Công nghệ nào giúp quản lý thông tin hiệu quả trong văn phòng?

Máy fax

Máy photocopy

Hệ thống quản lý thông tin

Máy in

Trả lời:

Đáp án đúng: C

Đáp án đúng: C. Hệ thống quản lý thông tin

Giải thích:

Hệ thống quản lý thông tin được thiết kế đặc biệt để thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin một cách hiệu quả. Trong môi trường văn phòng, hệ thống này giúp tổ chức và quản lý tài liệu, dữ liệu khách hàng, thông tin liên lạc và nhiều loại thông tin khác, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót. Các lựa chọn khác như máy fax, máy photocopy và máy in chỉ là các thiết bị hỗ trợ cho các tác vụ cụ thể, không có khả năng quản lý thông tin một cách tổng thể như hệ thống quản lý thông tin.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 6

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 5:

Công nghệ nào hỗ trợ quản lý dự án trong văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Phần mềm quản lý dự án được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các hoạt động quản lý, theo dõi và điều phối các công việc trong một dự án, giúp tăng hiệu quả làm việc trong văn phòng. Các công nghệ khác như máy fax, máy photocopy và máy in có thể hỗ trợ một phần công việc văn phòng, nhưng không trực tiếp quản lý dự án.

Câu 6:

Một văn phòng hiện đại cần phải có yếu tố nào để hoạt động hiệu quả?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Câu hỏi này đề cập đến các yếu tố cần thiết để một văn phòng hiện đại hoạt động hiệu quả.

- Phương án A: Không gian rộng lớn có thể quan trọng trong một số trường hợp, nhưng không phải là yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng hiện đại.
- Phương án B: Công nghệ hiện đại và hệ thống tự động hóa giúp tăng năng suất, giảm thiểu sai sót và cải thiện quy trình làm việc, do đó là yếu tố quan trọng.
- Phương án C: Số lượng nhân viên không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với hiệu quả. Quan trọng hơn là chất lượng và kỹ năng của nhân viên.
- Phương án D: Sử dụng nhiều giấy tờ đi ngược lại xu hướng văn phòng hiện đại, vốn ưu tiên số hóa và giảm thiểu giấy tờ.

Do đó, phương án B là đáp án chính xác nhất.

Câu 7:

Bảo mật thông tin trong văn phòng điện tử có vai trò gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Bảo mật thông tin trong văn phòng điện tử đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ dữ liệu khỏi các truy cập trái phép, rò rỉ thông tin, hoặc các cuộc tấn công mạng. Đồng thời, nó cũng đảm bảo tính an toàn và ổn định cho toàn bộ hệ thống thông tin, giúp các hoạt động văn phòng diễn ra liên tục và hiệu quả. Vì vậy, đáp án B là chính xác nhất. Các đáp án khác như A (giảm năng suất), C (tăng chi phí) và D (giảm thời gian làm việc) không phản ánh đúng vai trò chính của bảo mật thông tin trong văn phòng điện tử.

Câu 8:

Văn phòng ảo có thể giúp gì trong quản lý công việc?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống, cho phép nhân viên làm việc từ xa, từ đó tăng tính linh hoạt trong công việc và giảm bớt các ràng buộc về không gian làm việc. Do đó, đáp án C là chính xác nhất. Các đáp án còn lại đều trái ngược với lợi ích của văn phòng ảo.

Câu 9:

Quản lý văn phòng hiệu quả đòi hỏi điều gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Quản lý văn phòng hiệu quả tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc và sử dụng các công cụ hỗ trợ để tăng năng suất và giảm thiểu lãng phí. Tổ chức công việc khoa học giúp nhân viên làm việc có hệ thống, dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc. Các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý, ứng dụng văn phòng điện tử giúp tự động hóa các tác vụ, cải thiện khả năng cộng tác và giảm thiểu sai sót.

Các lựa chọn khác không phải là yếu tố chính để quản lý văn phòng hiệu quả:
* Tăng số lượng nhân viên (B) có thể làm tăng chi phí và không đảm bảo hiệu quả nếu không có quy trình làm việc tốt.
* Tăng thời gian làm việc (C) có thể dẫn đến mệt mỏi và giảm năng suất.
* Giảm chi phí (D) là một mục tiêu quan trọng, nhưng không phải là yếu tố duy nhất quyết định hiệu quả quản lý văn phòng.

Câu 10:

Một văn phòng hiện đại cần phải làm gì để đảm bảo tính bảo mật thông tin?

Lời giải: