Ưu điểm của cách cư xử cộng tác

Phương pháp quản lý "Catchball" là một kỹ thuật giao tiếp và ra quyết định được phát triển và áp dụng rộng rãi tại Nhật Bản. Nó là một phần không thể thiếu của hệ thống quản lý Hoshin Kanri (Quản lý theo chính sách), một phương pháp lập kế hoạch chiến lược tập trung vào việc triển khai mục tiêu một cách hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.

Trong phương pháp Catchball, ý tưởng, mục tiêu, hoặc kế hoạch chiến lược được "tung ra" từ cấp quản lý cao nhất xuống các cấp thấp hơn và ngược lại. Mỗi cấp độ sẽ tiếp nhận, phân tích, điều chỉnh, và đưa ra phản hồi hoặc đề xuất cải tiến, giống như việc chuyền và bắt một quả bóng. Quá trình này được lặp lại nhiều lần cho đến khi đạt được sự đồng thuận và cam kết từ tất cả các bên liên quan.

"Catchball" được thiết kế để khuyến khích sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp độ, thúc đẩy giao tiếp hai chiều, xây dựng sự hiểu biết chung và tạo ra một cảm giác sở hữu đối với các mục tiêu của tổ chức. Nó giúp đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược không chỉ được đề ra từ cấp trên mà còn được thấu hiểu, chấp nhận và có thể thực hiện được bởi những người trực tiếp thực hiện công việc. Do đó, Nhật Bản chính là nơi phương pháp quản lý này được phát triển và ứng dụng mạnh mẽ.

Phương pháp "Catch ball" là một kỹ thuật quản lý được sử dụng rộng rãi, đặc biệt trong các hệ thống quản lý như Hoshin Kanri (Hoạch định chiến lược tinh gọn). Mục đích chính của phương pháp này là đảm bảo rằng các kế hoạch, mục tiêu hoặc ý tưởng được phát triển và tinh chỉnh thông qua sự tham gia và phản hồi qua lại giữa các cấp bậc hoặc phòng ban khác nhau trong tổ chức.

Cụ thể, "Catch ball" mô tả quá trình một ý tưởng hoặc kế hoạch ban đầu được "ném" (throw) từ cấp quản lý cao hơn xuống cấp dưới. Cấp dưới sẽ "bắt" (catch) ý tưởng đó, xem xét, phân tích, bổ sung các chi tiết, chỉnh sửa và đưa ra phản hồi của họ, sau đó "ném trả" (throw back) lại cấp trên. Quá trình này lặp đi lặp lại nhiều lần, tạo ra một vòng lặp cải tiến liên tục, giúp:

* Cải thiện chất lượng ý tưởng/kế hoạch: Mỗi lần phản hồi và tinh chỉnh sẽ giúp ý tưởng trở nên khả thi, đầy đủ và hiệu quả hơn.
* Tạo sự trao đổi và hợp tác: Khuyến khích giao tiếp hai chiều, phá vỡ các rào cản giữa các phòng ban/cấp bậc.
* Tăng cường sự đồng thuận và cam kết: Khi các cá nhân và đội nhóm được tham gia vào quá trình xây dựng, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm và cam kết hơn với kết quả cuối cùng.
* Nắm bắt được thông tin từ nhiều góc độ: Đảm bảo rằng ý tưởng được đánh giá từ cả góc độ chiến lược (cấp trên) và góc độ thực thi (cấp dưới).

Do đó, phương án đúng nhất là "Cải thiện ý tưởng và tạo sự trao đổi của các cá nhân tham gia" vì nó bao hàm được cả khía cạnh tinh chỉnh ý tưởng và khía cạnh tương tác, hợp tác qua lại. Các phương án khác như "Giao tiếp và sáng tạo" hay "Tạo sự sáng tạo và giao tiếp giữa các thành viên" là quá chung chung, không thể hiện rõ bản chất của việc "cải thiện" ý tưởng thông qua quá trình lặp đi lặp lại. "Xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên" là một lợi ích gián tiếp nhưng không phải mục đích cốt lõi của phương pháp này.

Nhóm làm việc toàn cầu (global working group) là một tập hợp các cá nhân có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm đa dạng, thường được phân bố ở các vị trí địa lý khác nhau trên thế giới, cùng làm việc để đạt được một mục tiêu chung. Các đặc điểm chính của nhóm làm việc toàn cầu bao gồm sự đa dạng về văn hóa, múi giờ, ngôn ngữ và môi trường làm việc, đòi hỏi khả năng giao tiếp và hợp tác vượt trội để vượt qua các rào cản này.

* Phương án A: "Nhóm tập hợp những người có kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để hoàn thành mục tiêu" là định nghĩa cơ bản và đúng cho bất kỳ nhóm làm việc nào, bao gồm cả nhóm làm việc toàn cầu. Một nhóm toàn cầu trước hết vẫn là một nhóm với mục đích chung và các thành viên có năng lực.
* Phương án B: "Có khả năng chia sẻ ý tưởng và thông tin hiệu quả. Các thành viên được đánh giá cao" mô tả những yếu tố thiết yếu cho sự thành công và duy trì của một nhóm. Đối với nhóm làm việc toàn cầu, khả năng chia sẻ thông tin và ý tưởng hiệu quả càng trở nên cực kỳ quan trọng hơn do các rào cản về địa lý, múi giờ và văn hóa. Việc đánh giá cao các thành viên, đặc biệt là sự đa dạng về quan điểm và kinh nghiệm, là chìa khóa để tận dụng tối đa lợi thế của một nhóm toàn cầu và thúc đẩy sự gắn kết.

Vì vậy, cả hai phương án A và B đều mô tả chính xác các khía cạnh quan trọng của một nhóm làm việc toàn cầu: từ cấu trúc cơ bản đến các yếu tố cần thiết để hoạt động hiệu quả trong môi trường toàn cầu phức tạp. Do đó, đáp án đúng là sự kết hợp của cả hai.

Trong quản lý, ủy thác (delegation) là một quá trình quan trọng, trong đó người quản lý giao phó một phần công việc, trách nhiệm và quyền hạn của mình cho cấp dưới. Mục đích của ủy thác là để phân chia khối lượng công việc, phát triển năng lực của nhân viên, và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Có hai yếu tố chính cấu thành nên hình thức ủy thác:

1. Ủy thác công việc (Delegation of tasks/responsibilities): Đây là việc giao phó các nhiệm vụ cụ thể, các phần việc cần thực hiện cho cấp dưới. Khi ủy thác công việc, người quản lý xác định rõ ràng những gì cần được hoàn thành.
2. Ủy thác quyền điều hành (Delegation of authority/power): Đây là việc giao phó quyền hạn cần thiết để cấp dưới có thể thực hiện công việc được ủy thác một cách hiệu quả. Quyền điều hành bao gồm quyền ra quyết định, quyền sử dụng nguồn lực, và quyền hành động trong phạm vi nhất định. Không có quyền điều hành đi kèm, cấp dưới sẽ khó hoàn thành công việc một cách độc lập và hiệu quả.

Về bản chất, để một hoạt động ủy thác thực sự có ý nghĩa và hiệu quả, cần phải đi kèm cả việc ủy thác công việc lẫn ủy thác quyền điều hành. Giao việc mà không giao quyền sẽ khiến người được ủy thác không thể thực hiện; giao quyền mà không có việc cụ thể cũng không có ý nghĩa. Do đó, hình thức ủy thác đầy đủ và chính xác nhất bao gồm cả hai yếu tố này.

* Phương án 1 (Uỷ thác công việc) chỉ nêu một phần của quá trình ủy thác, chưa đầy đủ.
* Phương án 2 (Uỷ thác quyền điều hành) cũng chỉ nêu một phần khác, cần phải có công việc đi kèm.
* Phương án 3 (Uỷ thác công việc và uỷ thác quyền điều hành) là sự kết hợp hoàn chỉnh, phản ánh đúng bản chất của quá trình ủy thác hiệu quả trong quản lý. Đây là đáp án đúng và đầy đủ nhất.

Câu nói: "Có hành động mới tạo ra kết quả, từ hành động sẽ nảy sinh nhu cầu" mô tả một nguyên lý cơ bản về sự phát triển và tiến bộ. Nó nhấn mạnh rằng chính việc thực hiện hành động và đạt được kết quả sẽ là nguồn gốc để phát hiện ra những vấn đề mới, những cơ hội mới, hay những yêu cầu chưa được đáp ứng, từ đó thúc đẩy sự tiến lên.

* Phân tích các phương án:
* 1. Cải tiến: "Cải tiến" (Improvement) là quá trình làm cho một thứ gì đó đã tồn tại trở nên tốt hơn, hiệu quả hơn, hoặc đáp ứng nhu cầu tốt hơn. Cải tiến thường dựa trên việc phân tích các kết quả hiện có để xác định điểm yếu và cơ hội. Mặc dù cải tiến cũng bao gồm hành động và từ đó nảy sinh nhu cầu, nhưng cụm từ "nảy sinh nhu cầu" trong câu hỏi có hàm ý rộng hơn, về sự ra đời của những đòi hỏi mới mẻ, không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa những cái đã có.
* 2. Đổi mới: "Đổi mới" (Innovation) là việc tạo ra những ý tưởng, phương pháp, sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoặc thay đổi đáng kể những cái đã có. Khi chúng ta thực hiện hành động đổi mới, chúng ta tạo ra những kết quả mới mẻ (ví dụ: một sản phẩm mới, một công nghệ mới). Chính những kết quả mới này sẽ mở ra một chân trời mới, làm phát sinh những nhu cầu hoàn toàn mới hoặc định hình lại các nhu cầu hiện có (ví dụ: phát minh ra điện thoại thông minh đã tạo ra vô vàn nhu cầu về ứng dụng, dịch vụ mạng, phụ kiện, v.v.). Do đó, "đổi mới" phù hợp nhất với ý nghĩa của câu nói, vì hành động đổi mới không chỉ tạo ra kết quả mà còn chủ động khơi nguồn cho những nhu cầu tiếp theo.
* 3. Thay thế: "Thay thế" (Replacement) đơn thuần là việc loại bỏ một cái cũ để đặt một cái mới vào vị trí đó. Hành động này không nhất thiết bao hàm quá trình tạo ra kết quả hay từ đó nảy sinh nhu cầu theo một cách sáng tạo hoặc tiến hóa.
* 4. Tất cả đều sai: Do có một phương án phù hợp, phương án này là không chính xác.

Kết luận, "Đổi mới" là khái niệm bao hàm ý nghĩa rằng chính những hành động tạo ra cái mới sẽ là động lực để phát sinh những nhu cầu và yêu cầu tiếp theo, thúc đẩy chu trình phát triển liên tục.