Người điều hành cao cấp của công ty bạn muốn cập nhật lịch trình dự án hàng tháng. Bạn sẽ gửi cái nào sau đây cho người điều hành?

Câu hỏi yêu cầu chọn 2 kỹ thuật quản lý chất lượng để đảm bảo chuyển tiếp dự án suôn sẻ sang giai đoạn triển khai. Chúng ta cần tìm các lựa chọn tập trung vào đảm bảo chất lượng của các kết quả dự án và quyền sở hữu rõ ràng.

• Phương án A: "Quyền sở hữu phần có thể chuyển giao rõ ràng" là một kỹ thuật quản lý chất lượng quan trọng. Xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho từng kết quả chuyển giao giúp đảm bảo trách nhiệm giải trình và chất lượng.


• Phương án B: "Duyệt các kết quả chuyển giao dự án như nhau" cũng là một kỹ thuật quản lý chất lượng quan trọng. Việc xem xét và đánh giá các kết quả chuyển giao đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã định.


• Phương án C: "Các tiêu chí vào và ra linh hoạt để giảm tới mức tối thiểu sự chậm trễ về lịch trình" có thể ảnh hưởng đến chất lượng, nhưng việc làm cho các tiêu chí linh hoạt quá mức có thể dẫn đến việc chấp nhận các kết quả không đạt tiêu chuẩn.


• Phương án D: "Nhiều đội làm việc với ít thành viên để tăng tới mức tối đa số lượng các kết quả có thể chuyển giao" có thể làm tăng số lượng kết quả, nhưng không đảm bảo chất lượng của chúng.

Vì vậy, hai kỹ thuật quản lý chất lượng phù hợp nhất là A và B.

Phản ứng với sự kiện rủi ro không được xác định trước về việc xảy ra của nó chính là phản ứng dự phòng. Phản ứng dự phòng được thực hiện để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro khi nó xảy ra, đặc biệt khi không thể dự đoán trước thời điểm và mức độ ảnh hưởng của rủi ro. Các phương án khác không phù hợp vì:

• Phản ứng giảm thiểu rủi ro: Thường được thực hiện trước khi rủi ro xảy ra để giảm khả năng hoặc tác động của nó.


• Phản ứng nhanh: Không phải là một thuật ngữ chính thức trong quản lý rủi ro.


• Phản ứng hoạt động hiệu chỉnh: Thường liên quan đến việc khắc phục các vấn đề đã xảy ra, không nhất thiết liên quan đến rủi ro không xác định trước.

Trong tổ chức ma trận, các thành viên đội dự án thường báo cáo cho nhiều người quản lý (quản lý chức năng và quản lý dự án). Do đó, việc xây dựng đội hiệu quả đòi hỏi một kế hoạch quản lý đội ngũ rõ ràng để xác định vai trò, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ báo cáo của từng thành viên. Điều này giúp tránh nhầm lẫn, xung đột và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình, từ đó tối ưu hóa hiệu suất của đội. Các kế hoạch khác (truyền thông, thay đổi phạm vi, phát triển đào tạo) cũng quan trọng nhưng không trực tiếp giải quyết vấn đề cốt lõi của việc xây dựng đội trong môi trường ma trận bằng kế hoạch quản lý đội ngũ.