Chức năng chính của văn phòng hiện đại là gì?

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng đến việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng tài liệu giấy. Điều này giúp tăng tính tiện lợi trong quản lý, tìm kiếm và lưu trữ thông tin, đồng thời giảm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và xử lý tài liệu giấy. Các phương án còn lại đều không phù hợp: tăng số lượng tài liệu giấy đi ngược lại mục tiêu của văn phòng không giấy; giảm tính bảo mật là một nhược điểm tiềm ẩn nếu không có biện pháp bảo vệ phù hợp, nhưng không phải là lợi ích; tăng chi phí vận hành cũng không phải là lợi ích, ngược lại văn phòng không giấy thường giúp giảm chi phí.

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS) là công nghệ được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong môi trường văn phòng không giấy. Nó giúp số hóa tài liệu, giảm thiểu việc sử dụng giấy, tăng hiệu quả công việc và cải thiện khả năng truy cập thông tin. Các lựa chọn khác không trực tiếp liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử hoặc thậm chí còn làm tăng việc sử dụng giấy (máy in, tài liệu giấy, máy fax).

Văn phòng điện tử hoạt động hiệu quả nhờ tự động hóa các quy trình và sử dụng phần mềm chuyên dụng. Điều này giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tốc độ xử lý công việc, cải thiện khả năng cộng tác và quản lý thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể. Các phương án khác không phù hợp vì tăng số lượng tài liệu giấy (A) đi ngược lại mục tiêu của văn phòng điện tử, tăng giờ làm việc (C) không phải là yếu tố quyết định hiệu quả, và giảm năng suất làm việc (D) trái ngược với mục tiêu của bất kỳ văn phòng nào.

Văn phòng ảo giúp nhân viên có thể làm việc từ xa một cách linh hoạt, không bị ràng buộc bởi không gian văn phòng truyền thống. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí điện nước, chi phí quản lý,... Các đáp án khác không đúng vì văn phòng ảo không làm tăng số lượng tài liệu, không làm giảm hiệu suất (thậm chí có thể tăng nếu nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong môi trường thoải mái), và giúp giảm chi phí quản lý chứ không phải tăng.

Văn phòng chia sẻ (coworking space) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là về mặt tài chính và khả năng hợp tác. Chi phí thuê văn phòng truyền thống có thể là một gánh nặng lớn đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ. Văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí này bằng cách chia sẻ không gian và các tiện ích với các doanh nghiệp khác. Đồng thời, nó tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi các doanh nghiệp có thể giao lưu, học hỏi và hợp tác với nhau.

Phương án A sai vì văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí, không phải tăng.
Phương án C sai vì văn phòng chia sẻ không trực tiếp làm tăng số lượng nhân viên của doanh nghiệp.
Phương án D sai vì văn phòng chia sẻ thường tạo môi trường làm việc linh hoạt, có thể tăng hiệu suất làm việc chứ không phải giảm.

Do đó, phương án B là đáp án đúng.