Lưu trữ tài liệu điện tử có ưu điểm gì?

Văn phòng điện tử (e-office) được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà và chi phí vận hành. Nó giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả hơn, tăng cường khả năng cộng tác và cải thiện năng suất. Do đó, lợi ích chính của văn phòng điện tử là tăng hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Các đáp án khác không chính xác vì văn phòng điện tử giúp giảm chi phí lưu trữ (không tăng), tăng cường bảo mật thông tin (không giảm), và không nhất thiết làm tăng số lượng nhân viên (mà có thể tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực).

Văn phòng thông minh tập trung vào việc sử dụng công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc, từ đó giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Các hệ thống tự động hóa giúp giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Do đó, đáp án B là chính xác. Các đáp án còn lại không phù hợp: tăng giờ làm việc (A) không phải là mục tiêu của văn phòng thông minh, giảm tính linh hoạt (C) là điều ngược lại với mục tiêu của văn phòng thông minh, và tăng số lượng nhân viên (D) không liên quan trực tiếp đến hiệu quả làm việc mà văn phòng thông minh mang lại.

Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp có địa chỉ kinh doanh và các dịch vụ hỗ trợ mà không cần thuê một không gian văn phòng vật lý truyền thống. Điều này giúp nhân viên có thể làm việc từ xa và giảm đáng kể chi phí thuê văn phòng, chi phí tiện ích, và các chi phí liên quan khác. Do đó, đáp án B là chính xác.

Tính năng giúp văn phòng ảo hoạt động hiệu quả nhất là khả năng kết nối trực tuyến và làm việc từ xa. Điều này cho phép nhân viên cộng tác và hoàn thành công việc mà không cần phải có mặt tại một địa điểm vật lý cụ thể. Các lựa chọn khác không phải là yếu tố cốt lõi hoặc thậm chí có thể gây cản trở hiệu quả của văn phòng ảo.

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các công nghệ được sử dụng trong văn phòng hiện đại để tiết kiệm thời gian.

* Phương án A: Máy fax - Máy fax là công nghệ cũ, tốc độ chậm và không hiệu quả so với các phương tiện truyền thông hiện đại.
* Phương án B: Phần mềm quản lý công việc và tự động hóa - Đây là đáp án chính xác. Phần mềm quản lý công việc giúp tổ chức, theo dõi và tự động hóa các tác vụ, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
* Phương án C: Tài liệu giấy - Tài liệu giấy gây tốn kém không gian lưu trữ và thời gian tìm kiếm, sắp xếp.
* Phương án D: Sổ tay - Sổ tay có thể hữu ích cho việc ghi chú cá nhân, nhưng không hiệu quả trong việc quản lý và chia sẻ thông tin trong môi trường văn phòng.

Vì vậy, đáp án đúng là B.