Một số nguyên tắc khi nghe điện thoại của thư ký tại doanh nghiệp:

1- Không cần nhăc máy vội

2- Chủ động chào hỏi và xưng danh

3- Ghi lại số điện thoại và tên khách hàng

4- Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn

5- Chủ động kết thúc cuộc gọi

6- Cám ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn

Ý 2, 3, 4, 6.

Ý 1, 2, 4, 6

Ý 2, 3, 4, 5.

Ý khác

Trả lời:

Đáp án đúng: A

Các nguyên tắc khi nghe điện thoại của thư ký tại doanh nghiệp bao gồm: * **Chủ động chào hỏi và xưng danh:** Thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp người gọi biết mình đang nói chuyện với ai. * **Ghi lại số điện thoại và tên khách hàng:** Để có thể liên lạc lại khi cần và ghi nhớ thông tin về người gọi. * **Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn:** Đảm bảo hiểu rõ yêu cầu của người gọi. * **Cám ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn (nếu có thể):** Thể hiện sự lịch sự và mong muốn hỗ trợ. Như vậy, đáp án đúng là ý 2, 3, 4, 6.

380 câu trắc nghiệm môn Quản trị văn phòng có đáp án chi tiết - Phần 8

Nhằm giúp các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị ôn thi đạt kết quả cao, tracnghiem.net chia sẻ đến bạn bộ 380 câu trắc nghiệm môn Quản trị văn phòng có đáp án. Mời các bạn cùng tham khảo.

30 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 30:

Những ứng dụng của công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính văn phòng bao gồm những ứng dụng gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về ứng dụng của công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính văn phòng. Các phương án:

- Phương án 1: "Biên tập và soạn thảo văn bản bằng máy vi tính" là một ứng dụng cơ bản và phổ biến của CNTT trong văn phòng.

- Phương án 2: "Hệ quản trị dữ liệu" giúp quản lý và khai thác thông tin hiệu quả hơn.

- Phương án 3: "Sử dụng thư điện tử trong xử lý công việc" giúp trao đổi thông tin nhanh chóng và tiện lợi.

Vì cả ba phương án đều đúng, nên phương án "Tất cả đều đúng" là đáp án chính xác nhất.

Câu 1:

Chức năng nào sau đây là chức năng hậu cần?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Chức năng hậu cần liên quan đến việc quản lý, sử dụng các nguồn lực (kinh phí, tài sản) của một cơ quan hoặc tổ chức. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng các nguồn lực này được sử dụng một cách hiệu quả và hợp lý để hỗ trợ các hoạt động của tổ chức. Các đáp án khác liên quan đến các chức năng tham mưu, tổng hợp thông tin và giao tiếp, không phải là chức năng hậu cần.

Câu 2:

Vai trò của thông tin?

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Thông tin đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh, đặc biệt là trong quản lý và ra quyết định. Cụ thể:

* Phương diện quản lý: Thông tin là yếu tố then chốt để các nhà quản lý nắm bắt tình hình, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và điều phối các hoạt động.
* Cơ sở để ban hành các quyết định: Các quyết định quản lý cần dựa trên thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
* Công dụng quan trọng của nhà quản trị: Việc thu thập, phân tích và sử dụng thông tin là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản trị.

Do đó, tất cả các phương án đều đúng.

Câu 3:

Điền vào chỗ trống trong câu sau đây "Quản trị là .............................sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn"

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Quản trị bao gồm cả yếu tố khoa học và nghệ thuật. Nó là một khoa học vì nó liên quan đến việc sử dụng kiến thức và các nguyên tắc có hệ thống. Đồng thời, nó là một nghệ thuật vì nó đòi hỏi kỹ năng, sự sáng tạo và khả năng thích ứng để giải quyết các vấn đề và đưa ra quyết định hiệu quả trong các tình huống khác nhau. Tuy nhiên, trong các định nghĩa cơ bản về quản trị, "nghệ thuật" thường được sử dụng để nhấn mạnh khía cạnh thực hành và kỹ năng của việc quản lý nguồn lực để đạt được mục tiêu.

Câu 4:

Có bao nhiếu loại công việc hành chính văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Việc phân loại công việc hành chính văn phòng có thể khác nhau tùy theo cách tiếp cận và quy mô của tổ chức. Tuy nhiên, một cách phân loại phổ biến bao gồm các loại công việc sau:

1. Quản lý văn thư, lưu trữ: Bao gồm các công việc như tiếp nhận, phân loại, xử lý, lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ, tài liệu.
2. Lễ tân, hành chính: Bao gồm các công việc như đón tiếp khách, trả lời điện thoại, quản lý thư từ, bưu phẩm.
3. Quản lý cơ sở vật chất: Bao gồm các công việc như quản lý trang thiết bị văn phòng, điều phối bảo trì, sửa chữa.
4. Hỗ trợ hành chính: Bao gồm các công việc như soạn thảo văn bản, chuẩn bị báo cáo, tổ chức hội nghị, sự kiện.

Ngoài ra, tùy theo từng tổ chức có thể có thêm các công việc khác như quản lý nhân sự (chấm công, tính lương), quản lý tài chính (thu chi, thanh toán),... Vì vậy, có thể xem có khoảng 4 loại công việc hành chính văn phòng chính. Tuy nhiên, các cách phân loại khác có thể đưa ra số lượng khác. Trong các đáp án đưa ra, 4 là đáp án hợp lý nhất.

Câu 5:

Nhiệm vụ của Hành chính văn phòng gồm những nhiệm vụ nào?

Lời giải: