Văn phòng hiện đại cần có yếu tố gì để hoạt động hiệu quả?

Không gian làm việc lớn

Công nghệ tiên tiến và hệ thống tự động hóa

Sử dụng nhiều tài liệu giấy

Tăng số lượng nhân viên

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Một văn phòng hiện đại để hoạt động hiệu quả cần trang bị công nghệ tiên tiến và hệ thống tự động hóa để tăng năng suất, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc. Các lựa chọn khác không phù hợp vì không gian làm việc lớn không đảm bảo hiệu quả, sử dụng nhiều tài liệu giấy là phương pháp lạc hậu và tăng số lượng nhân viên không phải lúc nào cũng cải thiện hiệu quả nếu không có công nghệ hỗ trợ.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 7

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 12:

Chức năng chính của văn phòng hiện đại là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Chức năng chính của văn phòng hiện đại là quản lý thông tin và dữ liệu một cách hiệu quả. Các hoạt động như tăng số lượng giấy tờ, giảm giờ làm việc (một cách không hợp lý), hoặc tăng chi phí vận hành không phải là mục tiêu hoặc chức năng chính của văn phòng hiện đại.

Câu 13:

Một trong những lợi ích của văn phòng không giấy là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng đến việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng tài liệu giấy. Điều này giúp tăng tính tiện lợi trong quản lý, tìm kiếm và lưu trữ thông tin, đồng thời giảm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và xử lý tài liệu giấy. Các phương án còn lại đều không phù hợp: tăng số lượng tài liệu giấy đi ngược lại mục tiêu của văn phòng không giấy; giảm tính bảo mật là một nhược điểm tiềm ẩn nếu không có biện pháp bảo vệ phù hợp, nhưng không phải là lợi ích; tăng chi phí vận hành cũng không phải là lợi ích, ngược lại văn phòng không giấy thường giúp giảm chi phí.

Câu 14:

Công nghệ nào giúp tối ưu hóa việc quản lý tài liệu trong văn phòng không giấy?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS) là công nghệ được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong môi trường văn phòng không giấy. Nó giúp số hóa tài liệu, giảm thiểu việc sử dụng giấy, tăng hiệu quả công việc và cải thiện khả năng truy cập thông tin. Các lựa chọn khác không trực tiếp liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử hoặc thậm chí còn làm tăng việc sử dụng giấy (máy in, tài liệu giấy, máy fax).

Câu 15:

Điều gì giúp văn phòng điện tử hoạt động hiệu quả?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng điện tử hoạt động hiệu quả nhờ tự động hóa các quy trình và sử dụng phần mềm chuyên dụng. Điều này giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tốc độ xử lý công việc, cải thiện khả năng cộng tác và quản lý thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể. Các phương án khác không phù hợp vì tăng số lượng tài liệu giấy (A) đi ngược lại mục tiêu của văn phòng điện tử, tăng giờ làm việc (C) không phải là yếu tố quyết định hiệu quả, và giảm năng suất làm việc (D) trái ngược với mục tiêu của bất kỳ văn phòng nào.

Câu 16:

Một trong những ưu điểm của văn phòng ảo là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo giúp nhân viên có thể làm việc từ xa một cách linh hoạt, không bị ràng buộc bởi không gian văn phòng truyền thống. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí điện nước, chi phí quản lý,... Các đáp án khác không đúng vì văn phòng ảo không làm tăng số lượng tài liệu, không làm giảm hiệu suất (thậm chí có thể tăng nếu nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong môi trường thoải mái), và giúp giảm chi phí quản lý chứ không phải tăng.

Câu 17:

Văn phòng chia sẻ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp nhỏ?

Lời giải: