Lưu trữ thông tin điện tử giúp doanh nghiệp như thế nào?

Tăng số lượng tài liệu giấy

Giảm chi phí và tăng khả năng truy xuất

Giảm tính bảo mật

Tăng chi phí quản lý

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Lưu trữ thông tin điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm chi phí lưu trữ vật lý (giấy, kho bãi), tăng tốc độ truy xuất thông tin, cải thiện khả năng tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu, tăng cường bảo mật thông tin (nếu áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp). Các phương án khác không phản ánh đúng lợi ích của việc lưu trữ thông tin điện tử.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 15

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 15:

Văn phòng ảo cho phép nhân viên làm việc như thế nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa bằng cách sử dụng các công nghệ kết nối như internet, điện thoại, và các công cụ cộng tác trực tuyến. Điều này giúp nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ đâu mà không cần phải có mặt tại văn phòng chính. Các phương án khác không mô tả đúng bản chất của văn phòng ảo: A (chỉ làm việc tại văn phòng chính) trái ngược với mục đích của văn phòng ảo, C (làm việc theo ca cố định) không liên quan trực tiếp đến định nghĩa văn phòng ảo, và D (làm việc không có sự giám sát) không phải là đặc điểm bắt buộc của văn phòng ảo, mà phụ thuộc vào chính sách quản lý của từng công ty.

Câu 16:

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử (Electronic Office) được thiết kế để tự động hóa các quy trình làm việc trong văn phòng, giúp quản lý và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả hơn, từ đó tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Các phương án khác đều mô tả các tác động tiêu cực, trái ngược với lợi ích thực tế của phần mềm này.

Câu 17:

Lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng mang lại nhiều lợi ích, trong đó quan trọng nhất là khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng và giảm thời gian xử lý. Phần mềm giúp số hóa tài liệu, lưu trữ tập trung, tìm kiếm dễ dàng, tự động hóa quy trình, từ đó tăng hiệu quả công việc. Các đáp án khác đều không chính xác vì phần mềm quản lý văn phòng giúp giảm chi phí, giảm tài liệu giấy và tăng tính bảo mật.

* Đáp án A: Sai, vì phần mềm giúp giảm chi phí vận hành.
* Đáp án C: Sai, vì phần mềm giúp giảm số lượng tài liệu giấy.
* Đáp án D: Sai, vì phần mềm giúp tăng tính bảo mật thông tin.
* Đáp án B: Đúng, vì phần mềm giúp tăng khả năng truy xuất thông tin và giảm thời gian xử lý.

Câu 18:

Văn phòng thông minh có thể làm gì để tối ưu hóa không gian làm việc?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh tối ưu hóa không gian làm việc bằng cách sử dụng công nghệ và tự động hóa quy trình. Điều này giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, tối ưu hóa việc sử dụng không gian vật lý, và tăng hiệu quả làm việc. Các lựa chọn khác không liên quan đến việc tối ưu hóa không gian hoặc thậm chí có thể gây lãng phí không gian hơn.

Câu 19:

Xem và phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn thuộc:

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Việc xem và phân phối công văn đến, cũng như theo dõi việc giải quyết công văn, là những hoạt động cụ thể thuộc về nội dung của công tác văn thư. Các hoạt động này mô tả những công việc cần thực hiện trong quá trình quản lý văn bản.

Câu 20:

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư như thế nào?

Lời giải: