Điều gì là yếu tố quan trọng nhất trong việc quản lý thông tin văn phòng hiện đại?

Sử dụng giấy nhiều hơn

Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý

Tăng chi phí vận hành

Giảm thời gian làm việc

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Trong quản lý thông tin văn phòng hiện đại, việc ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý là yếu tố quan trọng nhất. Điều này giúp tự động hóa các quy trình, lưu trữ và truy xuất thông tin hiệu quả, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí. Các lựa chọn khác không phù hợp vì sử dụng nhiều giấy hơn làm tăng chi phí và kém hiệu quả, tăng chi phí vận hành không phải là mục tiêu của quản lý thông tin hiệu quả, và giảm thời gian làm việc không liên quan trực tiếp đến việc quản lý thông tin.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 3

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 16:

Văn phòng không giấy giúp gì cho doanh nghiệp?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng tới việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng tài liệu giấy bằng cách số hóa thông tin và sử dụng các công cụ điện tử để quản lý và lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ vật lý, và quản lý thông tin, đồng thời tăng hiệu quả hoạt động và khả năng bảo mật thông tin.

Câu 17:

Một trong những ưu điểm của văn phòng không giấy là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc mà việc sử dụng giấy được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn bằng cách chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử. Ưu điểm chính của văn phòng không giấy là giảm lượng tài liệu giấy cần thiết, từ đó giảm chi phí lưu trữ (ví dụ: không cần không gian lớn để chứa tủ đựng hồ sơ, giảm chi phí mua giấy, mực in, v.v.). Các lựa chọn khác không phải là ưu điểm của văn phòng không giấy: tăng tài liệu điện tử không phải là ưu điểm, mà là hệ quả; giảm khả năng truy cập là một nhược điểm tiềm ẩn nếu hệ thống quản lý tài liệu điện tử không tốt; và số lượng nhân viên không liên quan trực tiếp đến việc có hay không văn phòng không giấy.

Câu 18:

Văn phòng điện tử có thể giảm thiểu vấn đề gì trong quy trình làm việc?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng điện tử (Electronic Office) được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Một trong những mục tiêu chính của nó là giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để xử lý thông tin và các thủ tục hành chính. Các hệ thống văn phòng điện tử thường bao gồm các công cụ như quản lý tài liệu điện tử, quy trình phê duyệt tự động, và hệ thống theo dõi tiến độ công việc, tất cả đều nhằm mục đích tăng tốc quá trình làm việc. Do đó, đáp án B là chính xác nhất. Các đáp án khác không phù hợp vì văn phòng điện tử hướng đến giảm tài liệu giấy (A), tăng khả năng truy cập thông tin (C), và không trực tiếp liên quan đến số lượng nhân viên (D).

Câu 19:

Đóng dấu phải?

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Đáp án đúng là D. Đóng dấu phải đảm bảo các yếu tố: rõ ràng (dễ đọc), ngay ngắn (vị trí cân đối), đúng chiều (không bị ngược) và đúng mực dấu quy định (sử dụng đúng loại dấu, kích thước dấu theo quy định).

Câu 20:

Khi đóng dấu lên chữ ký thì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Đáp án đúng là A. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đây là quy tắc chung trong hành chính văn thư, đảm bảo tính pháp lý và xác thực của văn bản khi có chữ ký và con dấu đi kèm. Việc dấu trùm lên chữ ký một phần giúp tránh việc giả mạo chữ ký và con dấu.

Câu 21:

Đâu không phải là văn bản quy định căn cứ vào danh mục bí mật Nhà nước?

Lời giải: