Công nghệ điện toán đám mây giúp gì cho văn phòng hiện đại?

Văn phòng chia sẻ (shared office) có ưu điểm chính là tăng cơ hội hợp tác giữa các cá nhân và tổ chức khác nhau, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, cơ sở vật chất, và các dịch vụ hỗ trợ khác. Các lựa chọn khác không phải là ưu điểm của văn phòng chia sẻ:
- A. Giảm tính linh hoạt: Văn phòng chia sẻ thường tăng tính linh hoạt vì cho phép người dùng thuê không gian theo nhu cầu, thay vì bị ràng buộc với hợp đồng thuê dài hạn.
- C. Tăng chi phí vận hành: Văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí vận hành vì các chi phí này được chia sẻ giữa nhiều người dùng.
- D. Giảm năng suất: Văn phòng chia sẻ có thể tăng năng suất nhờ môi trường làm việc năng động và cơ hội hợp tác.

Lưu trữ thông tin điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là giảm chi phí (ví dụ: chi phí in ấn, lưu trữ vật lý) và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết. Các phương án khác không chính xác vì:
- A: Lưu trữ điện tử giúp giảm số lượng tài liệu giấy, không phải tăng.
- C: Lưu trữ điện tử có thể tăng tính bảo mật nếu được thực hiện đúng cách, ví dụ: sử dụng mã hóa, kiểm soát truy cập.
- D: Lưu trữ điện tử giúp giảm chi phí lưu trữ, không phải tăng.

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng tới việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy bằng cách số hóa tài liệu và quy trình làm việc. Lợi ích chính của nó bao gồm giảm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và xử lý giấy tờ, đồng thời tăng hiệu quả quản lý thông tin và quy trình làm việc thông qua việc dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và truy cập tài liệu điện tử. Các phương án khác không phản ánh đúng lợi ích của văn phòng không giấy.

Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc mà việc sử dụng giấy được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn bằng cách số hóa tài liệu. Điều này giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển giấy tờ. Quan trọng hơn, nó giúp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Do đó, đáp án B là chính xác nhất. Các đáp án còn lại không đúng vì văn phòng không giấy làm giảm chi phí, tăng tính bảo mật (thông qua các biện pháp bảo mật điện tử), và không làm tăng số lượng tài liệu (thực tế là làm giảm số lượng tài liệu vật lý).