Đâu là trách nhiệm của thư ký, văn phòng trong khi thủ trưởng đi công tác? Chọn phát biểu đúng?

Hoạch định sắp xếp chuyến đi

Ghi lại công việc thủ trưởng ủy quyền

Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng

Giúp các phó thủ trưởng thực hiện nhiệm vụ thủ trưởng phân công

Trả lời:

Đáp án đúng: D

Trong thời gian thủ trưởng đi công tác, thư ký hoặc văn phòng có trách nhiệm ghi lại những công việc mà thủ trưởng ủy quyền cho người khác để sau này có thể theo dõi và báo cáo lại cho thủ trưởng khi cần thiết. Các phương án khác không phải là trách nhiệm chính hoặc không phù hợp trong mọi trường hợp.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 6

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 47:

Đâu là nhiệm vụ đầu tiên của Văn phòng UBND?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Nhiệm vụ đầu tiên của Văn phòng UBND là xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND, lịch công tác của Thường trực UBND, giúp ủy ban theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị trực thuộc. Các nhiệm vụ khác như theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn chuẩn bị đề án, tổ chức truyền đạt nghị quyết, hoặc đề xuất các vấn đề chủ trương chính sách là các nhiệm vụ tiếp theo trong quy trình hoạt động của Văn phòng UBND.

Câu 48:

Để thiết kế, bố trí nơi làm việc ta cần căn cứ vào:

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Để thiết kế và bố trí nơi làm việc hiệu quả, cần xem xét số lượng nhân viên (A), công việc cụ thể của từng người (B), và các thiết bị cần thiết (C). Vì vậy, đáp án D bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết và là đáp án chính xác nhất.

Câu 49:

Bố trí các bộ phận, bàn làm việc theo luồng công việc có ưu điểm đó là:

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Việc bố trí các bộ phận và bàn làm việc theo luồng công việc (ví dụ: từ khâu tiếp nhận, xử lý, đến lưu trữ) giúp tối ưu hóa quá trình làm việc. Điều này dẫn đến tiết kiệm thời gian do giảm thiểu di chuyển và chờ đợi. Đồng thời, việc sắp xếp theo luồng cũng giảm nguy cơ thất lạc giấy tờ, tài liệu vì chúng được chuyển giao theo một trình tự nhất định. Ngoài ra, việc bố trí hợp lý cũng có thể giúp tiết kiệm diện tích văn phòng. Do đó, đáp án D bao gồm cả ba ưu điểm trên là chính xác nhất.

Câu 50:

Một số nguyên tắc khi nghe điện thoại của thư ký tại doanh nghiệp: 1- Không cần nhấc máy vội

2- Chủ động chào hỏi và xưng danh

3- Ghi lại số điện thoại và tên khách hàng

4- Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn

5- Chủ động kết thúc cuộc gọi

6- Cám ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Các nguyên tắc khi nghe điện thoại của thư ký bao gồm: Chủ động chào hỏi và xưng danh để tạo ấn tượng tốt ban đầu; Ghi lại số điện thoại và tên khách hàng để tiện liên lạc và quản lý thông tin; Lắng nghe cẩn thận để tránh nhầm lẫn và truyền đạt thông tin chính xác; Cám ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn (nếu cần) thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Như vậy, các ý 2, 3, 4, và 6 là phù hợp.

Câu 1:

Công cụ quản lý thời gian hiệu quả trong văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Công cụ quản lý thời gian hiệu quả trong văn phòng thường bao gồm lịch làm việc để lên kế hoạch và theo dõi các cuộc hẹn, sự kiện, và thời hạn. Phần mềm quản lý dự án giúp tổ chức công việc, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. Máy tính, máy in và sổ ghi chép có thể hỗ trợ công việc nhưng không phải là công cụ quản lý thời gian chính.

Câu 2:

Chức năng của văn phòng hiện đại là gì?

Lời giải: