Điều nào sau đây là kết quả có hiệu lực của quy trình quản lý thay đổi?

Câu 40:

Giám đốc công nghệ thông tin gửi cho kỹ sư mạng trong đội dự án một bức thư điện tử yêu cầu anh ta chuẩn bị báo cáo kỹ thuật chi tiết theo một số chỉ dẫn được đưa ra trong thư điện tử. Một tuần sau, giám đốc bộ phận của kỹ sư mạng đến chỗ giám đốc dự án để phàn nàn rằng kỹ sư phải mất 45 giờ để chuẩn bị một bản báo cáo dài 80 trang. Giám đốc dự án trình bày sơ qua rằng anh ta nghĩ bản báo cáo sẽ chỉ dài 4 trang. Vấn đề chính có thể gây ra xung đột này là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Phân tích câu hỏi: Vấn đề chính gây ra xung đột ở đây là sự không rõ ràng trong yêu cầu về báo cáo kỹ thuật. Giám đốc dự án nghĩ báo cáo chỉ cần 4 trang, nhưng kỹ sư lại mất 45 giờ để làm báo cáo 80 trang, điều này cho thấy có sự hiểu lầm về phạm vi công việc.

Phân tích các lựa chọn:
* A. Thiếu chuyên môn: Mặc dù có thể xảy ra, nhưng đây không phải là vấn đề *chính* gây ra xung đột. Xung đột xuất phát từ sự khác biệt về kỳ vọng về độ dài báo cáo, không nhất thiết là kỹ năng của kỹ sư.
* B. Thiếu những chỉ dẫn được xác định trong thư điện tử tạo ra công việc ngoài phạm vi: Đây là đáp án chính xác. Nếu chỉ dẫn không rõ ràng, kỹ sư có thể hiểu sai yêu cầu và làm thêm những phần không cần thiết, dẫn đến vượt quá phạm vi công việc dự kiến ban đầu và gây ra xung đột về thời gian và nguồn lực.
* C. Theo sự phân bổ nguồn lực đối với kỹ sư mạng: Việc phân bổ nguồn lực có thể là một vấn đề, nhưng nguyên nhân sâu xa hơn là do sự không rõ ràng trong yêu cầu công việc. Nếu yêu cầu rõ ràng, việc phân bổ nguồn lực sẽ dễ dàng hơn.
* D. Lãnh đạo bộ phận của kỹ sư mạng phân bổ theo thời gian kỹ sư mạng cần để hoàn tất nhiệm vụ đã định: Cách phân bổ thời gian có thể chưa hợp lý nhưng nguyên nhân chính vẫn là do yêu cầu không rõ ràng về khối lượng công việc.

Vậy, đáp án đúng nhất là B, vì nó trực tiếp chỉ ra nguyên nhân gốc rễ của sự xung đột: sự không rõ ràng trong yêu cầu dẫn đến hiểu sai về phạm vi công việc.

Câu 41:

Giám đốc dự án đang xây dựng kế hoạch cho dự án. Giám đốc dự án đã xác định các nhiệm vụ và chỉ định nguồn lực thích hợp. Công cụ được sử dụng thông báo rằng một vài nguồn lực được phân bổ xong. Bước tiếp theo của giám đốc dự án sẽ là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý nguồn lực trong quản lý dự án. Khi một số nguồn lực bị phân bổ xong (over-allocated), điều này có nghĩa là chúng đã được lên lịch làm việc nhiều hơn khả năng của chúng trong một khoảng thời gian nhất định. Bước tiếp theo hợp lý nhất là điều chỉnh việc phân bổ nguồn lực để giải quyết tình trạng này.

A. Di chuyển các nguồn lực: Phương án này quá chung chung. Cần phải có hành động cụ thể hơn là chỉ di chuyển nguồn lực một cách ngẫu nhiên.

B. Yêu cầu thêm nguồn lực: Yêu cầu thêm nguồn lực có thể là một giải pháp, nhưng trước tiên cần phải tìm cách sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có. Việc điều chỉnh nguồn lực có thể loại bỏ nhu cầu cần thêm nguồn lực.

C. Điều chỉnh nguồn lực: Đây là đáp án hợp lý nhất. Điều chỉnh nguồn lực (resource leveling/smoothing) là một kỹ thuật được sử dụng để giải quyết tình trạng phân bổ quá mức nguồn lực bằng cách điều chỉnh lịch trình dự án. Điều này có thể bao gồm việc trì hoãn các nhiệm vụ, thay đổi việc phân công nguồn lực hoặc tìm các giải pháp khác để sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

D. Dự thảo ngân sách ngoài giờ: Lập ngân sách ngoài giờ có thể tốn kém và không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất. Trước tiên, nên xem xét các phương án điều chỉnh lịch trình và phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.

Vì vậy, đáp án chính xác là C.

Câu 42:

Giám đốc dự án được khách hàng đề nghị thực hiện những thay đổi quan trọng cho dự án. Những thay đổi này không được chú tâm trong Tài liệu thiết kế hay Phạm vi dự án. Cách tốt nhất để giám đốc dự án đáp lại yêu cầu là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Câu hỏi này liên quan đến quản lý thay đổi trong dự án. Khi khách hàng yêu cầu thay đổi quan trọng nằm ngoài phạm vi ban đầu, giám đốc dự án cần tuân thủ quy trình quản lý thay đổi đã được thiết lập.

* Phương án A: Thông báo với khách hàng rằng thay đổi phạm vi là không được phép có thể gây mất lòng khách hàng và không giải quyết vấn đề một cách xây dựng. Thay vì từ chối thẳng thừng, cần xem xét và đánh giá yêu cầu.
* Phương án B: Trình yêu cầu thay đổi lên Ban quản lý thay đổi là hành động đúng đắn. Ban quản lý thay đổi sẽ đánh giá tác động của thay đổi, chi phí, thời gian và các yếu tố khác, trước khi đưa ra quyết định.
* Phương án C: Triển khai các thay đổi theo yêu cầu ngay lập tức mà không thông qua quy trình quản lý thay đổi có thể dẫn đến rủi ro, vượt quá ngân sách, và ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
* Phương án D: Thiết kế lại toàn bộ dự án từ vạch xuất phát là không cần thiết và lãng phí nguồn lực, trừ khi những thay đổi là quá lớn và làm thay đổi hoàn toàn mục tiêu dự án.

Vì vậy, đáp án chính xác là B.

Câu 43:

Hai thành phần nào nên có sự phê chuẩn từ nhà tài trợ dự án? (Chọn 2 đáp án)

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Nhà tài trợ dự án là người cung cấp nguồn lực tài chính và hỗ trợ cho dự án. Do đó, họ cần phải phê duyệt những vấn đề quan trọng liên quan đến kinh phí và phạm vi dự án.

A. Kinh phí dự án là một yếu tố quan trọng mà nhà tài trợ cần phê duyệt để đảm bảo dự án có đủ nguồn lực để thực hiện.

B. Các phần có thể chuyển giao của dự án (deliverables) định nghĩa phạm vi và kết quả của dự án. Nhà tài trợ cần phê duyệt chúng để đảm bảo dự án đáp ứng được các mục tiêu và yêu cầu đã đề ra.

C. Công cụ sắp xếp lịch trình dự án là công cụ do người quản lý dự án lựa chọn và sử dụng, không cần sự phê duyệt của nhà tài trợ.

D. Dạng đề xuất dự án là tài liệu ban đầu trình bày ý tưởng dự án. Nhà tài trợ sẽ phê duyệt nó trước khi dự án bắt đầu, nhưng câu hỏi đang hỏi về những thành phần cần phê duyệt trong quá trình thực hiện dự án.

E. Dạng báo cáo trạng thái dự án chỉ là thông tin cập nhật về tiến độ dự án, không cần sự phê duyệt của nhà tài trợ.

Câu 44:

Mặc dù những thay đổi nhỏ có thể được thực hiện trong dự án mà không cần điều chỉnh phạm vi, nhưng tổ chức nào sau đây nên chú trọng tới những thay đổi quan trọng đối với phạm vi?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Ban quản lý thay đổi (Change Control Board - CCB) là tổ chức chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt các thay đổi quan trọng đối với phạm vi dự án. Các thay đổi này có thể ảnh hưởng đến thời gian, chi phí, hoặc chất lượng của dự án, do đó cần được xem xét và phê duyệt cẩn thận để đảm bảo dự án vẫn đạt được các mục tiêu đề ra.

Câu 45:

Một nhiệm vụ của Ban quản lý dự án là gì?

Lời giải: