Bạn được bổ nhiệm là giám đốc dự án của một dự án hiện tại. Bạn đã từng ở công ty một vài năm nhưng không nằm trong phạm vi dự án này đang diễn ra. Kế hoạch quản lý dự án được đặt đúng chỗ. Dự án không vượt quá một vài ngưỡng cửa thay đổi nào đó. Khách hàng không vui với trạng thái dự án. Trong các hành động sau đây thì hành động ban đầu tốt nhất là gì?
Đáp án đúng: C
Câu hỏi này kiểm tra khả năng của bạn trong việc tiếp quản một dự án đang gặp vấn đề. Khách hàng không hài lòng, vì vậy bước đầu tiên quan trọng nhất là phải hiểu rõ nguyên nhân sự không hài lòng đó. Điều này có nghĩa là xác định nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Các lựa chọn khác có thể hữu ích sau này, nhưng việc hiểu rõ vấn đề từ góc độ của khách hàng là ưu tiên hàng đầu.
A. Xác nhận hệ thống quản lý thay đổi đang vận hành thích hợp: Mặc dù quan trọng, nhưng chưa phải là bước đầu tiên. Việc này giải quyết vấn đề thay đổi, không giải quyết trực tiếp sự không hài lòng của khách hàng.
B. Tiến hành xây dựng đội ngũ với tất cả các đối tượng liên quan dự án: Xây dựng đội ngũ là tốt, nhưng cần hiểu rõ vấn đề trước khi thực hiện.
C. Xác nhận các nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng: Đây là đáp án đúng. Việc này giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân sự không hài lòng và tìm ra giải pháp phù hợp.
D. Chuẩn bị kế hoạch hành động hiệu chỉnh: Chưa thể chuẩn bị kế hoạch khi chưa hiểu rõ vấn đề.
Câu hỏi liên quan
* A. Thiếu chuyên môn với tư cách là kỹ sư mạng trong việc chuẩn bị tài liệu kỹ thuật: Mặc dù có thể là một yếu tố, nhưng câu hỏi không cung cấp bằng chứng cụ thể nào cho thấy kỹ sư thiếu chuyên môn. Sự chênh lệch về thời gian và độ dài có khả năng cao hơn là do hiểu lầm về yêu cầu.
* B. Thiếu những chỉ dẫn được xác định trong thư điện tử tạo ra công việc ngoài phạm vi: Đây là đáp án chính xác nhất. Nếu các chỉ dẫn trong email không rõ ràng hoặc không đầy đủ, kỹ sư có thể đã hiểu sai yêu cầu và thực hiện các công việc ngoài phạm vi dự kiến ban đầu, dẫn đến báo cáo dài hơn và tốn nhiều thời gian hơn.
* C. Theo sự phân bổ nguồn lực đối với kỹ sư mạng: Sự phân bổ nguồn lực có thể là một vấn đề, nhưng nó không trực tiếp giải thích sự khác biệt về độ dài báo cáo. Nó chỉ ảnh hưởng đến thời gian mà kỹ sư có thể dành cho nhiệm vụ.
* D. Lãnh đạo bộ phận của kỹ sư mạng phân bổ theo thời gian kỹ sư mạng cần để hoàn tất nhiệm vụ đã định: Câu này không liên quan đến vấn đề, vì vấn đề nằm ở chỗ công việc thực tế nhiều hơn dự kiến ban đầu.
Do đó, đáp án B là phù hợp nhất vì nó chỉ ra nguyên nhân trực tiếp nhất gây ra sự khác biệt lớn về thời gian và độ dài báo cáo.
* Tại sao phương án D đúng:
* Tham khảo ý kiến chuyên gia: Việc gặp gỡ người chịu trách nhiệm về các chuẩn phát triển hợp nhất và các chuyên gia nội dung sẽ giúp bạn có được cái nhìn khách quan và đánh giá chuyên sâu về đề xuất của người phát triển.
* Đưa ra quyết định dựa trên thông tin: Dựa trên ý kiến của các chuyên gia, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc thay đổi chuẩn hoặc xin miễn trừ cho dự án, đảm bảo lợi ích tốt nhất cho dự án.
* Giải quyết xung đột: Cách tiếp cận này giúp giải quyết xung đột một cách xây dựng, đồng thời xem xét các ý tưởng mới có thể cải thiện quy trình.
* Tại sao các phương án khác sai:
* A. Cho phép người phát triển triển khai...: Điều này có thể gây ra rủi ro nếu phương pháp mới không phù hợp hoặc không tương thích với hệ thống hiện tại. Cần có đánh giá kỹ lưỡng trước khi triển khai bất kỳ thay đổi nào.
* B. Nói với người phát triển rằng...: Cách tiếp cận độc đoán này có thể làm mất tinh thần của người phát triển và ngăn cản những ý tưởng cải tiến quy trình.
* C. Tổ chức cuộc họp của người phát triển đội dự án...: Mặc dù việc thảo luận nhóm là quan trọng, nhưng quyết định cuối cùng nên dựa trên ý kiến của các chuyên gia để đảm bảo tính chuyên môn và hiệu quả.
* A. Cung cấp nguồn lực cho dự án: Mặc dù giám đốc dự án có thể tham gia vào việc xác định nhu cầu về nguồn lực, nhưng việc cung cấp nguồn lực thường là trách nhiệm của các quản lý cấp cao hơn hoặc bộ phận chức năng.
* B. Quản lý mối quan hệ giữa các thành viên trong đội: Đây là một phần quan trọng trong vai trò của giám đốc dự án, giúp đảm bảo sự hợp tác và hiệu quả làm việc của đội dự án.
* C. Hoàn tất nhiệm vụ được giao: Đây là trách nhiệm của các thành viên trong đội dự án, không phải là vai trò chính của giám đốc dự án.
* D. Xác định toàn bộ ưu tiên của dự án trong tổ chức: Giám đốc dự án có thể đóng vai trò trong việc xác định ưu tiên của dự án, nhưng việc xác định *toàn bộ* ưu tiên của dự án trong tổ chức thường là một quyết định chiến lược ở cấp quản lý cao hơn.
Vì vậy, đáp án B là phù hợp nhất vì nó thể hiện một phần cốt lõi trong vai trò quản lý dự án của giám đốc dự án, liên quan đến việc điều phối và quản lý con người để đạt được mục tiêu chung của dự án.
Trong quản lý dự án, ba yếu tố thường xuyên phải cân bằng và điều chỉnh để đạt được mục tiêu dự án là thời gian, chi phí và chất lượng. Bất kỳ sự thay đổi nào ở một trong ba yếu tố này thường sẽ ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại. Ví dụ, nếu muốn rút ngắn thời gian dự án, có thể cần tăng chi phí để thuê thêm nhân lực hoặc sử dụng các nguồn lực đắt tiền hơn, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng nếu không được quản lý cẩn thận. Tương tự, nếu muốn giảm chi phí, có thể cần kéo dài thời gian hoặc chấp nhận chất lượng thấp hơn. Do đó, đáp án C là phù hợp nhất.
