Căn cứ vào báo cáo phạm vi và các giả định dự án được chỉ ra trong triển lãm thì điều gì phải được hoàn tất đầu tiên?

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý dự án, cụ thể là việc phân phối tài liệu dự án cho các bên liên quan. Tài liệu phạm vi dự án rất quan trọng để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu, các yếu tố giới hạn, và sản phẩm dự kiến của dự án.

A. Đội dự án và các nhà tài trợ: Đây là một lựa chọn tốt. Đội dự án cần tài liệu này để thực hiện công việc của họ, và các nhà tài trợ cần nó để đảm bảo dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của họ và để theo dõi tiến độ.

B. Văn phòng dự án và đội dự án: Văn phòng dự án có thể cần tài liệu này để lưu trữ và theo dõi, nhưng việc chia sẻ nó chỉ với văn phòng dự án và đội dự án là không đủ.

C. Đội dự án và khách hàng: Khách hàng cũng cần tài liệu này để hiểu rõ về những gì họ sẽ nhận được và đảm bảo rằng nó đáp ứng nhu cầu của họ.

D. Các đối tượng liên quan dự án và đội dự án: Đây là lựa chọn tốt nhất. Các đối tượng liên quan bao gồm tất cả những người bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc có thể ảnh hưởng đến dự án. Điều này bao gồm đội dự án, nhà tài trợ, khách hàng, và các bên liên quan khác. Việc đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào tài liệu phạm vi dự án sẽ giúp đảm bảo sự hiểu biết chung và giảm thiểu rủi ro.

Câu hỏi này kiểm tra khả năng giải quyết xung đột và quản lý hợp đồng của giám đốc dự án. Tình huống này liên quan đến việc nhà cung cấp phá vỡ thỏa thuận giá cả ban đầu.

Phân tích các lựa chọn:

• A. Giải thích sự thỏa thuận về giá cả trong hợp đồng và ảnh hưởng sẽ gây ra trong dự án, đồng thời thông báo cho các đối tượng liên quan dự án. Phương án này chỉ tập trung vào việc giải thích và thông báo, nhưng không chủ động giải quyết vấn đề thay đổi giá.

• B. Giải thích với nhà cung cấp rằng họ đang vi phạm hợp đồng và bạn lập kế hoạch tìm kiếm những hành động pháp lý. Phương án này mang tính đối đầu và có thể làm tổn hại đến mối quan hệ với nhà cung cấp. Hành động pháp lý nên là biện pháp cuối cùng.

• C. Thảo luận với nhà cung cấp quy trình thực hiện trật tự thay đổi để tăng giá cả. Phương án này dường như chấp nhận việc tăng giá một cách dễ dàng mà không thảo luận kỹ lưỡng về ảnh hưởng của nó đến dự án.

• D. Thảo luận với nhà cung cấp về sự thỏa thuận giá cả và ảnh hưởng đối với dự án, yêu cầu trình tự thay đổi đồng thời thông báo cho các đối tượng liên quan dự án. Đây là phương án tốt nhất vì nó kết hợp thảo luận, đánh giá ảnh hưởng, và tìm kiếm một giải pháp thông qua quy trình thay đổi chính thức, đồng thời thông báo cho các bên liên quan.

Kết luận: Phương án D là phù hợp nhất vì nó giải quyết vấn đề một cách xây dựng, tuân thủ quy trình quản lý thay đổi, và đảm bảo thông tin được truyền đạt đến các bên liên quan.