Trong văn phòng điện tử, việc sử dụng phần mềm nào giúp cải thiện quản lý thông tin?

Máy in

Máy fax

Hệ thống quản lý thông tin

Máy photocopy

Trả lời:

Đáp án đúng: C

Trong văn phòng điện tử, việc quản lý thông tin là rất quan trọng. Các thiết bị như máy in, máy fax, và máy photocopy hỗ trợ các hoạt động khác nhau, nhưng không trực tiếp cải thiện việc quản lý thông tin. Hệ thống quản lý thông tin (ví dụ: phần mềm quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu, hệ thống CRM) được thiết kế để tổ chức, lưu trữ, truy xuất và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Vì vậy, đáp án đúng là C.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 11

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 7:

Quản trị văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Quản trị văn phòng là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động trong văn phòng nhằm đảm bảo hiệu quả công việc. Điều này bao gồm việc tổ chức, sắp xếp, điều hành và kiểm soát các nguồn lực (nhân sự, tài chính, vật tư...) để hỗ trợ các hoạt động chuyên môn của tổ chức. Do đó, đáp án A là đáp án chính xác nhất, thể hiện đúng bản chất của quản trị văn phòng. Các đáp án B, C, và D đề cập đến các lĩnh vực quản lý khác, không phải là quản trị văn phòng.

Câu 8:

Công cụ nào sau đây hỗ trợ tốt nhất trong quản lý tài liệu văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS) được thiết kế chuyên dụng để tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu một cách hiệu quả trong môi trường văn phòng. Các lựa chọn khác như sổ ghi chép, máy photocopy và hộp đựng tài liệu chỉ là các công cụ hỗ trợ rời rạc, không cung cấp khả năng quản lý tài liệu toàn diện và có hệ thống như DMS. Do đó, DMS là công cụ tốt nhất cho việc quản lý tài liệu văn phòng.

Câu 9:

Công nghệ điện toán đám mây giúp gì cho văn phòng hiện đại?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ và truy xuất dữ liệu từ xa thông qua internet. Điều này mang lại sự linh hoạt cao cho văn phòng hiện đại, cho phép nhân viên truy cập dữ liệu từ mọi nơi, mọi lúc, miễn là có kết nối internet. Các lựa chọn khác đều không đúng vì điện toán đám mây giúp giảm chi phí lưu trữ (thay vì tăng), tăng tính linh hoạt (thay vì giảm), và có thể tăng cường bảo mật thông tin (nếu được cấu hình đúng cách) chứ không phải giảm bảo mật.

Câu 10:

Văn phòng chia sẻ có ưu điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng chia sẻ (shared office) có ưu điểm chính là tăng cơ hội hợp tác giữa các cá nhân và tổ chức khác nhau, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, cơ sở vật chất, và các dịch vụ hỗ trợ khác. Các lựa chọn khác không phải là ưu điểm của văn phòng chia sẻ:
- A. Giảm tính linh hoạt: Văn phòng chia sẻ thường tăng tính linh hoạt vì cho phép người dùng thuê không gian theo nhu cầu, thay vì bị ràng buộc với hợp đồng thuê dài hạn.
- C. Tăng chi phí vận hành: Văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí vận hành vì các chi phí này được chia sẻ giữa nhiều người dùng.
- D. Giảm năng suất: Văn phòng chia sẻ có thể tăng năng suất nhờ môi trường làm việc năng động và cơ hội hợp tác.

Câu 11:

Lưu trữ tài liệu điện tử có ưu điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Lưu trữ tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống. Ưu điểm lớn nhất là khả năng truy xuất nhanh chóng và dễ dàng thông qua các công cụ tìm kiếm và hệ thống quản lý tài liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin. Đồng thời, việc lưu trữ điện tử giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến in ấn, bảo quản và không gian lưu trữ vật lý. Do đó, phương án B là chính xác nhất.

Câu 12:

Lưu trữ thông tin điện tử giúp doanh nghiệp như thế nào?

Lời giải: