Nhóm làm việc toàn cầu là

Trong quản lý, ủy thác (delegation) là một quá trình quan trọng, trong đó người quản lý giao phó một phần công việc, trách nhiệm và quyền hạn của mình cho cấp dưới. Mục đích của ủy thác là để phân chia khối lượng công việc, phát triển năng lực của nhân viên, và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Có hai yếu tố chính cấu thành nên hình thức ủy thác:

1. Ủy thác công việc (Delegation of tasks/responsibilities): Đây là việc giao phó các nhiệm vụ cụ thể, các phần việc cần thực hiện cho cấp dưới. Khi ủy thác công việc, người quản lý xác định rõ ràng những gì cần được hoàn thành.
2. Ủy thác quyền điều hành (Delegation of authority/power): Đây là việc giao phó quyền hạn cần thiết để cấp dưới có thể thực hiện công việc được ủy thác một cách hiệu quả. Quyền điều hành bao gồm quyền ra quyết định, quyền sử dụng nguồn lực, và quyền hành động trong phạm vi nhất định. Không có quyền điều hành đi kèm, cấp dưới sẽ khó hoàn thành công việc một cách độc lập và hiệu quả.

Về bản chất, để một hoạt động ủy thác thực sự có ý nghĩa và hiệu quả, cần phải đi kèm cả việc ủy thác công việc lẫn ủy thác quyền điều hành. Giao việc mà không giao quyền sẽ khiến người được ủy thác không thể thực hiện; giao quyền mà không có việc cụ thể cũng không có ý nghĩa. Do đó, hình thức ủy thác đầy đủ và chính xác nhất bao gồm cả hai yếu tố này.

* Phương án 1 (Uỷ thác công việc) chỉ nêu một phần của quá trình ủy thác, chưa đầy đủ.
* Phương án 2 (Uỷ thác quyền điều hành) cũng chỉ nêu một phần khác, cần phải có công việc đi kèm.
* Phương án 3 (Uỷ thác công việc và uỷ thác quyền điều hành) là sự kết hợp hoàn chỉnh, phản ánh đúng bản chất của quá trình ủy thác hiệu quả trong quản lý. Đây là đáp án đúng và đầy đủ nhất.

Câu nói: "Có hành động mới tạo ra kết quả, từ hành động sẽ nảy sinh nhu cầu" mô tả một nguyên lý cơ bản về sự phát triển và tiến bộ. Nó nhấn mạnh rằng chính việc thực hiện hành động và đạt được kết quả sẽ là nguồn gốc để phát hiện ra những vấn đề mới, những cơ hội mới, hay những yêu cầu chưa được đáp ứng, từ đó thúc đẩy sự tiến lên.

* Phân tích các phương án:
* 1. Cải tiến: "Cải tiến" (Improvement) là quá trình làm cho một thứ gì đó đã tồn tại trở nên tốt hơn, hiệu quả hơn, hoặc đáp ứng nhu cầu tốt hơn. Cải tiến thường dựa trên việc phân tích các kết quả hiện có để xác định điểm yếu và cơ hội. Mặc dù cải tiến cũng bao gồm hành động và từ đó nảy sinh nhu cầu, nhưng cụm từ "nảy sinh nhu cầu" trong câu hỏi có hàm ý rộng hơn, về sự ra đời của những đòi hỏi mới mẻ, không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa những cái đã có.
* 2. Đổi mới: "Đổi mới" (Innovation) là việc tạo ra những ý tưởng, phương pháp, sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoặc thay đổi đáng kể những cái đã có. Khi chúng ta thực hiện hành động đổi mới, chúng ta tạo ra những kết quả mới mẻ (ví dụ: một sản phẩm mới, một công nghệ mới). Chính những kết quả mới này sẽ mở ra một chân trời mới, làm phát sinh những nhu cầu hoàn toàn mới hoặc định hình lại các nhu cầu hiện có (ví dụ: phát minh ra điện thoại thông minh đã tạo ra vô vàn nhu cầu về ứng dụng, dịch vụ mạng, phụ kiện, v.v.). Do đó, "đổi mới" phù hợp nhất với ý nghĩa của câu nói, vì hành động đổi mới không chỉ tạo ra kết quả mà còn chủ động khơi nguồn cho những nhu cầu tiếp theo.
* 3. Thay thế: "Thay thế" (Replacement) đơn thuần là việc loại bỏ một cái cũ để đặt một cái mới vào vị trí đó. Hành động này không nhất thiết bao hàm quá trình tạo ra kết quả hay từ đó nảy sinh nhu cầu theo một cách sáng tạo hoặc tiến hóa.
* 4. Tất cả đều sai: Do có một phương án phù hợp, phương án này là không chính xác.

Kết luận, "Đổi mới" là khái niệm bao hàm ý nghĩa rằng chính những hành động tạo ra cái mới sẽ là động lực để phát sinh những nhu cầu và yêu cầu tiếp theo, thúc đẩy chu trình phát triển liên tục.

Hoạt động cải tiến, đặc biệt là theo triết lý Kaizen, thường tập trung vào việc tạo ra những thay đổi nhỏ, liên tục và tích lũy theo thời gian. Các đặc điểm chính bao gồm:

1. Sử dụng kỹ thuật hiện tại: Hoạt động cải tiến thường bắt đầu bằng cách tối ưu hóa các quy trình, công cụ và kỹ thuật đang được sử dụng. Mục tiêu là tìm ra những cách thức hiệu quả hơn để thực hiện công việc với nguồn lực hiện có, thay vì ngay lập tức đầu tư vào công nghệ hay kỹ thuật hoàn toàn mới. Điều này giúp giảm chi phí, tăng tính khả thi và khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người.
2. Dài hạn và không đột ngột: Hiệu quả của hoạt động cải tiến không đến từ những thay đổi đột phá, mang tính cách mạng mà từ sự tích lũy của vô số những cải tiến nhỏ. Những thay đổi này diễn ra dần dần, liên tục trong một khoảng thời gian dài, mang lại sự ổn định và bền vững cho hệ thống. Kết quả cuối cùng là sự cải thiện đáng kể về chất lượng, năng suất và hiệu quả hoạt động.

Phân tích các phương án:
* Phương án 1: Kỹ thuật hiện tại - dài hạn không đột ngột. Phương án này mô tả chính xác bản chất và hiệu quả của hoạt động cải tiến. Nó nhấn mạnh việc sử dụng những gì đang có để tạo ra những thay đổi nhỏ, liên tục và mang lại lợi ích lâu dài.
* Phương án 2: Kỹ thuật hiện tại - ngắn hạn tác động ngay. Mặc dù một số cải tiến nhỏ có thể mang lại tác động ngay lập tức, nhưng nhìn chung, mục tiêu và hiệu quả tổng thể của hoạt động cải tiến là hướng tới sự bền vững và tích lũy trong dài hạn, không chỉ dừng lại ở tác động ngắn hạn.
* Phương án 3 và 4: Dài hạn không đột ngột - kỹ thuật mới. Phần "dài hạn không đột ngột" là đúng. Tuy nhiên, việc cải tiến không nhất thiết phải dựa trên "kỹ thuật mới". Nhiều hoạt động cải tiến tập trung vào việc tối ưu hóa "kỹ thuật hiện tại" để đạt được hiệu quả cao hơn. Việc giới thiệu kỹ thuật mới thường gắn liền với đổi mới (innovation) hoặc tái cấu trúc (re-engineering) hơn là chỉ đơn thuần là cải tiến liên tục (continuous improvement).

Do đó, phương án 1 là phù hợp và chính xác nhất để mô tả tính chất và hiệu quả của hoạt động cải tiến.

Khi lựa chọn thành viên cho một nhóm làm việc, việc đánh giá các tiêu chuẩn một cách toàn diện là cực kỳ quan trọng để đảm bảo hiệu suất và sự gắn kết của nhóm.

1. Kỹ năng chuyên môn: Đây là yếu tố nền tảng. Các thành viên cần có đủ kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ được giao, đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm. Thiếu hụt kỹ năng chuyên môn có thể dẫn đến việc chậm trễ, sai sót và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

2. Kỹ năng làm việc theo nhóm: Một nhóm hiệu quả không chỉ là tổng hòa của các cá nhân giỏi mà còn là sự phối hợp ăn ý. Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm khả năng giao tiếp, lắng nghe, hợp tác, giải quyết xung đột, chia sẻ thông tin và hỗ trợ lẫn nhau. Những kỹ năng này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự gắn kết và đạt được hiệu suất cao hơn.

