Quản lý văn phòng cần làm gì để duy trì sự tổ chức và ngăn nắp?

Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng và sử dụng công nghệ hỗ trợ

Tăng số lượng nhân viên

Giảm thời gian làm việc

Tăng diện tích văn phòng

Trả lời:

Đáp án đúng: A

Để duy trì sự tổ chức và ngăn nắp trong văn phòng, quản lý cần thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng để mọi người tuân theo và sử dụng công nghệ để hỗ trợ các hoạt động quản lý, lưu trữ thông tin, và giao tiếp. Việc tăng số lượng nhân viên, giảm thời gian làm việc, hay tăng diện tích văn phòng không trực tiếp giải quyết vấn đề tổ chức và ngăn nắp.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 11

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 5:

Văn phòng không giấy là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc mà việc sử dụng giấy được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn bằng cách sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để tạo, lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin. Điều này bao gồm việc sử dụng máy tính, phần mềm, lưu trữ đám mây và các công cụ khác để thay thế các tài liệu giấy truyền thống. Do đó, đáp án B là chính xác nhất. Các đáp án còn lại đều không đúng vì văn phòng không giấy vẫn sử dụng thiết bị điện tử, máy tính và cần có nhân viên để vận hành.

Câu 6:

Trong văn phòng điện tử, việc sử dụng phần mềm nào giúp cải thiện quản lý thông tin?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Trong văn phòng điện tử, việc quản lý thông tin là rất quan trọng. Các thiết bị như máy in, máy fax, và máy photocopy hỗ trợ các hoạt động khác nhau, nhưng không trực tiếp cải thiện việc quản lý thông tin. Hệ thống quản lý thông tin (ví dụ: phần mềm quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu, hệ thống CRM) được thiết kế để tổ chức, lưu trữ, truy xuất và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Vì vậy, đáp án đúng là C.

Câu 7:

Quản trị văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Quản trị văn phòng là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động trong văn phòng nhằm đảm bảo hiệu quả công việc. Điều này bao gồm việc tổ chức, sắp xếp, điều hành và kiểm soát các nguồn lực (nhân sự, tài chính, vật tư...) để hỗ trợ các hoạt động chuyên môn của tổ chức. Do đó, đáp án A là đáp án chính xác nhất, thể hiện đúng bản chất của quản trị văn phòng. Các đáp án B, C, và D đề cập đến các lĩnh vực quản lý khác, không phải là quản trị văn phòng.

Câu 8:

Công cụ nào sau đây hỗ trợ tốt nhất trong quản lý tài liệu văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS) được thiết kế chuyên dụng để tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu một cách hiệu quả trong môi trường văn phòng. Các lựa chọn khác như sổ ghi chép, máy photocopy và hộp đựng tài liệu chỉ là các công cụ hỗ trợ rời rạc, không cung cấp khả năng quản lý tài liệu toàn diện và có hệ thống như DMS. Do đó, DMS là công cụ tốt nhất cho việc quản lý tài liệu văn phòng.

Câu 9:

Công nghệ điện toán đám mây giúp gì cho văn phòng hiện đại?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ và truy xuất dữ liệu từ xa thông qua internet. Điều này mang lại sự linh hoạt cao cho văn phòng hiện đại, cho phép nhân viên truy cập dữ liệu từ mọi nơi, mọi lúc, miễn là có kết nối internet. Các lựa chọn khác đều không đúng vì điện toán đám mây giúp giảm chi phí lưu trữ (thay vì tăng), tăng tính linh hoạt (thay vì giảm), và có thể tăng cường bảo mật thông tin (nếu được cấu hình đúng cách) chứ không phải giảm bảo mật.

Câu 10:

Văn phòng chia sẻ có ưu điểm gì?

Lời giải: