Dự án được thực hiện tốt theo kinh phí; tuy nhiên để đáp ứng các phần chuyển giao của khách hàng thì ngày tháng chuyển giao tới khách hàng sẽ bị muộn hơn 2 tuần. Không có nguồn lực phụ phân công cho dự án. Giám đốc dự án nên làm gì?
A.
Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa.
B.
Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu.
C.
Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án.
D.
Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả.
Trả lời:
Đáp án đúng: B
Câu hỏi này kiểm tra khả năng xử lý tình huống khi dự án bị chậm trễ so với kế hoạch ban đầu.
Phương án A: Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa. Đây có thể là một giải pháp nhưng cần phải được thảo luận và chấp thuận bởi khách hàng. Tự ý thay đổi phạm vi có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
Phương án B: Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu. Đây là hành động phù hợp nhất. Việc thông báo sớm và minh bạch cho khách hàng về sự chậm trễ, cùng với việc cung cấp tài liệu chứng minh và giải thích lý do, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng. Đồng thời, nó cho phép khách hàng có thời gian để điều chỉnh kế hoạch của họ và có thể đưa ra các giải pháp hỗ trợ.
Phương án C: Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án. Đây là một bước quan trọng cần thực hiện, nhưng nó không phải là hành động đầu tiên. Việc thông báo cho khách hàng nên được ưu tiên trước để duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
Phương án D: Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả. Đây là một câu trả lời sai. Việc dự án nằm trong giới hạn kinh phí không có nghĩa là bỏ qua việc chậm trễ thời gian. Sự chậm trễ có thể gây ảnh hưởng đến các dự án khác của khách hàng và làm giảm sự hài lòng của họ.
Do đó, phương án B là đáp án đúng nhất vì nó ưu tiên việc giao tiếp minh bạch với khách hàng và tìm kiếm sự hợp tác để giải quyết vấn đề.