3. Phẩm chất cá nhân: Các phẩm chất như tinh thần trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp, sự chủ động, khả năng thích nghi, thái độ tích cực, sự trung thực và lòng tin cậy có vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa nhóm. Một thành viên có phẩm chất tốt sẽ đóng góp vào sự ổn định, tin cậy và sự phát triển bền vững của nhóm, giảm thiểu các mâu thuẫn và tăng cường sự hài lòng trong công việc.

Vì vậy, để xây dựng một nhóm làm việc mạnh mẽ và hiệu quả, cần phải xem xét tất cả các tiêu chuẩn trên một cách đồng bộ. Việc chỉ tập trung vào một yếu tố mà bỏ qua các yếu tố khác có thể dẫn đến những hạn chế và khó khăn trong quá trình hoạt động của nhóm.

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian và ưu tiên công việc hiệu quả, giúp phân loại các nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Ma trận này chia công việc thành bốn nhóm:

1. Quan trọng – Khẩn cấp (Quadrant 1 - Do): Đây là những công việc đòi hỏi sự chú ý và hành động ngay lập tức vì chúng có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và có thời hạn gần kề. Đối với loại công việc này, bạn cần "làm nhanh gọn" và trực tiếp giải quyết. Ví dụ: giải quyết một cuộc khủng hoảng, hoàn thành dự án sắp đến hạn, các vấn đề khẩn cấp.
2. Quan trọng – Không khẩn cấp (Quadrant 2 - Plan/Schedule): Đây là những công việc quan trọng nhưng không có thời hạn gấp rút. Chúng thường liên quan đến mục tiêu dài hạn, phát triển bản thân, lập kế hoạch và xây dựng mối quan hệ. Công việc ở nhóm này cần được lên kế hoạch và sắp xếp thời gian cụ thể để thực hiện.
3. Không quan trọng – Khẩn cấp (Quadrant 3 - Delegate): Đây là những công việc có vẻ khẩn cấp nhưng thực chất lại không quan trọng đối với mục tiêu cốt lõi của bạn. Chúng thường là những gián đoạn, yêu cầu của người khác, hoặc các nhiệm vụ có thể ủy quyền. Đối với loại công việc này, chiến lược tối ưu là "uỷ quyền" hoặc "giao việc" cho người khác để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
4. Không quan trọng – Không khẩn cấp (Quadrant 4 - Eliminate): Đây là những công việc không đóng góp nhiều giá trị và cũng không khẩn cấp. Chúng thường là những hoạt động lãng phí thời gian và nên được loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa.

Câu hỏi đề cập đến hành động "làm nhanh gọn, uỷ quyền, giao việc".
* "Làm nhanh gọn" trực tiếp ứng với công việc "Quan trọng – khẩn cấp" (Quadrant 1), vì những việc này cần được xử lý ngay lập tức bởi chính bạn.
* "Uỷ quyền, giao việc" trực tiếp ứng với công việc "Không quan trọng – nhưng khẩn cấp" (Quadrant 3), vì những việc này cần được giải quyết nhanh chóng nhưng không nhất thiết phải do bạn thực hiện.

Do câu hỏi liệt kê cả hai hành động áp dụng cho hai nhóm công việc khác nhau trong Ma trận Eisenhower, điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn. Tuy nhiên, nếu phải chọn một "đặc tính" bao gồm các hành động "làm nhanh gọn" và "uỷ quyền, giao việc" thì chúng đều là các cách xử lý nhanh chóng các công việc có tính khẩn cấp.

Trong các lựa chọn, phương án (1) "Quan trọng – khẩn cấp" là loại công việc mà bạn sẽ "làm nhanh gọn" trực tiếp, vì chúng là trọng tâm và yêu cầu hành động cá nhân ngay lập tức. Phương án này đại diện cho những nhiệm vụ cốt lõi mà một người quản lý phải tự mình giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Mặc dù "ủy quyền, giao việc" (áp dụng cho nhóm "Không quan trọng – nhưng khẩn cấp") cũng là một chiến lược quản lý tác vụ khẩn cấp, nhưng "làm nhanh gọn" thường được coi là phản ứng đầu tiên và quan trọng nhất đối với những vấn đề có tầm ảnh hưởng lớn và cần sự can thiệp trực tiếp của bản thân. Do đó, phương án (1) là lựa chọn phù hợp nhất khi xem xét hành động trực tiếp và ưu tiên cao nhất.