Giám đốc dự án được khách hàng đề nghị thực hiện những thay đổi quan trọng cho dự án. Những thay đổi này không được chú tâm trong Tài liệu thiết kế hay Phạm vi dự án. Cách tốt nhất để giám đốc dự án đáp lại yêu cầu là gì?

Nhà tài trợ dự án là người cung cấp nguồn lực tài chính và hỗ trợ cho dự án. Do đó, họ cần phải phê duyệt những vấn đề quan trọng liên quan đến kinh phí và phạm vi dự án.

A. Kinh phí dự án là một yếu tố quan trọng mà nhà tài trợ cần phê duyệt để đảm bảo dự án có đủ nguồn lực để thực hiện.

B. Các phần có thể chuyển giao của dự án (deliverables) định nghĩa phạm vi và kết quả của dự án. Nhà tài trợ cần phê duyệt chúng để đảm bảo dự án đáp ứng được các mục tiêu và yêu cầu đã đề ra.

C. Công cụ sắp xếp lịch trình dự án là công cụ do người quản lý dự án lựa chọn và sử dụng, không cần sự phê duyệt của nhà tài trợ.

D. Dạng đề xuất dự án là tài liệu ban đầu trình bày ý tưởng dự án. Nhà tài trợ sẽ phê duyệt nó trước khi dự án bắt đầu, nhưng câu hỏi đang hỏi về những thành phần cần phê duyệt trong quá trình thực hiện dự án.

E. Dạng báo cáo trạng thái dự án chỉ là thông tin cập nhật về tiến độ dự án, không cần sự phê duyệt của nhà tài trợ.

Câu hỏi tập trung vào việc xử lý các vấn đề phức tạp, lâu dài, ảnh hưởng đến nhiều người và tạo ra sự phụ thuộc trong dự án. Cách tiếp cận tốt nhất là chia nhỏ vấn đề để dễ quản lý và giải quyết hơn.

• A. Đưa nó cho quản lý cấp cao hơn: Có thể cần thiết trong một số trường hợp, nhưng trước tiên giám đốc dự án nên cố gắng giải quyết vấn đề. Việc "đẩy" vấn đề lên cấp cao hơn không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất.


• B. Tách vấn đề thành những vấn đề nhỏ theo lôgíc: Đây là cách tiếp cận hiệu quả nhất. Bằng cách chia nhỏ vấn đề lớn thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được, giám đốc dự án có thể dễ dàng xác định nguyên nhân gốc rễ, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ giải quyết.


• C. Đặt cơ sở lịch trình dự án: Lịch trình là quan trọng, nhưng không trực tiếp giải quyết vấn đề. Lịch trình có thể bị ảnh hưởng bởi vấn đề, nhưng không phải là cách xử lý vấn đề.


• D. Thực hiện quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro liên quan đến việc xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn. Trong trường hợp này, vấn đề đã xảy ra rồi, không còn là rủi ro tiềm ẩn nữa.

Do đó, đáp án B là phù hợp nhất.

Câu hỏi này kiểm tra khả năng của giám đốc dự án trong việc xử lý tình huống vượt quá kinh phí. Dưới đây là phân tích từng lựa chọn:
A. Không thay đổi kinh phí. - Đây không phải là một giải pháp hợp lý vì dự án đã vượt quá kinh phí. Việc không làm gì cả sẽ dẫn đến việc dự án không thể hoàn thành.
B. Tiếp cận các đối tượng liên quan dự án để tăng kinh phí. - Đây là một lựa chọn có thể cân nhắc. Tuy nhiên, trước khi yêu cầu tăng kinh phí, giám đốc dự án nên xem xét các phương án khác để giải quyết vấn đề.
C. Giảm các chi phí phạm vi để không vượt quá kinh phí. - Đây là một giải pháp hợp lý. Giám đốc dự án có thể xem xét cắt giảm hoặc đơn giản hóa một số phần của dự án để giảm chi phí và giữ cho dự án nằm trong kinh phí.
D. Điều chỉnh các mục kinh phí để thu hút các chi phí vượt quá. - Lựa chọn này không rõ ràng và có thể không khả thi. Việc "thu hút" chi phí vượt quá bằng cách điều chỉnh các mục kinh phí khác có thể chỉ là một giải pháp tạm thời và không giải quyết được vấn đề gốc rễ.
Kết luận: Phương án C là lựa chọn tốt nhất vì nó tập trung vào việc điều chỉnh phạm vi dự án để phù hợp với kinh phí hiện có. Điều này có thể liên quan đến việc giảm bớt các tính năng không cần thiết hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế rẻ hơn.