Quy trình quản lý hồ sơ trong văn phòng bao gồm mấy bước?

2 bước

3 bước

5 bước

7 bước

Trả lời:

Đáp án đúng: C

Quy trình quản lý hồ sơ trong văn phòng thường bao gồm 5 bước chính: (1) Thu thập và tiếp nhận hồ sơ, (2) Phân loại và sắp xếp hồ sơ, (3) Xử lý và cập nhật thông tin hồ sơ, (4) Lưu trữ và bảo quản hồ sơ, (5) Tìm kiếm và khai thác hồ sơ.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 11

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 3:

Một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Hiệu quả làm việc của văn phòng thường được đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí, trong đó quan trọng nhất là hiệu quả sử dụng tài nguyên (văn phòng phẩm, thiết bị, không gian làm việc, v.v.) để đảm bảo tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu lãng phí. Các tiêu chí khác như chi phí hoạt động cũng quan trọng, nhưng hiệu quả sử dụng tài nguyên thường là một phần cốt lõi để đánh giá sự tối ưu trong vận hành. Số lượng nhân viên và số lượng khách hàng không trực tiếp phản ánh hiệu quả làm việc của văn phòng mà là các yếu tố liên quan đến quy mô và hiệu quả kinh doanh của tổ chức nói chung.

Câu 4:

Quản lý văn phòng cần làm gì để duy trì sự tổ chức và ngăn nắp?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Để duy trì sự tổ chức và ngăn nắp trong văn phòng, quản lý cần thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng để mọi người tuân theo và sử dụng công nghệ để hỗ trợ các hoạt động quản lý, lưu trữ thông tin, và giao tiếp. Việc tăng số lượng nhân viên, giảm thời gian làm việc, hay tăng diện tích văn phòng không trực tiếp giải quyết vấn đề tổ chức và ngăn nắp.

Câu 5:

Văn phòng không giấy là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc mà việc sử dụng giấy được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn bằng cách sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để tạo, lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin. Điều này bao gồm việc sử dụng máy tính, phần mềm, lưu trữ đám mây và các công cụ khác để thay thế các tài liệu giấy truyền thống. Do đó, đáp án B là chính xác nhất. Các đáp án còn lại đều không đúng vì văn phòng không giấy vẫn sử dụng thiết bị điện tử, máy tính và cần có nhân viên để vận hành.

Câu 6:

Trong văn phòng điện tử, việc sử dụng phần mềm nào giúp cải thiện quản lý thông tin?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Trong văn phòng điện tử, việc quản lý thông tin là rất quan trọng. Các thiết bị như máy in, máy fax, và máy photocopy hỗ trợ các hoạt động khác nhau, nhưng không trực tiếp cải thiện việc quản lý thông tin. Hệ thống quản lý thông tin (ví dụ: phần mềm quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu, hệ thống CRM) được thiết kế để tổ chức, lưu trữ, truy xuất và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Vì vậy, đáp án đúng là C.

Câu 7:

Quản trị văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Quản trị văn phòng là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động trong văn phòng nhằm đảm bảo hiệu quả công việc. Điều này bao gồm việc tổ chức, sắp xếp, điều hành và kiểm soát các nguồn lực (nhân sự, tài chính, vật tư...) để hỗ trợ các hoạt động chuyên môn của tổ chức. Do đó, đáp án A là đáp án chính xác nhất, thể hiện đúng bản chất của quản trị văn phòng. Các đáp án B, C, và D đề cập đến các lĩnh vực quản lý khác, không phải là quản trị văn phòng.

Câu 8:

Công cụ nào sau đây hỗ trợ tốt nhất trong quản lý tài liệu văn phòng?

Lời giải: