Bạn nên giải quyết xung đột theo hướng thỏa hiệp khi nào?

Để một buổi họp diễn ra hiệu quả, người chủ tọa (người điều hành) đóng vai trò rất quan trọng trong việc định hướng, quản lý và tạo môi trường thuận lợi cho các thành viên tham gia. Dưới đây là phân tích chi tiết các phương án:

* Phương án 1: khuyến khích mọi người tham dự cuộc họp hạn chế phát biểu ý kiến.
* Đây là một quan điểm sai lầm. Mục đích của cuộc họp là để mọi người cùng đóng góp ý kiến, thảo luận, đưa ra giải pháp. Chủ tọa cần khuyến khích, không phải hạn chế, sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên để tận dụng trí tuệ tập thể. Hạn chế phát biểu sẽ làm giảm tính hiệu quả và sự đa dạng của ý kiến.

* Phương án 2: ngăn chặn những ý kiến có tính chất công kích, phê phán lẫn nhau.
* Đây là vai trò chính xác và cần thiết của chủ tọa. Trong một buổi họp, tranh luận là cần thiết để tìm ra phương án tối ưu, nhưng tranh luận phải dựa trên tinh thần xây dựng, tập trung vào vấn đề, không công kích cá nhân hay phê phán mang tính chất phá hoại. Chủ tọa có trách nhiệm duy trì không khí họp chuyên nghiệp, hòa nhã, đảm bảo mọi ý kiến được trình bày một cách tôn trọng và khách quan, tránh những xung đột cá nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.

* Phương án 3: hạn chế hỏi lại để làm sáng tỏ các phát biểu, đóng góp ý kiến khi các đại biểu chưa hiểu ý người đó muốn nói gì.
* Đây cũng là một quan điểm sai lầm. Sự rõ ràng trong giao tiếp là yếu tố then chốt của một cuộc họp thành công. Nếu các đại biểu chưa hiểu rõ một phát biểu hay ý kiến, chủ tọa cần khuyến khích việc đặt câu hỏi để làm sáng tỏ. Điều này giúp đảm bảo mọi người có cùng một sự hiểu biết, tránh hiểu lầm và đưa ra quyết định sai lầm sau này. Việc hạn chế hỏi lại sẽ gây ra sự mơ hồ và thiếu đồng thuận.

* Phương án 4: tập trung ghi lại những gì diễn ra, không nên quan sát thái độ, cử chỉ của mọi người.
* Đây không phải là vai trò chính của chủ tọa. Ghi lại nội dung cuộc họp thường là nhiệm vụ của thư ký. Chủ tọa cần tập trung vào việc điều hành, dẫn dắt cuộc thảo luận. Quan sát thái độ, cử chỉ của các thành viên là rất quan trọng đối với chủ tọa để nắm bắt tâm lý, mức độ tham gia, sự đồng tình hay phản đối, từ đó điều chỉnh cách điều hành để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đạt mục tiêu. Việc bỏ qua các tín hiệu phi ngôn ngữ sẽ khiến chủ tọa mất đi khả năng điều tiết cuộc họp một cách hiệu quả.

Kết luận: Vai trò quan trọng nhất của chủ tọa trong số các lựa chọn đưa ra là duy trì một môi trường thảo luận tích cực và chuyên nghiệp, tránh các xung đột cá nhân gây xao nhãng hoặc phá vỡ không khí cuộc họp.

Câu hỏi mô tả hiện tượng khi một nhóm có quy mô lớn (17 người), một số thành viên có xu hướng không nỗ lực làm việc hết sức như khi họ làm việc độc lập. Đây là một khái niệm quen thuộc trong tâm lý học xã hội, được gọi là hiện tượng ỷ lại xã hội hay 'social loafing'.

Phân tích các phương án:
1. Tính tập thể: Khái niệm này thường đề cập đến tinh thần đoàn kết, hợp tác và trách nhiệm chung của nhóm, thường dẫn đến hiệu suất cao hơn. Hiện tượng được mô tả trong câu hỏi hoàn toàn trái ngược với tính tập thể tích cực.
2. Sự liên kết: Sự liên kết (group cohesion) chỉ mức độ gắn bó, hấp dẫn giữa các thành viên trong nhóm. Mặc dù quy mô nhóm có thể ảnh hưởng đến sự liên kết, nhưng việc giảm nỗ lực cá nhân không phải là bản thân 'sự liên kết' mà là một hệ quả có thể xảy ra trong các nhóm lớn, không gắn kết chặt chẽ.
3. Sự tuân thủ: Sự tuân thủ (conformity) là hành vi điều chỉnh bản thân để phù hợp với các chuẩn mực hoặc yêu cầu của nhóm. Hiện tượng giảm nỗ lực không phải là tuân thủ mà là sự thiếu trách nhiệm cá nhân.
4. Sự ỷ lại: Đây chính xác là hiện tượng được mô tả. 'Sự ỷ lại' (social loafing) là xu hướng các cá nhân bỏ ra ít nỗ lực hơn khi làm việc trong một nhóm lớn so với khi họ làm việc một mình. Điều này thường xảy ra do sự khuếch tán trách nhiệm (diffusion of responsibility) – khi số lượng thành viên tăng lên, mỗi cá nhân cảm thấy trách nhiệm của mình giảm đi và đóng góp của họ ít được chú ý hoặc không quá quan trọng. Họ có thể cảm thấy 'người khác sẽ làm' và do đó giảm bớt nỗ lực của bản thân.

Kết luận: Hiện tượng thành viên giảm nỗ lực khi làm việc trong nhóm lớn, so với khi làm việc độc lập, là minh họa rõ ràng nhất cho 'sự ỷ lại' (social loafing).

Trong một môi trường làm việc nhóm, việc một đồng nghiệp không hoàn thành phần trách nhiệm của mình là một tình huống phổ biến nhưng cần được xử lý một cách khéo léo và chuyên nghiệp để không làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án cũng như mối quan hệ trong nhóm.

Phân tích các phương án:

* Phương án 1: "Không nói gì với sếp, đồng nghiệp khác và lẳng lặng làm nốt phần việc của người đồng nghiệp kia. Bạn cảm thấy bất công nhưng lại sợ mọi người sẽ nghĩ mình nhỏ hen."
* Đây là một cách tiếp cận tiêu cực. Việc tự mình làm hết phần việc của người khác sẽ dẫn đến việc bạn bị quá tải, cảm thấy bất công, và không giải quyết được gốc rễ của vấn đề. Đồng nghiệp của bạn có thể sẽ tiếp tục dựa dẫm và không thay đổi. Hành động này cũng thể hiện sự thiếu tự tin trong việc đối mặt với vấn đề và giao tiếp.

* Phương án 2: "Nói chuyện riêng với người đồng nghiệp kia và nhắc lại phần việc của từng người trong dự án."
* Đây là phương án tối ưu và chuyên nghiệp nhất. Trước khi đưa vấn đề lên cấp trên, việc trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng. Điều này thể hiện sự tôn trọng, giúp tránh những hiểu lầm, và cho phép cả hai cùng nhìn nhận lại trách nhiệm đã được phân công. Có thể đồng nghiệp đó đang gặp khó khăn, hoặc có sự hiểu lầm về phạm vi công việc. Việc nhắc lại phần việc của từng người giúp củng cố sự rõ ràng và trách nhiệm cá nhân. Đây là hành động chủ động giải quyết vấn đề mà không gây xung đột không đáng có.

* Phương án 3: "Tới thẳng phòng sếp và tố cáo. Người kia xứng đáng bị sếp quở trách vì làm không đúng phần việc của mình"
* Đây là một hành động vội vàng và có thể gây căng thẳng không cần thiết trong nhóm. Việc "tố cáo" ngay lập tức mà không cố gắng giải quyết nội bộ trước có thể làm hỏng mối quan hệ với đồng nghiệp và bị sếp đánh giá là thiếu kỹ năng giải quyết vấn đề cá nhân. Escalation lên cấp trên chỉ nên là lựa chọn cuối cùng khi các nỗ lực giao tiếp trực tiếp đã thất bại.

* Phương án 4: "Tiến hành làm hết công việc của họ, tuy nhiên, cần nhắc nhở về nhiệm vụ của từng người trong dự án."
* Phương án này kết hợp điểm yếu của phương án 1 (làm thay việc) và một phần tốt của phương án 2 (nhắc nhở). Tuy nhiên, việc làm hết công việc của họ trước khi có một cuộc trò chuyện rõ ràng và giải pháp từ đồng nghiệp vẫn đặt bạn vào tình thế bị động và quá tải. Việc "nhắc nhở" sẽ hiệu quả hơn nếu nó là một phần của cuộc đối thoại trực tiếp để tìm ra nguyên nhân và giải pháp, chứ không phải là một lời nhắc nhở đơn thuần khi bạn đã gánh vác thay công việc của họ.

Kết luận:
Phương án đúng nhất là nói chuyện riêng với đồng nghiệp. Đây là bước đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng đồng nghiệp và mong muốn giải quyết vấn đề một cách xây dựng. Nó tạo cơ hội cho đồng nghiệp giải thích hoặc cải thiện, đồng thời duy trì một môi trường làm việc nhóm lành mạnh.

Mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi trong mọi tổ chức, nhóm làm việc. Cách mỗi cá nhân phản ứng và giải quyết mâu thuẫn được gọi là phong cách giải quyết mâu thuẫn. Có nhiều phong cách khác nhau, mỗi phong cách mang lại kết quả và tác động riêng.

Trong tình huống này, một thành viên khi có mâu thuẫn nhóm xảy ra lại "không quan tâm đến những gì diễn ra xung quanh mà chỉ cố gắng làm công việc của mình". Hành vi này thể hiện rõ phong cách Né tránh.

* Né tránh (Avoiding): Đây là phong cách mà cá nhân không muốn đối mặt trực tiếp với mâu thuẫn. Họ có thể trì hoãn giải quyết, rút lui, hoặc phớt lờ vấn đề, hy vọng mâu thuẫn sẽ tự biến mất hoặc được người khác giải quyết. Trong trường hợp này, việc chỉ tập trung vào công việc cá nhân, không quan tâm đến mâu thuẫn của nhóm là một dạng né tránh, nhằm tránh xa căng thẳng hoặc trách nhiệm giải quyết.

Các lựa chọn khác không phù hợp với tình huống:
* Đương đầu (Confronting/Competing): Phong cách này liên quan đến việc một cá nhân cố gắng thỏa mãn nhu cầu của bản thân bằng mọi giá, thường là bằng cách thống trị hoặc ép buộc người khác. Nó không phải là việc phớt lờ mâu thuẫn mà là đối đầu trực tiếp.
* Cộng tác (Collaborating): Phong cách này tập trung vào việc tìm kiếm một giải pháp mà cả hai bên đều hài lòng, thông qua đối thoại cởi mở và tìm kiếm lợi ích chung. Nó yêu cầu sự chủ động và tương tác, trái ngược với việc phớt lờ.
* Tuân theo (Accommodating/Smoothing): Phong cách này xảy ra khi một cá nhân nhường nhịn, đặt nhu cầu của người khác lên trên nhu cầu của bản thân để duy trì hòa khí. Mặc dù có yếu tố tránh xung đột trực tiếp, nhưng nó vẫn liên quan đến việc chủ động nhượng bộ, chứ không phải hoàn toàn thờ ơ và chỉ làm việc của mình.

Vì vậy, hành vi của thành viên trong câu hỏi thể hiện rõ phong cách né tránh mâu thuẫn.

Để phân tích tình huống này, chúng ta cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình truyền thông:

1. Phân tích câu hỏi: Câu hỏi mô tả một tình huống trong đó Quang có hành vi phản bác mọi ý kiến của Nam do "những xung đột trong mối quan hệ từ trước". Đây là một yếu tố cá nhân, xuất phát từ bên trong mỗi người tham gia giao tiếp, ảnh hưởng đến cách họ tiếp nhận và phản hồi thông tin.

2. Đánh giá các phương án:
* Phương án 1: "vị trí và quan hệ xã hội"
* Yếu tố "quan hệ xã hội" (mối quan hệ từ trước) là đúng một phần, vì đây là nguyên nhân gốc rễ của xung đột. Tuy nhiên, "vị trí" (địa vị, vai trò) không được đề cập rõ ràng là nguyên nhân trực tiếp của hành vi phản bác trong tình huống này. Hơn nữa, đây là yếu tố bên ngoài, dẫn đến ảnh hưởng bên trong.
* Phương án 2: "các yếu tố chủ quan từ phía người phát hay người nhận"
* Đây là phương án chính xác nhất. "Xung đột trong mối quan hệ từ trước" đã tạo ra một định kiến, một cảm xúc tiêu cực chủ quan từ phía Quang đối với Nam. Định kiến này khiến Quang không tiếp nhận ý kiến của Nam một cách khách quan mà luôn có xu hướng phản bác. Đây chính là một yếu tố chủ quan từ phía người nhận (Quang) đã bóp méo quá trình truyền thông. Các yếu tố chủ quan bao gồm cảm xúc, thái độ, định kiến, kinh nghiệm cá nhân, quan hệ cá nhân, v.v., đều có thể làm sai lệch thông điệp.
* Phương án 3: "môi trường"
* Yếu tố môi trường trong truyền thông thường đề cập đến các yếu tố vật lý (tiếng ồn, nhiệt độ, không gian...), ngữ cảnh văn hóa, xã hội bên ngoài... Chúng không bao gồm các xung đột cá nhân hay định kiến chủ quan bên trong mỗi người.
* Phương án 4: "cả 3 câu đều đúng"
* Do phương án 1 và 3 không hoàn toàn chính xác hoặc không phù hợp nhất, nên phương án này cũng không đúng.

3. Kết luận: Hành vi của Quang xuất phát từ định kiến và cảm xúc tiêu cực hình thành từ mối quan hệ trước đó, đây chính là yếu tố chủ quan của người nhận ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả truyền thông trong cuộc họp.