Ai có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo đánh giá sau triển khai?

Ban quản lý thay đổi là tổ chức nên chú trọng tới những thay đổi quan trọng đối với phạm vi dự án. Họ có trách nhiệm đánh giá, phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi phạm vi, và đảm bảo rằng các thay đổi này được thực hiện một cách có kiểm soát và phù hợp với mục tiêu của dự án.

Dự án đang đối mặt với tình huống vượt quá kinh phí do chi phí mua sắm vật tư cao hơn dự kiến. Việc này đe dọa vượt quá ngân sách tổng thể của dự án. Giám đốc dự án cần phải có hành động để kiểm soát tình hình. Dưới đây là phân tích các lựa chọn:

• A. Không thay đổi kinh phí. Phương án này không phù hợp vì nó không giải quyết vấn đề vượt quá kinh phí. Tiếp tục mà không có hành động có thể dẫn đến việc dự án thất bại do thiếu ngân sách.


• B. Tiếp cận các đối tượng liên quan dự án để tăng kinh phí. Đây là một lựa chọn có thể cân nhắc, nhưng nó không phải là giải pháp đầu tiên nên thực hiện. Việc tăng kinh phí có thể không khả thi hoặc mất thời gian, và có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án.


• C. Giảm các chi phí phạm vi để không vượt quá kinh phí. Đây là một giải pháp hợp lý. Giám đốc dự án có thể xem xét việc cắt giảm hoặc điều chỉnh phạm vi dự án để giảm chi phí, đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách. Điều này có thể bao gồm việc loại bỏ một số tính năng ít quan trọng hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế rẻ hơn.


• D. Điều chỉnh các mục kinh phí để thu hút các chi phí vượt quá. Phương án này mơ hồ và không rõ ràng. "Thu hút các chi phí vượt quá" không phải là một thuật ngữ chuẩn trong quản lý dự án và không mang lại giải pháp cụ thể.

Vì vậy, phương án C là phù hợp nhất vì nó chủ động giải quyết vấn đề vượt quá kinh phí bằng cách điều chỉnh phạm vi dự án.

Để kiểm soát bùng phát phạm vi (scope creep) trong một dự án, chúng ta cần một tài liệu xác định rõ ràng phạm vi dự án và quy trình quản lý thay đổi. Quy trình quản lý thay đổi (D) sẽ giúp chúng ta đánh giá và phê duyệt các thay đổi phạm vi một cách có kiểm soát, đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được xem xét kỹ lưỡng về tác động đến thời gian, chi phí và chất lượng của dự án. Các lựa chọn khác không trực tiếp giải quyết vấn đề bùng phát phạm vi. Chất lượng của các phần có thể chuyển giao (A), số lượng đội ngũ thành viên (B), và những hạn chế về kinh phí (C) đều quan trọng, nhưng chúng không phải là công cụ chính để kiểm soát việc phạm vi dự án mở rộng ngoài tầm kiểm soát.