Lưu trữ thông tin điện tử giúp doanh nghiệp như thế nào?

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng tới việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy bằng cách số hóa tài liệu và quy trình làm việc. Lợi ích chính của nó bao gồm giảm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và xử lý giấy tờ, đồng thời tăng hiệu quả quản lý thông tin và quy trình làm việc thông qua việc dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và truy cập tài liệu điện tử. Các phương án khác không phản ánh đúng lợi ích của văn phòng không giấy.

Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc mà việc sử dụng giấy được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn bằng cách số hóa tài liệu. Điều này giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển giấy tờ. Quan trọng hơn, nó giúp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Do đó, đáp án B là chính xác nhất. Các đáp án còn lại không đúng vì văn phòng không giấy làm giảm chi phí, tăng tính bảo mật (thông qua các biện pháp bảo mật điện tử), và không làm tăng số lượng tài liệu (thực tế là làm giảm số lượng tài liệu vật lý).

Văn phòng chia sẻ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì chúng giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, cơ sở vật chất, và các dịch vụ hỗ trợ văn phòng. Đồng thời, văn phòng chia sẻ còn tạo ra môi trường làm việc năng động, đa dạng, từ đó mở ra cơ hội hợp tác và kết nối với các doanh nghiệp khác. Các lựa chọn còn lại đều không phải là lợi ích của việc sử dụng văn phòng chia sẻ:
- A. Tăng chi phí vận hành: Văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí vận hành.
- C. Tăng số lượng tài liệu giấy: Văn phòng chia sẻ thường khuyến khích sử dụng tài liệu điện tử.
- D. Giảm hiệu quả làm việc: Văn phòng chia sẻ có thể tăng hiệu quả làm việc nhờ môi trường chuyên nghiệp và tiện nghi.

Mục tiêu chính của quản trị văn phòng là tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, nơi thông tin được quản lý tốt và các quy trình làm việc được tối ưu hóa. Điều này giúp tăng năng suất và giảm chi phí. Phương án A phản ánh chính xác mục tiêu này. Các phương án còn lại không phù hợp: B làm tăng chi phí thay vì giảm, C có thể không liên quan trực tiếp đến quản trị văn phòng (mà liên quan đến quản lý nhân sự), và D đi ngược lại xu hướng số hóa và quản lý văn phòng hiện đại.