Căn cứ vào báo cáo phạm vi và các giả định dự án được chỉ ra trong triển lãm thì điều gì phải được hoàn tất đầu tiên?

Ban quản lý thay đổi (Change Control Board - CCB) là tổ chức chịu trách nhiệm xem xét, đánh giá và phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi quan trọng đối với phạm vi dự án. Khi một thay đổi có tác động đáng kể đến mục tiêu, thời gian, chi phí hoặc nguồn lực của dự án, nó cần được xem xét kỹ lưỡng bởi CCB để đảm bảo rằng nó phù hợp với chiến lược tổng thể của dự án và tổ chức. Các lựa chọn khác không phù hợp vì nhà quản lý hợp đồng tập trung vào các điều khoản hợp đồng, giám đốc chất lượng tập trung vào việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, và giám đốc chức năng tập trung vào các hoạt động chức năng trong tổ chức.

Câu hỏi này kiểm tra khả năng giải quyết xung đột và tuân thủ quy trình trong một dự án phát triển. Trong tình huống này, bạn (người quản lý dự án) không có đủ chuyên môn để đánh giá ý tưởng của người phát triển. Các lựa chọn được đưa ra như sau:

• Lựa chọn 1: Cho phép người phát triển triển khai ngay lập tức có thể dẫn đến việc phá vỡ quy trình chuẩn và gây ra các vấn đề không lường trước được nếu phương pháp mới không hiệu quả hoặc không tương thích.


• Lựa chọn 2: Áp đặt quy tắc một cách cứng nhắc có thể khiến người phát triển cảm thấy không được lắng nghe và làm giảm tinh thần làm việc, đặc biệt khi ý tưởng của họ có thể có giá trị.


• Lựa chọn 3: Tổ chức cuộc họp nhóm có thể hữu ích, nhưng việc quyết định chỉ dựa vào ý kiến của nhóm mà không có sự tham gia của các chuyên gia có thể không đảm bảo một quyết định đúng đắn.


• Lựa chọn 4: Đây là lựa chọn tốt nhất. Gặp gỡ người chịu trách nhiệm về các chuẩn và các chuyên gia sẽ đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên kiến thức chuyên môn và tuân thủ quy trình. Nếu ý tưởng của người phát triển thực sự tốt, có thể đề xuất thay đổi chuẩn hoặc xin miễn chuẩn cho dự án hiện tại.

Do đó, lựa chọn 4 là phương án phù hợp nhất vì nó đảm bảo việc tuân thủ quy trình, đồng thời xem xét ý kiến đóng góp của người phát triển và đưa ra quyết định dựa trên kiến thức chuyên môn.

Câu hỏi này liên quan đến cách xử lý các vấn đề phức tạp và kéo dài trong một dự án, ảnh hưởng đến nhiều người và tạo ra sự phụ thuộc lẫn nhau.

* Phương án 1: Đưa nó cho quản lý cấp cao hơn. Mặc dù việc thông báo cho quản lý cấp cao hơn là cần thiết, nhưng việc "đưa" vấn đề cho họ mà không có hành động nào khác không phải là cách giải quyết tốt nhất. Giám đốc dự án nên chủ động giải quyết vấn đề trước khi leo thang nó.
* Phương án 2: Tách vấn đề thành những vấn đề nhỏ theo lôgíc. Đây là một cách tiếp cận tốt. Bằng cách chia vấn đề lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, giám đốc dự án có thể xác định nguyên nhân gốc rễ, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ hiệu quả hơn.
* Phương án 3: Đặt cơ sở lịch trình dự án. Việc đặt cơ sở lịch trình dự án là quan trọng, nhưng nó không trực tiếp giải quyết vấn đề đang tồn tại và ảnh hưởng đến nhiều người. Lịch trình dự án có thể bị ảnh hưởng bởi vấn đề này, nhưng giải quyết vấn đề vẫn là ưu tiên hàng đầu.
* Phương án 4: Thực hiện quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quản lý dự án, nhưng trong trường hợp này, vấn đề đã xảy ra (không còn là rủi ro tiềm ẩn). Do đó, việc giải quyết vấn đề hiện tại quan trọng hơn là chỉ tập trung vào quản lý rủi ro chung chung.

Kết luận: Phương án tốt nhất là chia nhỏ vấn đề lớn thành những vấn đề nhỏ hơn, có logic hơn để dễ giải quyết.