Trong các giai đoạn lập kế hoạch, tiền cần phải được dự thảo ngân sách cho một trong những điều nào sau đây sau các nhiệm vụ hoàn thiện?

Câu hỏi này liên quan đến việc giải quyết xung đột và cải thiện sự hợp tác giữa các đội ngũ trong một dự án. Dưới đây là phân tích từng lựa chọn:

A. Xác định lại vai trò và trách nhiệm của đội ngũ thành viên: Mặc dù việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm là quan trọng, nhưng nó không trực tiếp giải quyết vấn đề thiếu hợp tác giữa các đội ngũ. Có thể các đội ngũ đã biết vai trò của mình, nhưng vẫn không làm việc cùng nhau hiệu quả.

B. Ngồi với các đội ngũ thành viên liên quan để thảo luận sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa họ: Đây là một lựa chọn tốt. Việc tạo ra một không gian để các đội ngũ thảo luận về cách công việc của họ ảnh hưởng đến các đội ngũ khác có thể giúp họ hiểu và phối hợp tốt hơn.

C. Thúc đẩy các đội ngũ thành viên hợp tác: Lựa chọn này khá chung chung. "Thúc đẩy" có thể không đủ để giải quyết vấn đề cụ thể là các đội ngũ không làm việc cùng nhau tốt. Cần có hành động cụ thể hơn.

D. Thưởng cho các đội ngũ thành viên làm việc cùng nhau tốt: Mặc dù việc khen thưởng có thể khuyến khích sự hợp tác, nhưng nó không giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là tại sao các đội ngũ không làm việc cùng nhau ngay từ đầu. Nó cũng có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh.

Trong các lựa chọn trên, lựa chọn B là phù hợp nhất vì nó tập trung vào việc giải quyết trực tiếp vấn đề bằng cách tạo điều kiện cho các đội ngũ giao tiếp và hiểu rõ hơn về sự phụ thuộc lẫn nhau của họ. Điều này có thể dẫn đến sự hợp tác hiệu quả hơn.

Câu hỏi này kiểm tra khả năng của giám đốc dự án trong việc quản lý các vấn đề phát sinh trong cuộc họp và đảm bảo tiến độ dự án không bị ảnh hưởng. Các lựa chọn cần được xem xét dựa trên tính hiệu quả và khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và có tổ chức.

A. Tiếp tục cuộc họp muộn hơn thời gian theo lịch trình cho tới khi vấn đề được giải quyết: Phương án này không hiệu quả vì có thể ảnh hưởng đến thời gian của các thành viên khác và không đảm bảo vấn đề sẽ được giải quyết ngay lập tức.

B. Tiếp tục cuộc họp theo chính sách giải quyết xung đột của công ty: Nếu vấn đề không phải là xung đột, thì việc áp dụng chính sách giải quyết xung đột có thể không phù hợp và tốn thời gian.

C. Kết thúc cuộc họp đúng giờ, điều tra vấn đề một cách kỹ lưỡng và chú trọng vào vấn đề trong cuộc họp dự án hàng tuần tiếp theo: Phương án này không phù hợp vì vấn đề có thể khiến dự án bị tạm ngừng nếu không được giải quyết kịp thời.

D. Kết thúc cuộc họp đúng giờ và sắp xếp cuộc họp khác để giải quyết vấn đề: Đây là phương án tốt nhất vì nó cho phép tập trung giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng đến lịch trình của các thành viên khác. Việc sắp xếp một cuộc họp riêng sẽ tạo điều kiện cho việc thảo luận chi tiết và tìm ra giải pháp hiệu quả.

Giám đốc dự án cần gửi yêu cầu thay đổi tới nhà tài trợ và các bên liên quan khi chi phí dự kiến vượt quá mức biến động (variance) đã được phê duyệt trong ngân sách. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhận thức được tác động tài chính và có thể đưa ra quyết định phù hợp.