượng và mục tiêu dài hạn.
* Phương án 4: Rảnh mới làm, hoặc bỏ. 'Rảnh mới làm' thường khiến các công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' bị trì hoãn vô thời hạn và cuối cùng trở thành 'Quan trọng & Khẩn cấp' hoặc không bao giờ được thực hiện. 'Bỏ' là chiến lược cho các công việc 'Không quan trọng & Không khẩn cấp' (Quadrant IV). Việc bỏ qua các công việc quan trọng sẽ gây hậu quả tiêu cực cho các mục tiêu dài hạn.

Kết luận: Công việc 'Quan trọng nhưng không khẩn cấp' thuộc nhóm Quadrant II. Cách tiếp cận tốt nhất cho nhóm này là lên kế hoạch và ấn định thời gian cụ thể để thực hiện chúng, đảm bảo chúng được hoàn thành một cách chủ động và hiệu quả, góp phần vào thành công lâu dài.

Ma trận Eisenhower (còn gọi là Ma trận Ưu tiên hoặc Ma trận Khẩn cấp/Quan trọng) là một công cụ quản lý thời gian giúp sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên tính khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Ma trận này chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm chính:

1. Quan trọng – Khẩn cấp (Quadrant 1 - DO): Những công việc cần làm ngay lập tức và tự mình thực hiện. Đây là những khủng hoảng, các vấn đề cấp bách, hoặc các deadline quan trọng. Ví dụ: xử lý sự cố hệ thống, giải quyết khiếu nại khách hàng khẩn cấp.
2. Quan trọng – Không khẩn cấp (Quadrant 2 - PLAN/SCHEDULE): Những công việc quan trọng nhưng không đòi hỏi hành động ngay lập tức. Đây là những việc cần được lên kế hoạch và sắp xếp thời gian để thực hiện, chúng đóng góp vào mục tiêu dài hạn. Ví dụ: lập kế hoạch chiến lược, phát triển kỹ năng cá nhân, xây dựng mối quan hệ.
3. Không quan trọng – Khẩn cấp (Quadrant 3 - DELEGATE): Những công việc tạo cảm giác cấp bách nhưng không thực sự quan trọng đối với mục tiêu cốt lõi của bạn. Đây là những công việc có thể "làm nhanh gọn", "uỷ quyền" hoặc "giao việc công" cho người khác để giải phóng thời gian của bạn cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Ví dụ: trả lời một số email không cần thiết, xử lý các cuộc gọi gián đoạn, các cuộc họp không hiệu quả.
4. Không quan trọng – Không khẩn cấp (Quadrant 4 - ELIMINATE): Những công việc không mang lại giá trị đáng kể và không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức. Những công việc này nên được loại bỏ hoặc hạn chế tối đa. Ví dụ: lướt mạng xã hội vô bổ, xem TV quá nhiều.

Trong câu hỏi, cụm từ "làm nhanh gọn, uỷ quyền, giao việc công" chỉ rõ đặc điểm của những công việc mà chúng ta nên tìm cách hoàn thành nhanh chóng bởi người khác hoặc bằng cách đơn giản hóa, để không mất quá nhiều thời gian của bản thân. Điều này khớp với nhóm công việc "Không quan trọng – nhưng khẩn cấp" (Quadrant 3). Những công việc này thường gây gián đoạn nhưng không đóng góp trực tiếp vào mục tiêu quan trọng, do đó việc ủy quyền hoặc giao cho người khác là cách hiệu quả để giải quyết chúng.

* Phương án 1 (Quan trọng – khẩn cấp): Sai, vì những việc này cần tự mình giải quyết ngay, không phải ủy quyền.
* Phương án 2 (Quan trọng – nhưng không khẩn cấp): Sai, những việc này cần được lên kế hoạch và thực hiện bởi chính mình.
* Phương án 4 (Không quan trọng – không khẩn cấp): Sai, những việc này nên loại bỏ hoặc làm sau cùng, không phải làm nhanh gọn hay ủy quyền.

Kỹ năng truyền thông (hay giao tiếp) được xem là huyết mạch của sinh hoạt nhóm bởi vì nó là nền tảng cho mọi hoạt động và tương tác trong nhóm. Một nhóm không thể hoạt động hiệu quả nếu không có khả năng trao đổi thông tin, ý tưởng, cảm xúc và phản hồi một cách rõ ràng và hiệu quả giữa các thành viên. Kỹ năng truyền thông tốt giúp:

* Trao đổi thông tin: Đảm bảo mọi thành viên nắm bắt được mục tiêu, nhiệm vụ, tiến độ và các vấn đề phát sinh.
* Phối hợp và hợp tác: Giúp các thành viên hiểu rõ vai trò của nhau, phối hợp công việc nhịp nhàng để đạt được mục tiêu chung.
* Giải quyết vấn đề và ra quyết định: Thông qua giao tiếp, các ý kiến được trình bày, thảo luận, phân tích để đưa ra các quyết định tối ưu và giải quyết các thách thức.
* Xây dựng mối quan hệ và tinh thần đồng đội: Giao tiếp cởi mở, lắng nghe tích cực giúp tăng cường sự hiểu biết, tin tưởng và gắn kết giữa các thành viên.
* Phòng ngừa và giải quyết mâu thuẫn: Giao tiếp hiệu quả giúp làm rõ các hiểu lầm, bày tỏ quan điểm một cách xây dựng, từ đó phòng ngừa hoặc giải quyết các xung đột tiềm tàng.

Các kỹ năng khác như "Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn và xung đột", "Kỹ năng họp nhóm", và "Kỹ năng xây dựng tinh thần đồng đội" đều rất quan trọng đối với sự thành công của nhóm, nhưng chúng đều phụ thuộc và được thực hiện hiệu quả hơn khi có nền tảng truyền thông vững chắc. Truyền thông là yếu tố cốt lõi, xuyên suốt mọi khía cạnh của sinh hoạt nhóm.