Chi phí thuê phòng sẽ được dùng cho cuộc họp dự án là ví dụ minh hoạ cho loại chi phí nào?

Giai đoạn quan trọng cuối cùng của một dự án thường là giai đoạn **hoàn thiện**. Trong giai đoạn này, tất cả các công việc còn lại được hoàn thành, kiểm tra và nghiệm thu để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra. Các giai đoạn khác như 'Quay vòng', 'Chấp thuận', 'Duyệt' có thể là các bước trong quá trình thực hiện dự án, nhưng 'Hoàn thiện' là bước cuối cùng, khép lại dự án.

Câu hỏi tập trung vào việc lựa chọn thành viên cho đội dự án, đặc biệt là tìm ra người ít có khả năng đóng góp tích cực nhất. * **Phương án 1: "Hãy bỏ phiếu về việc này".** Người này có vẻ muốn dân chủ hóa quá trình ra quyết định, không hẳn là xấu, nhưng có thể làm chậm tiến độ nếu lạm dụng. * **Phương án 2: "Ý tưởng này không hoạt động đối với đối thủ cạnh tranh, vậy tại sao chúng ta nghĩ là nó sẽ hoạt động ở đây?"** Người này có vẻ tiêu cực và phản đối đổi mới. Họ tập trung vào những thất bại của người khác hơn là tìm kiếm cơ hội thành công. Đây là người ít có khả năng đóng góp tích cực nhất. * **Phương án 3: "Các nghiên cứu điểm chuẩn cho thấy điều gì?"** Người này dựa trên dữ liệu và bằng chứng để đưa ra quyết định, đây là một phẩm chất tốt. * **Phương án 4: "Ý tưởng có thể thực hiện được nhưng chúng ta có thể phải thực hiện một vài thay đổi nhỏ".** Người này có tư duy thực tế và sẵn sàng điều chỉnh để đạt được mục tiêu. Do đó, phương án 2 là người ít có khả năng nhất mà giám đốc dự án muốn thêm vào đội, vì thái độ tiêu cực và không sẵn sàng đổi mới của họ.

Câu hỏi này liên quan đến việc xác định nguyên nhân gốc rễ của việc kiểm tra chấp thuận dự án không thành công. * **Phương án 1: Hợp đồng không rõ ràng về tiêu chí hoàn tất.** Nếu hợp đồng không nêu rõ các tiêu chí nghiệm thu (ví dụ: các chức năng cụ thể phải hoạt động như thế nào, các tiêu chuẩn hiệu suất phải đáp ứng), thì nhà cung cấp và nhóm dự án có thể có những hiểu lầm khác nhau về việc khi nào công việc được coi là hoàn thành. Điều này dẫn đến việc sản phẩm bàn giao không đáp ứng mong đợi trong quá trình kiểm tra chấp thuận. * **Phương án 2: Kế hoạch của nhà cung cấp không được duyệt đầy đủ.** Nếu kế hoạch của nhà cung cấp (ví dụ: kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch kiểm thử) không được xem xét và phê duyệt kỹ lưỡng, có thể tồn tại những thiếu sót hoặc không phù hợp với yêu cầu của dự án. Điều này có thể dẫn đến việc nhà cung cấp thực hiện công việc theo cách không đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng hoặc chức năng. * **Phương án 3: Tiến trình của nhà cung cấp không được giám sát đầy đủ.** Việc thiếu giám sát trong quá trình thực hiện dự án của nhà cung cấp có thể dẫn đến các vấn đề không được phát hiện sớm. Nếu không có sự theo dõi chặt chẽ, nhà cung cấp có thể đi sai hướng, không tuân thủ các yêu cầu hoặc không giải quyết các vấn đề kịp thời. Điều này có thể dẫn đến việc sản phẩm bàn giao cuối cùng không đáp ứng được các tiêu chí nghiệm thu. Vì cả ba yếu tố trên đều có thể góp phần vào khó khăn trong quá trình kiểm tra chấp thuận, phương án "Cả 3 đáp án trên đều đúng" là đáp án chính xác nhất.

Kiểm thử chấp nhận người dùng (User Acceptance Testing - UAT) là giai đoạn cuối cùng của quá trình kiểm thử phần mềm, trong đó người dùng cuối kiểm tra phần mềm để đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và hoạt động như mong đợi trong môi trường thực tế. Mục tiêu chính của UAT là chứng minh rằng hệ thống đáp ứng các yêu cầu đã được xác định, và người dùng chấp nhận sử dụng hệ thống. Phương án 1 sai vì UAT tập trung vào việc xác nhận chứ không phải cải thiện nhu cầu. Nhu cầu nên được xác định và chốt trước khi UAT diễn ra. Phương án 3 sai vì UAT không phải là một phần của giai đoạn đào tạo triển khai hệ thống. Nó xảy ra trước khi triển khai, để đảm bảo rằng hệ thống sẵn sàng để triển khai. Phương án 4 sai vì UAT không tập trung vào việc tìm lỗi mã. Các loại kiểm thử khác như kiểm thử đơn vị và kiểm thử tích hợp được sử dụng để tìm lỗi mã. Phương án 2 đúng vì UAT nhằm chứng minh rằng hệ thống đáp ứng các yêu cầu đã được xác định. Nếu hệ thống không đáp ứng các yêu cầu, nó sẽ bị từ chối và phải được sửa chữa trước khi được chấp nhận.

Trong tổ chức ma trận, các thành viên dự án báo cáo cho cả quản lý chức năng và quản lý dự án. Do đó, việc quản lý đội ngũ hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo sự hợp tác, giao tiếp và phân công trách nhiệm rõ ràng. Kế hoạch quản lý đội ngũ sẽ xác định vai trò, trách nhiệm, kỹ năng cần thiết, và cách thức quản lý hiệu suất của các thành viên dự án, giúp xây dựng một đội dự án gắn kết và hiệu quả. Các lựa chọn khác ít liên quan trực tiếp đến việc xây dựng và quản lý đội dự án trong môi trường ma trận.