Giám đốc công nghệ thông tin gửi cho kỹ sư mạng trong đội dự án một bức thư điện tử yêu cầu anh ta chuẩn bị báo cáo kỹ thuật chi tiết theo một số chỉ dẫn được đưa ra trong thư điện tử. Một tuần sau, giám đốc bộ phận của kỹ sư mạng đến chỗ giám đốc dự án để phàn nàn rằng kỹ sư phải mất 45 giờ để chuẩn bị một bản báo cáo dài 80 trang. Giám đốc dự án trình bày sơ qua rằng anh ta nghĩ bản báo cáo sẽ chỉ dài 4 trang. Vấn đề chính có thể gây ra xung đột này là gì?

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý nguồn lực trong quản lý dự án. Khi một số nguồn lực bị phân bổ xong (over-allocated), điều này có nghĩa là chúng đã được lên lịch làm việc nhiều hơn khả năng của chúng trong một khoảng thời gian nhất định. Bước tiếp theo hợp lý nhất là điều chỉnh việc phân bổ nguồn lực để giải quyết tình trạng này.

A. Di chuyển các nguồn lực: Phương án này quá chung chung. Cần phải có hành động cụ thể hơn là chỉ di chuyển nguồn lực một cách ngẫu nhiên.

B. Yêu cầu thêm nguồn lực: Yêu cầu thêm nguồn lực có thể là một giải pháp, nhưng trước tiên cần phải tìm cách sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có. Việc điều chỉnh nguồn lực có thể loại bỏ nhu cầu cần thêm nguồn lực.

C. Điều chỉnh nguồn lực: Đây là đáp án hợp lý nhất. Điều chỉnh nguồn lực (resource leveling/smoothing) là một kỹ thuật được sử dụng để giải quyết tình trạng phân bổ quá mức nguồn lực bằng cách điều chỉnh lịch trình dự án. Điều này có thể bao gồm việc trì hoãn các nhiệm vụ, thay đổi việc phân công nguồn lực hoặc tìm các giải pháp khác để sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

D. Dự thảo ngân sách ngoài giờ: Lập ngân sách ngoài giờ có thể tốn kém và không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất. Trước tiên, nên xem xét các phương án điều chỉnh lịch trình và phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.

Vì vậy, đáp án chính xác là C.

Nhà tài trợ dự án là người cung cấp nguồn lực tài chính và hỗ trợ cho dự án. Do đó, họ cần phải phê duyệt những vấn đề quan trọng liên quan đến kinh phí và phạm vi dự án.

A. Kinh phí dự án là một yếu tố quan trọng mà nhà tài trợ cần phê duyệt để đảm bảo dự án có đủ nguồn lực để thực hiện.

B. Các phần có thể chuyển giao của dự án (deliverables) định nghĩa phạm vi và kết quả của dự án. Nhà tài trợ cần phê duyệt chúng để đảm bảo dự án đáp ứng được các mục tiêu và yêu cầu đã đề ra.

C. Công cụ sắp xếp lịch trình dự án là công cụ do người quản lý dự án lựa chọn và sử dụng, không cần sự phê duyệt của nhà tài trợ.

D. Dạng đề xuất dự án là tài liệu ban đầu trình bày ý tưởng dự án. Nhà tài trợ sẽ phê duyệt nó trước khi dự án bắt đầu, nhưng câu hỏi đang hỏi về những thành phần cần phê duyệt trong quá trình thực hiện dự án.

E. Dạng báo cáo trạng thái dự án chỉ là thông tin cập nhật về tiến độ dự án, không cần sự phê duyệt của nhà tài trợ.