Sự liên kết nhóm được tăng cường với các điều kiện sau loại trừ

Bản chất của nhóm làm việc (hay nhóm công tác, nhóm dự án) không chỉ là sự tập hợp đơn thuần các cá nhân, mà là một cơ chế tổ chức đặc biệt nhằm đạt được các mục tiêu chung thông qua sự phối hợp và tương tác. Để phân tích kỹ hơn các phương án:

* Phương án 1: "Phát triển một cách tự nhiên nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội và người lao động"
* Đây là một nhận định chung về sự hình thành các nhóm trong xã hội hoặc các nhóm không chính thức. Tuy nhiên, nhóm làm việc trong môi trường tổ chức thường được hình thành một cách có chủ đích, dựa trên yêu cầu công việc cụ thể và mục tiêu đã định, chứ không hoàn toàn tự nhiên. Do đó, nó không phản ánh đúng bản chất của nhóm làm việc theo nghĩa quản lý.

* Phương án 2: "Chia sẻ thông tin và thực hiện phần việc của mình"
* Đây là những hoạt động thường thấy trong một nhóm, nhưng nó chỉ mô tả một phần nhỏ của quá trình làm việc nhóm. Một cá nhân vẫn có thể chia sẻ thông tin và làm phần việc của mình mà không cần là thành viên của một nhóm làm việc gắn kết. Bản chất của nhóm phải bao hàm sự phụ thuộc lẫn nhau và mục tiêu chung, không chỉ là các hành động riêng lẻ.

* Phương án 3: "Một tập hợp người lao động có các năng lực bổ trợ cho nhau"
* Đây là một đặc điểm rất quan trọng, thậm chí là lý tưởng, của một nhóm làm việc *hiệu quả*. Việc có các năng lực bổ trợ giúp nhóm tối ưu hóa hiệu suất và giải quyết vấn đề đa chiều. Tuy nhiên, đây là một *đặc điểm để nhóm hoạt động tốt* chứ không phải là *bản chất định nghĩa* của nhóm. Một nhóm vẫn là nhóm làm việc ngay cả khi năng lực các thành viên chưa hoàn toàn bổ trợ nhau, miễn là họ cùng hướng tới một mục tiêu chung.

* Phương án 4: "Sự chia sẻ, đóng góp của mỗi thành viên vào thực hiện công việc chung của nhóm để đạt được mục tiêu đề ra"
* Đây là phương án chính xác nhất và bao quát nhất về bản chất của nhóm làm việc. Nó nhấn mạnh ba yếu tố cốt lõi: (1) Sự chia sẻ, đóng góp: thể hiện tính tương tác và phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên; (2) Thực hiện công việc chung: chỉ ra tính tập thể và trách nhiệm chung; (3) Để đạt được mục tiêu đề ra: xác định rõ mục đích, định hướng của nhóm. Bản chất của nhóm làm việc là sự phối hợp có mục đích, nơi mỗi thành viên đóng góp vào một nỗ lực chung để đạt được kết quả mà một cá nhân khó có thể đạt được. Các yếu tố này phân biệt nhóm làm việc với một tập hợp người đơn thuần hoặc những người chỉ làm việc độc lập song song.

Kết luận: Phương án 4 mô tả đúng nhất bản chất cốt lõi của một nhóm làm việc, đó là sự hợp tác có mục đích để đạt được các kết quả chung.

Nhóm là một giải pháp làm việc hiệu quả trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi đối mặt với các công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng và sự phối hợp cao.

* Phương án 1 (Không cá nhân nào hội tụ đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và kinh nghiệm để thực hiện công việc đơn độc): Đây là một lý do rất chính đáng để thành lập nhóm. Khi một nhiệm vụ yêu cầu sự đa dạng về kiến thức, chuyên môn hoặc kinh nghiệm mà không một cá nhân nào có thể đáp ứng đầy đủ, việc tập hợp nhiều người với các thế mạnh khác nhau sẽ tạo ra một nguồn lực tổng hợp mạnh mẽ hơn. Các thành viên trong nhóm có thể bổ sung cho nhau, chia sẻ gánh nặng và đưa ra các giải pháp toàn diện hơn.

* Phương án 2 (Công việc đòi hỏi các cá nhân phải phối hợp với nhau, làm việc cùng nhau, phụ thuộc lẫn nhau ở mức độ cao, Mục tiêu mang tính thách thức đặc biệt): Đây cũng là một yếu tố quan trọng khác thúc đẩy việc thành lập nhóm. Đối với những mục tiêu lớn, phức tạp hoặc mang tính đột phá, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin liên tục và sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên. Mức độ phụ thuộc cao giữa các cá nhân trong quá trình làm việc là đặc điểm nổi bật của các nhiệm vụ mà nhóm có thể xử lý hiệu quả hơn so với làm việc độc lập.

* Phương án 3 (Cả A và B): Phương án này kết hợp cả hai lý do trên, mô tả một cách toàn diện nhất các tình huống mà nhóm sẽ là giải pháp tối ưu. Việc thiếu hụt năng lực cá nhân và yêu cầu cao về sự phối hợp, cùng với mục tiêu thách thức, là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy cần có một nhóm làm việc.

Để xác lập và phổ biến mục tiêu trong làm việc nhóm một cách hiệu quả, phương pháp SMART được coi là phù hợp và được ứng dụng rộng rãi nhất. SMART là viết tắt của:

* S (Specific - Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, dễ hiểu, không mơ hồ.
* M (Measurable - Đo lường được): Có các tiêu chí cụ thể để đánh giá tiến độ và kết quả đạt được.
* A (Achievable - Khả thi): Mục tiêu phải có thể đạt được với các nguồn lực và khả năng hiện có.
* R (Relevant - Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với định hướng chung của nhóm và tổ chức.
* T (Time-bound - Có thời hạn): Mục tiêu cần có một khung thời gian cụ thể để hoàn thành.

Việc sử dụng mô hình SMART giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu cần đạt, cách thức đo lường thành công, và cùng nhau cam kết thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

Các phương án khác không phù hợp:
* Phương pháp bắt bóng: Đây không phải là một phương pháp chính thức để thiết lập hoặc phổ biến mục tiêu trong môi trường làm việc nhóm chuyên nghiệp.
* VROOM – YELTON – JAGO: Đây là mô hình ra quyết định của Vroom-Yetton-Jago, tập trung vào phong cách lãnh đạo và mức độ tham gia của cấp dưới vào quá trình ra quyết định, không phải là công cụ chính để xác lập và truyền đạt mục tiêu.
* Phương pháp 5W: Gồm Who, What, When, Where, Why (và đôi khi là How - 5W1H) là một công cụ phân tích để thu thập thông tin và hiểu rõ vấn đề, tình huống. Mặc dù có thể hỗ trợ việc làm rõ một số khía cạnh của mục tiêu, nó không phải là một khung khổ toàn diện để thiết lập và đảm bảo tính hiệu quả của mục tiêu như SMART.

Theo Cantwright & Zander, sự hấp dẫn và hiệu quả của một nhóm được quyết định bởi nhiều yếu tố. Trong số các lựa chọn được đưa ra, đáp án chính xác nhất phản ánh những yếu tố quan trọng này là:

* Sự hấp dẫn của các thành viên: Đây là yếu tố cơ bản. Một nhóm sẽ trở nên hấp dẫn hơn khi các thành viên trong đó được đánh giá cao, có những phẩm chất tích cực, hoặc có khả năng mang lại lợi ích cho người khác. Sự yêu thích, tôn trọng giữa các thành viên góp phần lớn vào sự gắn kết và hấp dẫn của nhóm.
* Sự tương đồng của các thành viên: Các nghiên cứu về động lực nhóm chỉ ra rằng sự tương đồng về quan điểm, giá trị, sở thích, hoặc mục tiêu giữa các thành viên thường dẫn đến sự gắn kết và hấp dẫn cao hơn. Khi các thành viên có điểm chung, họ dễ dàng thấu hiểu, đồng cảm và hợp tác hơn, từ đó tăng cường hiệu quả và sức hút của nhóm.
* Phương tiện cần thiết: Để một nhóm hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu, việc có đủ các nguồn lực, công cụ, thông tin và sự hỗ trợ cần thiết là vô cùng quan trọng. Khi nhóm được trang bị đầy đủ phương tiện, khả năng thành công sẽ cao hơn, từ đó làm tăng sự hấp dẫn của nhóm đối với cả thành viên hiện tại và tiềm năng.

Phân tích các phương án khác:
* Phương án 1: "Các thành viên hiểu nhau" và "Các thành viên cùng đơn vị với nhau" là những yếu tố có thể ảnh hưởng nhưng không phải là ba yếu tố cốt lõi và bao quát nhất theo lý thuyết về sự hấp dẫn của nhóm. "Cùng đơn vị" không phải lúc nào cũng đảm bảo sự hấp dẫn, đôi khi đa dạng lại là điểm mạnh.
* Phương án 2: "Mâu thuẫn nội bộ" và "Băn khoăn lo lắng khi làm việc nhóm" là những yếu tố tiêu cực, làm giảm sự hấp dẫn và hiệu quả của nhóm, hoàn toàn trái ngược với yêu cầu của câu hỏi.
* Phương án 4: "Thống nhất, đoàn kết khi cạnh tranh" là một khía cạnh cụ thể của sự gắn kết trong tình huống cạnh tranh, không phải là yếu tố chung đảm bảo sự hấp dẫn một cách tổng thể như "sự tương đồng của các thành viên".

Do đó, sự kết hợp giữa sự hấp dẫn cá nhân của các thành viên, sự tương đồng giữa họ và các phương tiện cần thiết là những yếu tố cốt lõi nhất, theo Cantwright & Zander, đảm bảo sự hấp dẫn và hiệu quả của một nhóm.

Hoạt động truyền thông trong nhóm là một quá trình tương tác phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều yếu tố để diễn ra hiệu quả. Khi xem xét các yếu tố cấu thành cốt lõi của hoạt động này, chúng ta cần tập trung vào những thành phần không thể thiếu để quá trình trao đổi thông tin và tương tác có thể hình thành.

Phân tích các phương án:

* Phương án 1: Phần truyền; Phản hồi
* Phần truyền (Người gửi/Nguồn): Đây là yếu tố khởi xướng mọi hoạt động truyền thông. Không có người gửi, thông điệp sẽ không được tạo ra và truyền đi. Trong nhóm, bất kỳ thành viên nào phát biểu, đưa ra ý kiến đều đóng vai trò phần truyền.
* Phản hồi (Feedback): Phản hồi là phản ứng của người nhận đối với thông điệp. Yếu tố này cực kỳ quan trọng trong hoạt động truyền thông nhóm vì nó biến quá trình truyền thông từ một chiều (chỉ phát đi) thành hai chiều, tương tác. Phản hồi giúp người gửi biết thông điệp của mình đã được tiếp nhận và hiểu như thế nào, từ đó điều chỉnh thông điệp hoặc hành vi tiếp theo. Sự có mặt của phản hồi ngụ ý rằng đã có một "Phần nhận" tiếp thu thông điệp và tạo ra phản ứng. Do đó, "Phản hồi" thể hiện tính năng động và tương tác, là yếu tố cấu thành hoạt động chứ không chỉ là sự tồn tại của các chủ thể.
* Kết luận: Sự kết hợp giữa "Phần truyền" và "Phản hồi" mô tả chính xác một chu trình truyền thông tương tác và liên tục, rất phù hợp với bản chất của "hoạt động truyền thông trong nhóm". Đây là phương án đúng nhất.

* Phương án 2: Phần truyền; Phần nhận
* Phần truyền (Sender) và Phần nhận (Receiver) là hai chủ thể cơ bản nhất của bất kỳ quá trình truyền thông nào. Tuy nhiên, chúng chủ yếu xác định "ai" tham gia vào quá trình. Để nói về "hoạt động" và đặc biệt là "trong nhóm", nơi sự tương tác là trọng tâm, thì chỉ có người gửi và người nhận vẫn chưa đủ để miêu tả tính năng động và tuần hoàn của quá trình. "Phản hồi" (feedback) mới là yếu tố tạo nên sự tương tác qua lại, điều cần thiết cho một hoạt động truyền thông hiệu quả.

* Phương án 3: Thông tin; Ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
* Thông tin là nội dung của thông điệp được truyền đi. Ngôn ngữ và phi ngôn ngữ là các kênh hoặc hình thức mà thông tin được mã hóa và truyền tải. Chúng là các thành phần quan trọng của thông điệp và kênh truyền, nhưng không phải là các yếu tố "cấu thành hoạt động" theo nghĩa chủ thể (người gửi/người nhận) hay động thái chính (phản hồi) của quá trình truyền thông.

* Phương án 4: Thông tin; Phản hồi
* Sự kết hợp này không đồng nhất. "Thông tin" là nội dung, trong khi "Phản hồi" là một quá trình tương tác. Việc thiếu đi "Phần truyền" (người khởi xướng thông điệp) làm cho cặp yếu tố này không thể cấu thành một hoạt động truyền thông hoàn chỉnh.

Kết luận: "Phần truyền" và "Phản hồi" là hai yếu tố cấu thành hoạt động truyền thông trong nhóm một cách toàn diện nhất, vì chúng không chỉ bao gồm chủ thể khởi xướng mà còn thể hiện tính tương tác, động thái và chu trình hoàn chỉnh của quá trình giao tiếp.