Hành động nào liên quan đến việc xem xét điều lệ dự án, tài liệu yêu cầu và tài sản quy trình tổ chức để tạo ra tuyên bố phạm vi dự án, thêm thông tin khi yêu cầu thay đổi được phê duyệt?

Câu hỏi này liên quan đến việc giảm xác suất tiêu cực của rủi ro dự án. Trong quản lý rủi ro dự án, có nhiều loại hành động khác nhau để đối phó với rủi ro.

- Hành động khắc phục (Corrective action) được thực hiện để đưa dự án trở lại đúng hướng khi có sai lệch so với kế hoạch (ví dụ: khi một rủi ro đã xảy ra và gây ảnh hưởng tiêu cực).

- Hành động phòng ngừa (Preventive action) được thực hiện để giảm xác suất hoặc tác động của một rủi ro tiềm ẩn, tức là ngăn chặn rủi ro xảy ra ngay từ đầu.

- Báo cáo hiệu quả (Performance reporting) là việc thu thập và phân phối thông tin về hiệu suất dự án, không trực tiếp giảm xác suất rủi ro.

- Sửa chữa khiếm khuyết (Defect repair) là hành động sửa chữa các lỗi hoặc sai sót trong sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án, thường là sau khi đã phát hiện ra vấn đề.

Như vậy, hành động phòng ngừa là quy trình phù hợp nhất để giảm xác suất tiêu cực liên quan đến rủi ro dự án.

Công việc "Kiểm soát chất lượng" tập trung vào việc giám sát và ghi lại kết quả thực hiện các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất và đề xuất các thay đổi cần thiết. Các kết quả chính của quá trình này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý chất lượng (được cập nhật)
• Số liệu chất lượng (được thu thập và phân tích)
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án (nếu cần thiết)
• Cập nhật tài liệu dự án (như nhật ký rủi ro, báo cáo kiểm tra, v.v.)

Các lựa chọn khác không tạo ra các kết quả này một cách trực tiếp. Kế hoạch quản lý chất lượng là một đầu vào, chứng nhận chất lượng là một mục tiêu, và thực hiện đảm bảo chất lượng là một quá trình khác tạo ra các đầu ra khác.

Trong giai đoạn điều khiển và kiểm soát, các đội/nhóm dự án phải giải quyết các vấn đề quan trọng để quản lý thông tin khi kết thúc việc cập nhật quy trình kinh doanh thông qua các thông tin được cải thiện. Giai đoạn này tập trung vào việc theo dõi, đánh giá hiệu suất và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Việc quản lý thông tin hiệu quả là yếu tố then chốt trong giai đoạn này.

Ước lượng thời gian hoạt động (A) là quá trình ước tính số lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động cụ thể trong dự án. Đây là công việc trực tiếp liên quan đến việc ước lượng thời gian làm việc cho các hoạt động cá nhân.

Thứ tự các hoạt động (B) liên quan đến việc xác định trình tự thực hiện các hoạt động, chứ không phải ước tính thời gian.

Lập kế hoạch quản lý lịch biểu (C) là việc tạo ra các chính sách và thủ tục để quản lý lịch biểu dự án, chứ không trực tiếp ước tính thời gian hoạt động.

Xác định hoạt động (D) là việc xác định và lập danh sách các hoạt động cụ thể cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án, không phải là ước tính thời gian.