Công cụ nào sau đây hỗ trợ tốt nhất trong quản lý tài liệu văn phòng?

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS)

Sổ ghi chép

Máy photocopy

Hộp đựng tài liệu

Trả lời:

Đáp án đúng: A

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS) được thiết kế chuyên dụng để tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu một cách hiệu quả trong môi trường văn phòng. Các lựa chọn khác như sổ ghi chép, máy photocopy và hộp đựng tài liệu chỉ là các công cụ hỗ trợ rời rạc, không cung cấp khả năng quản lý tài liệu toàn diện và có hệ thống như DMS. Do đó, DMS là công cụ tốt nhất cho việc quản lý tài liệu văn phòng.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 11

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 9:

Công nghệ điện toán đám mây giúp gì cho văn phòng hiện đại?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ và truy xuất dữ liệu từ xa thông qua internet. Điều này mang lại sự linh hoạt cao cho văn phòng hiện đại, cho phép nhân viên truy cập dữ liệu từ mọi nơi, mọi lúc, miễn là có kết nối internet. Các lựa chọn khác đều không đúng vì điện toán đám mây giúp giảm chi phí lưu trữ (thay vì tăng), tăng tính linh hoạt (thay vì giảm), và có thể tăng cường bảo mật thông tin (nếu được cấu hình đúng cách) chứ không phải giảm bảo mật.

Câu 10:

Văn phòng chia sẻ có ưu điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng chia sẻ (shared office) có ưu điểm chính là tăng cơ hội hợp tác giữa các cá nhân và tổ chức khác nhau, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, cơ sở vật chất, và các dịch vụ hỗ trợ khác. Các lựa chọn khác không phải là ưu điểm của văn phòng chia sẻ:
- A. Giảm tính linh hoạt: Văn phòng chia sẻ thường tăng tính linh hoạt vì cho phép người dùng thuê không gian theo nhu cầu, thay vì bị ràng buộc với hợp đồng thuê dài hạn.
- C. Tăng chi phí vận hành: Văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí vận hành vì các chi phí này được chia sẻ giữa nhiều người dùng.
- D. Giảm năng suất: Văn phòng chia sẻ có thể tăng năng suất nhờ môi trường làm việc năng động và cơ hội hợp tác.

Câu 11:

Lưu trữ tài liệu điện tử có ưu điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Lưu trữ tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống. Ưu điểm lớn nhất là khả năng truy xuất nhanh chóng và dễ dàng thông qua các công cụ tìm kiếm và hệ thống quản lý tài liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin. Đồng thời, việc lưu trữ điện tử giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến in ấn, bảo quản và không gian lưu trữ vật lý. Do đó, phương án B là chính xác nhất.

Câu 12:

Lưu trữ thông tin điện tử giúp doanh nghiệp như thế nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Lưu trữ thông tin điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là giảm chi phí (ví dụ: chi phí in ấn, lưu trữ vật lý) và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết. Các phương án khác không chính xác vì:
- A: Lưu trữ điện tử giúp giảm số lượng tài liệu giấy, không phải tăng.
- C: Lưu trữ điện tử có thể tăng tính bảo mật nếu được thực hiện đúng cách, ví dụ: sử dụng mã hóa, kiểm soát truy cập.
- D: Lưu trữ điện tử giúp giảm chi phí lưu trữ, không phải tăng.

Câu 13:

Lợi ích của văn phòng không giấy là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng tới việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy bằng cách số hóa tài liệu và quy trình làm việc. Lợi ích chính của nó bao gồm giảm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và xử lý giấy tờ, đồng thời tăng hiệu quả quản lý thông tin và quy trình làm việc thông qua việc dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và truy cập tài liệu điện tử. Các phương án khác không phản ánh đúng lợi ích của văn phòng không giấy.

Câu 14:

Văn phòng không giấy hỗ trợ gì cho việc quản lý tài liệu?

Lời giải: