Ba thành phần nào là bộ phận của kế hoạch dự án?

Câu hỏi này kiểm tra khả năng của giám đốc dự án trong việc xử lý tình huống dự án bị trễ tiến độ nhưng vẫn nằm trong ngân sách. Trong tình huống này, giám đốc dự án cần phải ưu tiên việc giao tiếp với khách hàng và quản lý thay đổi một cách chuyên nghiệp.

Phân tích các lựa chọn:

• A. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa. Phương án này có thể chấp nhận được trong một số trường hợp, nhưng không nên là lựa chọn đầu tiên. Việc thay đổi phạm vi cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự đồng ý của khách hàng. Hơn nữa, việc giảm chất lượng sản phẩm để đáp ứng thời hạn có thể gây ra sự không hài lòng cho khách hàng.


• B. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu. Đây là lựa chọn tốt nhất. Giám đốc dự án cần thông báo cho khách hàng về sự chậm trễ và cung cấp thông tin đầy đủ để khách hàng hiểu rõ tình hình. Việc này giúp xây dựng lòng tin và tạo cơ hội để tìm ra giải pháp phù hợp.


• C. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án. Đây cũng là một lựa chọn tốt. Quy trình thay đổi sẽ giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện một cách có kiểm soát và được ghi lại đầy đủ. Tuy nhiên, việc thông báo cho khách hàng (như trong phương án B) vẫn là ưu tiên hàng đầu.


• D. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả. Đây là lựa chọn sai. Việc trễ tiến độ là một vấn đề nghiêm trọng và cần được giải quyết, ngay cả khi dự án vẫn nằm trong ngân sách.

Kết luận:

Phương án B là lựa chọn tốt nhất vì nó ưu tiên việc giao tiếp với khách hàng và tìm kiếm sự hỗ trợ để giải quyết vấn đề trễ tiến độ.

Để xây dựng một ước tính chi phí dự án chi tiết, cần có các yêu cầu nguồn lực (B). Các yêu cầu này xác định những nguồn lực nào (ví dụ: nhân công, vật tư, thiết bị) cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án và số lượng của từng nguồn lực. Thông tin này là cơ sở để ước tính chi phí liên quan. Kế hoạch quản lý (A) cung cấp khuôn khổ chung, quy định dự án (C) có thể ảnh hưởng đến chi phí, nhưng không trực tiếp cung cấp dữ liệu chi tiết. Kế hoạch chi phí (D) là kết quả của quá trình ước tính chi phí, không phải là đầu vào.

Hệ thống quản lý thay đổi dự án cần được tích hợp với quy trình thay đổi điều khoản hợp đồng để đảm bảo mọi thay đổi đều được xem xét, phê duyệt và quản lý một cách hiệu quả. Việc tích hợp này giúp đảm bảo rằng các thay đổi về hợp đồng được phản ánh chính xác trong dự án và ngược lại.